Saat menjalankan usaha, tidak jarang kamu melakukan riset seputar contoh purchase order. Karena dokumen tersebut merupakan bagian dari transaksi resmi dalam satu perusahaan. Selain itu, fungsi dari dokumen purchase order juga cukup banyak dan diperlukan untuk proses pencatatan transaksi.
Jika kamu sedang mencari contoh purchase order yang tepat, kamu berada di artikel yang benar. Dalam artikel ini akan dibahas sepenuhnya tentang pengertian dari purchase order, kegunaan dan bagaimana contoh yang bisa diikuti. Kamu bisa simak dengan lengkap tentang purchase order, apalagi jika kamu adalah seorang pemilik usaha kecil yang baru memulai usaha.
Pengertian Purchase Order
Purchase order merupakan salah satu istilah yang sering ditemukan dalam setiap transaksi usaha. Baik jenis usaha B2B maupun B2C, keduanya memiliki purchase order yang sesuai kebutuhan masing-masing jenis usaha.
Pengertian dari purchase order dalam bahasa Indonesia adalah pesanan pembelian. Sementara pengertian sesungguhnya dari purchase order dalam suatu usaha adalah dokumen resmi yang dikirim oleh pembeli kepada supplier atau vendor untuk menyetujui suatu pembelian. Isi penting dari purchase order adalah daftar barang atau layanan yang dibeli serta detail jumlahnya. Semuanya harus ditulis dengan rapi dan akurat sesuai dengan keinginan pembeli dan ketersediaan penjual. Fungsinya agar terdapat kejelasan tentang apa dan berapa banyak yang dibeli sehingga transaksi bisa diproses dengan baik dan jelas.
Dikarenakan purchase order adalah dokumen yang sangat penting dalam suatu transaksi, maka penting sekali untuk setiap usaha agar dapat mengetahui contoh purchase order yang sesuai. Setiap perusahaan memiliki jenis purchase order sendiri yang paling pas untuk digunakan oleh perusahaan tersebut. Jadi selain mempelajari bagaimana cara membuatnya, penting juga untuk mengetahui bagaimana contoh dari purchase order yang paling sesuai.
Baca Juga: 7 Langkah Dalam Menjalankan Bisnis Baru untuk Pemula
Apa Saja Fungsi dari Purchase Order?
Dengan adanya beragam contoh purchase order, bukan berarti masing-masing memiliki fungsi yang berbeda. Bagaimanapun bentuk dari purchase order, fungsinya tetap sama secara garis besar. Berikut beberapa fungsi utamanya yang wajib kamu ketahui:
1. Daftar Barang atau Layanan yang Dibeli
Sedikit berbeda dengan bukti bayar yang juga memiliki daftar barang serta layanan yang dibeli, purchase order merupakan daftar yang diperlukan oleh pembeli. Sedangkan untuk sistem pembayaran tidak selalu secara lunas. Pembayaran bisa berjenjang atau sesuai dengan sistem pembayaran yang telah disepakati bersama. Dalam satu contoh purchase order juga tidak ada batasan berapa barang atau layanan yang diperlukan. Pembeli bisa menulis daftar apa saja yang mereka butuhkan yang selanjutnya akan diproses oleh penjual tentang ketersediaannya.
2. Catatan Pembeli Kepada Penjual
Purchase order juga digunakan sebagai catatan resmi pembeli kepada penjual. Maka dari itu, penting sekali untuk menuliskan daftar barang dan layanan dengan sangat jelas dalam suatu dokumen purchase order. Penulisan yang jelas juga akan memudahkan penjual untuk menyediakan kebutuhan pembeli. Kesalahan juga akan terhindar dengan penulisan data barang yang jelas. Contoh purchase order dengan penulisan yang jelas adalah dengan adanya nama barang, jumlah, harga dan disertai keterangan. Dalam keterangan tersebut bisa ditulis detail dari barang yang dipilih. Contohnya seperti sepatu custom warna biru dengan garis hitam atau bolpoin gel dengan warna merah dan nama merk melingkar.
3. Laporan Pendukung Tim Keuangan
Daftar purchase order bisa menjadi laporan pendukung tim keuangan yang perlu melakukan laporan rutin. Purchase order tersebut bisa dilampirkan sebagai bukti telah terjadi transaksi. Selain sebagai laporan pendukung, purchase order juga akan lebih memudahkan proses penyusunan laporan keuangan rutin tanpa adanya kendala salah data keuangan.
