Dalam dunia bisnis, dokumen transaksi sangat umum digunakan saat sedang melakukan jual beli atau kegiatan bisnis lainnya. Sebab, dokumen atau file transaksi ini menjadi bukti yang mendukung serta mengesahkan suatu transaksi terhadap satu pihak ke pihak lainnya dengan nominal tertentu.
Tak hanya sebagai bukti transaksi, dokumen ini juga berguna untuk menghindari terjadinya persengketaan di masa yang akan datang. Dengan kata lain, dokumen transaksi berguna untuk laporan keuangan, khususnya dalam mendata atau merekam kegiatan transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan.
Tujuan Adanya Dokumen Transaksi
Dokumen transaksi merupakan sebuah pencatatan laporan keuangan, baik digunakan di dalam perusahaan maupun untuk transaksi di luar perusahaan. Selain digunakan untuk pencatatan, ada beberapa tujuan dokumen atau bukti transaksi yang bisa diwujudkan oleh perusahaan.
Berikut beberapa tujuan adanya dokumen transaksi:
1. Berikan Informasi Detail
Dokumen atau bukti transaksi bertujuan memberikan informasi yang berkaitan dengan sumber keuangan yang ada di perusahaan. Dalam dokumen transaksi ini juga memberikan informasi siapa saja yang terlibat untuk bertanggung jawab atas transaksi yang dilakukan. Tentu saja, di dalamnya secara rinci menunjukkan kapan dilakukannya transaksi.
2. Catatan Keuangan
Adanya dokumen yang mencatat transaksi dapat memberikan sebuah informasi yang jelas serta terperinci sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pencatatan keuangan. Sebab, dalam dokumen bukti transaksi telah tercatat dengan jelas alur keuangan perusahaan. Oleh karena itu, bukti transaksi menjadi acuan dalam catatan laporan keuangan. Selain itu, dokumen transaksi ini juga memberikan informasi mengenai perubahan keuangan yang terjadi di dalam perusahaan.
3. Minimalisir Kerugian
Tujuan adanya bukti transaksi bisa memberikan gambaran bagi perusahaan dalam menyusun strategi mengenai pengoptimalan kegiatan yang ada. Tak hanya itu, penyusunan strategi ini dilakukan agar meminimalisir kerugian dan memaksimalkan keuntungan di masa mendatang. Hal ini dikarenakan, kamu jadi mengetahui bagaimana cara untuk mengurangi pengeluaran dan memaksimalkan penjualan.
4. Hindari Penipuan
Dengan adanya dokumen ataupun bukti transaksi ini menghindari pemalsuan dokumen atau transaksi fiktif. Mencatat setiap transaksi ini juga dapat meminimalisir duplikasi dokumen. Oleh karenanya, kamu harus bisa membedakan setiap bukti transaksi yang telah tersimpan dan tercatat.
Baca Juga: Mudah, Ini Dia Cara Rekap Laporan Penjualan Shopee Pemula!
Jenis-jenis Dokumen Transaksi
Dalam pengerjaannya, dokumen dalam transaksi terbagi dalam beberapa jenis. Hal ini tentu disesuaikan dengan keperluan serta kegunaan dari jenis-jenis bukti transaksi tersebut.
Berikut jenis-jenis dan penjelasan dari dokumen transaksi:
1. Dokumen Transaksi Internal
Dokumen transaksi internal umumnya dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan internal saja. Kepentingan tersebut biasanya berdasarkan kebutuhan dari perusahaan, baik oleh perintah atasan untuk bawahan, atau sesama rekan kerja. Kegiatan transaksi ini biasanya berbentuk catatan kecil atau memo.
Berikut contoh dokumen transaksi internal antara lain:
- Kas Masuk
Kas masuk merupakan kegiatan transaksi penerimaan uang kas. Bukti transaksi ini biasanya berguna dalam proses penyusunan jurnal kas.
- Kas Keluar
Kas keluar merupakan bukti atas transaksi bahwa perusahaan mengeluarkan uang tunai untuk membayar gaji karyawan, membayar perlengkapan atau peralatan kantor, hingga membayar utang.
- Memo
Memo merupakan pencatatan dari orang yang memiliki wewenang di dalam lingkungan perusahaan. Baik untuk bagian lain, maupun masih dalam satu bagian.
2. Dokumen Transaksi Eksternal
Dokumen transaksi eksternal merupakan kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak ketiga atau perusahaan lain. Umumnya, kegiatan transaksi ini berkaitan dengan pembelian atau menjalin transaksi jual beli dengan pihak ketiga. Beberapa contohnya, antara lain:
- Faktur
Faktur merupakan dokumen secara tertulis terkait barang yang telah dijual atau pencatatan bukti pembayaran kredit.
