Saat menjalankan usaha, ada macam-macam bukti transaksi yang penting untuk dibuat dan diketahui oleh sebuah perusahaan. Bukti transaksi biasanya terdiri dari data penjualan, pembelian, serta biaya operasional maupun non-operasional. Tentu, bukti transaksi diperlukan sebagai tanda bukti pembayaran yang dilakukan.

Bukti transaksi merupakan laporan penting bagi perusahaan lantaran berisi data yang berharga. Umumnya, macam-macam bukti transaksi yang paling umum digunakan ialah nota debet, nota kredit, nota kontan, kuitansi, dan faktur. Jelas, setiap macam-macam bukti transaksi memiliki kegunaannya masing-masing.

Apa Itu Bukti Transaksi?

Sebelum mengetahui macam-macam bukti transaksi, sebaiknya kamu perlu tahu apa itu bukti transaksi. Sebagaimana yang telah dijabarkan di atas, bukti transaksi merupakan dokumen yang mencatat atau merekam kegiatan transaksi pada suatu perusahaan atau bisnis. Biasanya, bukti transaksi digunakan sebagai tanda bukti suatu pihak yang mempertanggungjawabkan kewajiban kepada pihak lain.

Selain itu, tujuan dari bukti transaksi adalah untuk memberikan informasi detail dari kondisi finansial suatu perusahaan atau bisnis. Wajar jika macam-macam bukti transaksi juga berpotensi untuk melihat keuntungan dari perusahaan. Maka dari itu, setiap macam-macam bukti transaksi harus terhindar dari kesalahan atau adanya selisih dalam laporan keuangan.

Baca Juga: Pengertian, Jenis, dan Aplikasi Rekap Penjualan Terbaik

Manfaat Membuat Bukti Transaksi

Setiap macam-macam bukti transaksi berisi kesepakatan yang telah disepakati antara pihak satu dengan lainnya. Tak hanya sekadar sebagai alat kesepakatan, ada beberapa manfaat dari bukti transaksi.

Berikut ini adalah beberapa manfaat dari bukti transaksi:

1. Alat Konfirmasi dari Sejumlah Uang yang Ditukar

Manfaat pertama dari bukti transaksi adalah sebagai bentuk konfirmasi yang berisi data dari sejumlah uang yang telah ditukarkan dalam sebuah transaksi. Biasanya, bukti transaksi dipakai untuk memastikan jumlah atau nominal uang yang telah diberikan maupun diterima di lapangan. Hal ini tentu meminimalisir terjadinya kesalahan yang dapat merugikan salah satu pihak. 

Baca Juga 
Harus Tahu! Ini Aplikasi Stok Gudang untuk Kelola Bisnis

2. Sebagai Alur Keluar Masuk Keuangan Perusahaan

Bukti transaksi bermanfaat sebagai alat untuk mencatat alur keluar masuk kas perusahaan. Selain itu, bukti transaksi juga berfungsi sebagai perencanaan dari target finansial untuk tahap selanjutnya. Oleh karenanya, macam-macam bukti transaksi ini sangat dibutuhkan dalam sebuah perusahaan. 

Macam-Macam Bukti Transaksi

3. Untuk Mengetahui Pihak yang Bertransaksi

Manfaat ketiga bukti transaksi adalah sebagai alat untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas suatu transaksi. Sebab, dalam dokumen macam-macam bukti transaksi ini biasanya tercantum siapa pihak yang terlibat di dalamnya. Dengan begitu, bukti transaksi ini bisa berfungsi untuk memudahkan pemberitahuan jika terdapat barang yang rusak. 

4. Meminimalisir Kesalahan saat Pencatatan Barang atau Uang

Terakhir, bukti transaksi berguna untuk meminimalisir kesalahan dalam mencatat barang atau uang yang masuk dan keluar. Nantinya, bukti transaksi berisi informasi ini dapat menjadi data untuk mencocokan antara barang dan nominal yang diterima maupun dikeluarkan. Melalui macam-macam bukti transaksi inilah, perusahaan dapat meminimalisir kesalahan data yang nantinya dapat berguna sebagai bahan evaluasi penjualan dan finansial.

Tonton Juga: Ngurus Orderan Jadi Pusing? SmartSeller Solusinya

Jenis-jenis Bukti Transaksi

Bukti transaksi ini tidak hanya digunakan kepada pihak luar saja, namun juga internal perusahaan tetap membutuhkan dokumen ini. Oleh karenanya, bukti transaksi ini terbagi ke dalam dua jenis yang perlu kamu ketahui, yakni bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal. Simak penjelasannya berikut ini:

1. Bukti Transaksi Internal

Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang terjadi di dalam perusahaan atau bidang bisnis. Umumnya, transaksi ini dilakukan oleh pihak personalia untuk keperluan dalam kantor. Transaksi ini juga dibuat berdasarkan kebutuhan atau keperluan dari perusahaan.

