Cara membuat invoice penjualan sebenarnya sangat mudah untuk dilakukan oleh semua kalangan pebisnis. Hanya bermodalkan aplikasi bawaan di laptop, invoice penjualan bisa dibuat dalam waktu yang singkat dan kamu bisa menggunakannya sebagai template untuk dipakai seterusnya.
Yap, aplikasi ini adalah Microsoft Excel. Kamu mungkin sudah pernah menggunakannya, bukan? Di dalam perangkat lunak Microsoft Office ini, tidak hanya bisa dimanfaatkan untuk membuat rekap atau laporan penjualan saja, melainkan mampu digunakan dalam pembuatan invoice penjualan.
Kalau saat ini kamu masih membuat invoice secara manual dan ingin beralih ke cara yang lebih praktis, tentu saja kamu perlu ketahui cara membuat invoice penjualan yang satu ini. Hal ini karena kamu bisa menghemat waktu dan lebih cepat dalam mengirim invoice kepada pelanggan.
Penasaran bagaimana cara membuat invoice penjualan lewat Microsoft Excel? Yuk, simak selengkapnya tutorial cara membuat invoice penjualan di bawah ini!
Pentingnya Invoice Penjualan bagi Bisnis
Sebelum kamu ketahui bagaimana tata cara membuat invoice penjualan pakai Excel, tentu ada baiknya jika kamu memahami peranan invoice penjualan dalam bisnis,
Invoice adalah salah satu dokumen dalam jual beli yang berfungsi sebagai bukti terjadinya transaksi antara penjual dan pembeli. Di dalamnya, terdapat jumlah tagihan yang perlu dibayarkan oleh pembeli atas barang atau jasa yang dibelinya.
Dari sisi penjual, invoice juga berguna dalam pencatatan keuangan bisnis, yaitu penjual bisa tahu dengan jelas berapa pemasukan yang didapatkan. Dokumen ini dapat digunakan juga untuk pengecekan atau audit keuangan dari waktu ke waktu. Jika terdapat ketidaksesuaian dalam jumlahnya, invoice penjualan mampu dijadikan acuan.
Tidak hanya dari sisi penjual, invoice penjualan juga akan bermanfaat untuk pembeli. Pembeli bisa tahu apa saja yang ia beli dan kemudian memasukkannya ke dalam catatan keuangan mereka. Pembeli juga dapat menggunakannya sebagai bukti yang valid jika nantinya terdapat kesalahan atas barang yang dibeli.
Oleh karena itu, invoice penjualan sangat penting keberadaannya dalam transaksi jual beli. Makanya, secara umum invoice dibuat rangkap tiga, yaitu untuk penjual, pembeli, dan sebagai catatan atau arsip yang disimpan oleh penjual.
Jadi, invoice tidak bisa dibuat secara sembarangan karena di dalamnya harus memuat beberapa informasi penting terkait transaksi. Sebagai penjual, mengetahui cara membuat invoice penjualan adalah hal yang perlu dilakukan.
Baca Juga: Perhatikan! Invoice Pembayaran Itu Penting untuk Bisnis
Cara Membuat Invoice Penjualan Pakai Microsoft Excel
Mungkin beberapa dari penjual saat ini masih ada yang membuat invoice penjualan dengan menggunakan nota tulis. Memang kebiasaan ini juga mudah dilakukan, tapi terdapat kekurangan dari invoice nota tulis. Umumnya yang terjadi adalah, nota tulis ini gampang hilang atau mengalami kerusakan. Jadi, bukti transaksi juga akan lebih susah untuk dicek oleh kedua belah pihak.
Nah, maka dari itu disarankan bagi penjual untuk beralih ke pembuatan invoice secara digital, yaitu memakai Microsoft Excel. Cara membuat invoice penjualan ini sebenarnya sangat mudah. Selain file yang bisa disimpan sebagai soft copy, penjual masih tetap bisa mencetaknya sebagai hard copy.
Keunggulan lainnya dari cara membuat invoice penjualan yang satu ini juga kamu dapat memperoleh perhitungan harga yang lebih akurat dan dapat dilakukan secara otomatis. Jadi, hal ini akan meminimalisir terjadinya salah hitung. Secara tidak langsung, bisnismu dapat lebih dipercaya juga jika invoice yang diberikan dibuat secara profesional.
Lantas, bagaimana cara membuat invoice penjualan lewat Excel? Berikut adalah tutorial cara membuat invoice penjualan pakai Microsoft Excel!