Baca Juga: Cara Menjadi Distributor Pet Shop dan Peluangnya yang Besar
Contoh Purchase Order Berdasarkan Tipenya
Purchase order memiliki beberapa tipe yang berbeda. Masing-masing contoh purchase order tersebut memiliki tujuan yang berbeda juga meskipun fungsinya sama. Penting sekali untuk mengetahui mana tipe dokumen yang paling sesuai dengan kebutuhan usaha agar proses transaksi berjalan dengan lancar. Berikut ini adalah contoh purchase order berdasarkan tipenya:
1. Purchase Order Standar
Purchase order standar adalah jenis dokumen yang paling sering digunakan dan ditemui di berbagai perusahaan. Tipe purchase order standar digunakan ketika pembeli dengan jelas mengetahui apa saja yang akan dipesan atau dibeli dan penjual mampu menyediakan. Misalnya seperti detail barang, jumlah, pembayaran, pengiriman, dan sebagainya.
Sebagai contoh purchase order standar adalah ketika suatu usaha sepatu memerlukan tali untuk salah satu tipe sepatu mereka. Perusahaan sepatu akhirnya membuat purchase order kepada supplier tali sepatu dengan daftar sebagai berikut:
| Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Tanggal Kirim |
| Tali sepatu hitam | 100 pcs | Rp2.000 | 22 Sep 2023 |
| Tali Sepatu Putih | 200 pcs | Rp2.500 | 22 Sep 2023 |
| Sub total | Rp700.000 | ||
| Pajak | 10% | Rp70.000 | |
| Biaya kirim | Rp10.000 | ||
| Total | Rp780.000 |
Contoh di atas juga bisa digunakan untuk berbagai jenis produk atau layanan lain. Karena tipe standar, purchase order tersebut tetap bisa digunakan setiap jenis usaha.
Tonton dulu: #SellerStory Wallts yang Jualan Dompet di Era Pandemi
2. Purchase Order Terencana
Purchase order terencana digunakan ketika suatu usaha memiliki perencanaan jangka panjang terhadap kebutuhan usaha tersebut. Sehingga purchase order terencana diberikan kepada supplier atau vendor terlebih dahulu untuk mengantisipasi perencanaan jangka panjang tersebut. Dalam purchase order terencana, nama barang, harga, dan cara pembayaran sudah jelas di awal. Hanya saja tanggal pengiriman dan jumlah barang masih tentatif dan mengikuti kebutuhan perusahaan.
Contoh purchase order terencana pada perusahaan sepatu yang sama seperti di atas adalah sebagai berikut:
| Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Tanggal Kirim |
| Tali sepatu hitam | 100 pcs | Rp2.000 | 22 Sep 2023 |
| Tali Sepatu Putih | 200 pcs | Rp2.500 | 22 Sep 2023 |
| Sub total | Rp700.000 | ||
| Pajak | 10% | Rp70.000 | |
| Biaya kirim | Rp10.000 | ||
| Total | Rp780.000 |
Catatan: PO ditandatangani tanggal 5 September 2023.
Dalam contoh di atas, terdapat keterangan yang menyatakan kapan kontrak ditandatangani sebagai tanda kapan kontrak PO mulai aktif.
3. Purchase Order Digital
Di era digital saat ini juga semakin banyak perusahaan yang lebih memilih untuk menggunakan purchase order digital. Tipe purchase order digital sebenarnya sama dengan dokumen PO lain. Hanya saja dalam bentuk digital. Contoh purchase order digital memang lebih memudahkan proses transaksi antar perusahaan yang tidak memungkinkan untuk membuat dokumen purchase order non digital. Terlebih, saat ini sudah banyak aplikasi yang digunakan untuk membuat purchase order. Fitur pembuatan purchase order tersebut lebih memudahkan proses transaksi dan tentunya tidak memakan waktu lama karena sudah ada template yang bisa diikuti oleh penggunanya.
Dalam satu aplikasi untuk membuat purchase order digital, biasanya juga memiliki fitur lain yang memudahkan proses transaksi. Misalnya dengan aplikasi SmartSeller yang memudahkan pemilik usaha mengelola penjualan dengan cepat. Terdapat fitur order management yang bisa dimanfaatkan untuk mengelola pemesanan dan tentunya tidak perlu mengakses aplikasi yang berbeda. Penjual dapat dengan mudah membuat bukti transaksi dan mengelola pesanan dengan SmartSeller. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, langsung coba pakai SmartSeller sekarang juga!