Baca Juga 
Pentingnya Mengetahui Cara Mengukur Kepuasan Pelanggan

Contoh bukti transaksi internal adalah slip gaji karyawan, memo yang dikeluarkan oleh pimpinan kepada bawahannya, atau kebutuhan perlengkapan dalam kantor.

Macam-Macam Bukti Transaksi

2. Bukti Transaksi Eksternal

Bukti transaksi eksternal adalah pencatatan transaksi antara perusahaan dengan pihak ketiga atau dari luar perusahaan. Berbeda dengan bukti transaksi internal, bukti transaksi eksternal biasanya terjadi karena perusahaan melakukan transaksi jual beli dengan pihak ketiga.

Adapun macam-macam bukti transaksi eksternal adalah faktur, kuitansi, nota kredit, nota debit, atau cek pembelian untuk keperluan perusahaan.

Macam-macam Bukti Transaksi

Seperti yang telah disebutkan di atas, dari jenis bukti transaksi ini dibagi lagi menjadi macam-macam bukti transaksi. Berikut ini berbagai macam bukti transaksi serta kegunaannya. 

1. Kuitansi

Kuitansi menurut KBBI adalah surat bukti penerimaan uang. Dokumen bukti transaksi ini dikeluarkan oleh pihak penerima uang yang diserahkan kepada pihak pembeli. Digunakan sebagai bukti transaksi, kuitansi ini memiliki dua lembar yang diperuntukan kepada penerima dan pemberi. Biasanya, dalam kuitansi terdapat beberapa data berupa informasi kapan berlangsungnya transaksi, nama penerima dan pemberi, tanda tangan penerima, nominal uang, dan keterangan pembayaran dilakukan. Untuk beberapa kuitansi, ada juga yang membubuhkan materai jika diperlukan. 

Macam-Macam Bukti Transaksi

2. Faktur

Bukti transaksi satu ini berfungsi sebagai dokumen apa saja barang yang dijual. Dengan adanya faktur ini akan memudahkan pembeli untuk komplain, mengajukan pergantian atau pengembalian barang, dan kesalahan lainnya saat terjadi kesalahan dalam pengiriman. Oleh karenanya, terdapat dua jenis faktur yaitu faktur yang diberikan kepada pembeli dan faktur yang disimpan oleh penjual. Adanya faktur ini memudahkan penjual saat mengemas barang, dan bagi pembeli membantu dalam menyesuaikan pesanan dan barang yang diterima.

3. Memo

Memo menjadi salah satu dari macam-macam bukti transaksi internal. Sebab, memo dikeluarkan oleh pemimpin perusahaan atau seseorang yang memiliki wewenang dalam perusahaan tersebut. Memo ini ditujukan kepada karyawan.

Baca Juga 
Tips dan Cara Mencari Laba yang Efektif dalam Bisnis

4. Nota Kredit

Saat terjadi pengembalian barang atau return pembeli dan sudah diterima dengan baik oleh pihak penjual, maka perusahaan akan mencatatkannya melalui nota kredit. Selain itu, bukti transaksi satu ini juga mencatatkan permintaan pembeli terkait pengurangan harga. Nota kredit ini dapat meminimalisir kesalahan pencatatan keluar masuk barang. 

Macam-Macam Bukti Transaksi

5. Nota Debit 

Jika nota kredit dicatatkan oleh penjual, nota debit ini dikeluarkan oleh pembeli saat mengirimkan informasi jika barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan. Tidak hanya itu, nota debit ini juga menuliskan mengenai jumlah uang yang harus dikembalikan. Dengan begitu, penjual juga dapat lebih teliti saat mengembalikan nominal uang yang diminta. 

6. Nota Kontan

Dalam transaksi jual beli sehari-hari, nota kontan menjadi bukti transaksi yang paling sering dijumpai. Lantaran, nota kontan ini bukti transaksi yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai dokumen jual beli yang berisikan mengenai daftar barang yang dibeli, jumlah barang, harga satuan, dan total harga yang harus dibayarkan. Terdapat juga informasi mengenai tanggal dilakukannya transaksi, nama perusahaan ataupun perseorangan, dan nomor nota. 

Baca Juga: Praktis, Ini Cara Membuat Invoice Penjualan Pakai Excel

Nah itulah sederet macam-macam bukti transaksi yang harus dikenali dan erat dalam proses jual beli yang akan kamu lakukan. Macam-macam bukti transaksi ini juga dapat memudahkan dalam mencocokan pesanan dengan barang yang dikirimkan. Jika kesulitan, kamu dapat menggunakan fitur manajemen order dari SmartSeller yang siap membantu kelola toko online di berbagai marketplace milikmu, seperti cetak label pengiriman dan invoice, dapat melihat mutasi bank untuk konfirmasi pembayaran, pilihan metode pembayaran, dan masih banyak lagi. Yuk, cari tahu di sini