1. Buka Aplikasi Microsoft Excel
Langkah pertama dalam cara membuat invoice penjualan ini,, kamu perlu membuat file baru, yaitu dengan klik menu ‘File’ dan klik ‘New’. Nah, pada dasarnya aplikasi ini sudah menyediakan template untuk membuat invoice. Kamu bisa pilih bentuk template yang sesuai dengan kebutuhanmu.
Untuk pembuatan invoice penjualan yang sederhana, kamu bisa memilih template invoice yang sudah terdapat di sana. Pada kolom pencarian template, masukkan kata kunci ‘Invoice’, lalu berbagai template akan muncul. Pilih salah satu dari template tersebut, lalu download ke Microsoft Excel-mu.
Pada tutorial ini, kamu bisa pilih template dengan nama ‘Simple service invoice’.
Tonton Juga: #SellerStory Bolalicious : Cara mengembangkan usaha Merchandise sepak bola.
2. Ubah Informasi pada Template
Di dalam template ‘Simple service invoice’ terdapat beberapa informasi yang perlu kamu ubah menyesuaikan informasi dari bisnismu. Nah, berikut adalah beberapa informasi yang perlu diubah.
- Company Name: Bagian yang bisa kamu ubah sesuai dengan nama bisnis, toko, atau perusahaanmu. Ini untuk menunjukkan bahwa invoice dikeluarkan oleh pihakmu. Di bawahnya terdapat beberapa bagian yang bisa kamu sesuaikan, seperti Street Address (alamat), City (kota), ST ZIP (kode pos), dan nomor telepon.
- Invoice #: Bagian yang merujuk ke nomor berapa invoice atas transaksi yang berlangsung. Bagian Date bisa diisi dengan tanggal invoice dibuat, Terms menunjukkan judul singkat tagihan.
- Bill To: Dalam bagian ini, isi dengan informasi pembeli atau pihak yang ditujukan, seperti nama, nama toko, alamat, dan sebagainya.
- Tabel invoice: Bagian ini bisa dituliskan rincian barang atau jasa yang dibeli oleh pembeli, mulai dari nama barang, jumlah, harga per unit, dan harga total.
- Tax Rate: Kamu juga bisa memasukkan jumlah pajak yang dikenakan. Nantinya pada bagian Tax akan secara otomatis menghitung besar pajak. Lalu, biaya total keseluruhan akan muncul pada bagian Total.
Kamu juga bisa mengubah format mata uang dari Dollar ke Rupiah. Caranya dengan blok kolom harga pada tabel tersebut, lalu pilih ‘Format Cells’. Cari pilihan ‘Currency’ dan pilih Rupiah. Klik ‘Ok’ dan simpan perubahan.
Baca Juga: Menulis Nomor Invoice Adalah Wajib, Begini Alasannya!
3. Simpan
Kalau bagian-bagian di atas sudah diubah, kamu bisa menyimpannya dengan klik ‘Save’ dan pilih ke format yang diinginkan. Jika kamu ingin mengirim invoice ini ke alamat email pembeli, sebaiknya pilih format PDF agar file tersebut tidak dapat diubah. Jika ingin mencetaknya, pilih ‘print’.
Cara membuat invoice penjualan melalui Excel pun sudah selesai dilakukan. Setelah file disimpan, kamu bisa menggunakan file invoice ini untuk kebutuhan invoice dan transaksi selanjutnya. Jika ingin menggunakan template lain, pastikan untuk mengubah dan menyesuaikan informasi terkait transaksi dengan benar, ya!
Demikian, itulah cara membuat invoice penjualan yang bisa kamu ikuti dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Mudah, bukan? Kamu bisa lebih cepat dan akurat dalam membuat invoice. Pada intinya, invoice penting adanya dalam berbisnis karena berfungsi sebagai bukti transaksi untuk penjual maupun pembeli sehingga tidak bisa dibuat secara sembarangan.
Kalau kamu ingin cara membuat invoice penjualan yang lebih cepat dan dibuat secara digital, kamu juga bisa gunakan platform SmartSeller lho! Melalui SmartSeller, format invoice lebih mudah, tinggal isi, dan kamu bisa kirim secara otomatis kepada pelanggan. Selain itu, SmartSeller juga punya banyak produk berkualitas dari Seller jika kamu tertarik menjadi reseller-nya. Yuk, pakai SmartSeller sekarang!