- Nota Kredit
Nota kredit merupakan bukti transaksi penerimaan kembali barang yang dijual atau dikeluarkan oleh perusahaan. Biasanya barang yang dikembalikan ke penjual terjadi kerusakan atau tidak sesuai dengan pesanan.
- Nota Debet
Nota debet merupakan bukti transaksi dari pembeli kepada penjual. Biasanya dokumen ini melaporkan ketidak cocokan terhadap barang yang diterima oleh pembeli.
- Nota Kontan
Nota kontan merupakan bukti transaksi yang diberikan oleh penjual kepada pembeli ketika melakukan pembayaran atau transaksi.
- Rekening Koran
Rekening koran merupakan dokumen kas yang disusun dan dikeluarkan oleh bank untuk nasabah. Biasanya, dokumen ini digunakan untuk menyesuaikan pencatatan antara saldo kas nasabah dengan bank.
- Cek
Cek merupakan surat yang dibuat oleh pemilik rekening di bank agar bank bisa memberikan sejumlah uang kepada pihak yang dituliskan pada cek tersebut.
- Bilyet Giro
Bilyet giro merupakan surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari suatu rekening ke rekening lainnya, baik pada bank yang sama atau bank berbeda.
Baca Juga: Mengenal Apa itu Resi, Fungsi, dan Cara Membuatnya
Tips Menyimpan Dokumen Transaksi
Menyimak dari fungsi juga tujuan adanya dokumen transaksi, tentu kamu telah dapat menyimpulkan seberapa pentingnya. Oleh karenanya, dokumen yang berkaitan dengan transaksi perusahaan ini disimpan dengan rapi dan aman sebaik mungkin. Lantaran, dokumen bukti transaksi ini biasanya akan dibutuhkan dalam rentang waktu hingga 10 tahun mendatang.
Selain itu, dengan menyimpan dokumen transaksi secara benar akan membantu kamu dalam mencari riwayat alur keuangan perusahaan. Untuk itu, simak yuk tips menyimpan atau mengelolanya agar lebih rapi.
1. Tulis dengan Jelas
Untuk menghindari kesalahan data saat membacanya, tulislah bukti transaksi ini dengan jelas. Selain itu, perhatikan juga tinta penulisan, usahakan agar tinta tidak mudah luntur dimakan waktu. Hal tersebut bisa kamu siasati dengan mencetak dokumen di atas kerta thermal.
2. Kategorisasikan Dokumen
Bukti transaksi menjadi dokumen yang dibutuhkan kapan saja. Oleh karena itu, lebih baik untuk mengkategorisasikan atau membaginya menjadi beberapa kelompok yang disesuaikan berdasarkan jenis transaksi maupun dokumennya. Hal ini bisa dilakukan berdasarkan kemudahan dan data yang kamu miliki. Lalu, kamu bisa menyesuaikan urutan penyimpanan dokumen berdasarkan nomor bukti transaksi atau tanggal transaksi. Agar semakin tertata rapi dan mudah untuk dicari, kamu bisa menyimpannya di dalam map dan berikan nama kategorinya.
3. Cadangkan Data
Seperti yang kita tahu, kualitas dari dokumen fisik dapat menurun dimakan waktu. Kini, di era digital, kamu dapat membuat cadangan atau menjaga data secara digital untuk menghindari kehilangan dokumen atau tidak terbaca. Tentu, kamu juga bisa memisahkannya dengan membuat folder pada masing-masing kategori dokumen. Dengan begitu, bukti transaksi ini memiliki usia yang lebih panjang dan aman.
4. Buat SOP
Mengelola dokumen ini dibutuhkan konsistensi agar bukti transaksi terbaru tidak berceceran. Maka dari itu, buatlah SOP agar pengelolaan dokumen yang sudah berjalan dapat berjalan secara konsisten. Bukti-bukti transaksi pun akan selalu terorganisir dengan baik sehingga meminimalisir kehilangan dokumen atau kesulitan saat mencari.
Tonton Juga: Ngorder Tutorial
Itulah sederet informasi mengenai dokumen transaksi yang bisa dipelajari agar bisnismu semakin terkelola dengan baik dan benar. Kalau kamu masih kesulitan dalam mengelola toko online, kamu bisa menggunakan fitur manajemen order yang dimiliki oleh SmartSeller. Lantaran, fitur ini membantumu dalam mengelola orderan sampai mencetak invoice. Tak hanya itu, platform satu ini juga memiliki fitur analisis bisnis yang membantu untuk mengetahui perkembangan bisnismu. Apalagi, platform dengan ratusan reseller terpercaya ini mudah digunakan. Yuk, kembangkan bisnismu di sini.