Dalam menjalankan sebuah bisnis, invoice pembayaran merupakan salah satu hal penting yang tidak boleh kamu lewatkan. Invoice pembayaran bertujuan untuk mendokumentasikan setiap transaksi yang terjadi dalam proses bisnis. Dokumentasi tersebut berupa catatan pembelian, penjualan, barang masuk, dan lain sebagainya. Tanpa adanya invoice pembayaran, akan sulit untuk mengatur laporan keuangan, mengevaluasi bisnis, dan manajemen lainnya yang terkait.
Oleh sebab itu, invoice pembayaran merupakan hal yang penting sebagai salah satu metode pengelolaan bisnis agar bisa berjalan dengan lancar. Invoice pembayaran yang baik dan rapi dapat membantumu untuk membuat laporan untung rugi dalam bisnis. Jadi, apa sebenarnya invoice pembayaran itu?
Sederhananya, invoice pembayaran adalah faktur penagihan yang dikeluarkan oleh penjual untuk pembeli yang harus dibayarkan berdasarkan kesepakatan saat melakukan purchase order. Penting untuk memahami invoice pembayaran lebih jauh agar kamu semakin paham. Yuk, scroll sampai bawah untuk penjelasan lebih lengkap!
Pengertian dari Invoice Pembayaran
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice pembayaran atau yang biasa disebut dengan invoice adalah daftar barang kiriman yang berisi nama, kuantitas, dan harga yang harus dibayar oleh pemesan (pembeli). Dalam istilah lain, invoice adalah dokumen tertulis yang berisi surat penagihan yang diberikan penjual ke pembeli untuk segera dibayarkan.
Umumnya, invoice digunakan oleh hampir keseluruhan bisnis dalam bidang apapun, terutama bisnis yang menjual produk dengan kuantitas yang besar seperti pabrik. Selain itu, invoice juga biasa digunakan oleh pekerja freelance, seperti content writer, graphic designer, translator, dan lain sebagainya.
Baca juga: Pengertian Bisnis Ritel dan Tips Menjalankan Ritel
Invoice pembayaran biasanya dibuat dalam tiga rangkap. Untuk siapa saja? Satu lembar untuk diberikan kepada pembeli ketika telah melunasi pembayaran, satu lembar untuk dokumentasi penjualan, dan satu lembar terakhir digunakan sebagai bukti untuk laporan keuangan. Hal yang perlu diingat, setiap bisnis dan transaksi yang berbeda akan mengeluarkan invoice yang berbeda pula.
Seiring dengan berkembangnya teknologi, saat ini penggunaan invoice tidak hanya tersedia dalam bentuk cetakan saja. Namun, invoice sudah tersedia dalam bentuk digital agar lebih efisien dan memudahkan. Jadi, invoice digital hanya dicetak jika diperlukan saja. Tetapi, penggunaan invoice cetak atau kertas masih banyak digunakan juga oleh bisnis di luar sana.
Tonton juga: #SellerStory Uno Shop : Memanfaatkan era digital untuk mengembangkan bisnis
Fungsi Invoice Pembayaran pada Bisnis
Invoice merupakan salah satu dokumen penting untuk bisnis. Mengapa demikian? Karena invoice dapat memudahkanmu dalam mencatat bukti transaksi di pembukuan dan melakukan perhitungan. Berikut ini beberapa fungsi invoice pembayaran yang harus kamu tahu.
- Sebagai Arsip Bisnis
Fungsi invoice yang pertama yaitu digunakan sebagai arsip atau dokumen dalam sebuah bisnis. Tujuannya yaitu agar memudahkan dalam pembukuan akuntansi dan juga sebagai bukti dari transaksi jual beli yang telah selesai dilakukan.
-
Sebagai Bukti untuk Lapor Pajak
Lapor pajak adalah hal yang wajib dilakukan bagi setiap pelaku bisnis. Jadi, fungsi invoice selanjutnya yaitu sebagai bukti untuk lapor pajak. Setiap bisnis yang beroperasional di Indonesia, baik yang berbentuk badan usaha atau perorangan dikenakan WP (Wajib Pajak). Oleh karena itu, kamu akan membutuhkan invoice untuk melakukan pelaporan pajak.
-
Untuk Mengelola Pembayaran
Fungsi invoice yang terakhir yaitu agar dapat mengelola pembayaran. Dengan menggunakan invoice, kamu dapat melacak pembayaran secara tertulis. Mengapa demikian? Karena di invoice, terdapat jumlah uang yang tertera dan terdapat keterangan mana invoice yang sudah dibayar dan belum dibayar.
Beberapa Jenis Invoice Pembayaran
Terdapat beberapa jenis invoice pembayaran yang biasa digunakan dalam bisnis. Seperti yang sudah dijelaskan di atas, setiap bisnis pasti punya jenis invoice nya sendiri-sendiri. Oleh karena itu, kamu harus mengetahui jenis-jenisnya. Berikut penjelasannya.
-
Invoice Biasa
Jenis invoice yang pertama yaitu invoice biasa, di mana invoice jenis ini umum digunakan untuk transaksi jual beli yang sederhana. Rincian yang tercantum dalam invoice jenis ini hanya berupa nama produk, kuantitas, harga, serta total biaya keseluruhan yang harus dibayar.
-
Invoice Proforma
Jenis invoice selanjutnya yaitu invoice proforma, di mana invoice ini adalah invoice sementara atau pengganti. Maksudnya bagaimana? Jadi, invoice proforma ini dibuat saat produk yang dipesan oleh pelanggan dikirim dengan bertahap. Ketika keseluruhan produk nantinya sudah lengkap, invoice proforma ini akan diganti dengan invoice biasa.
-
Invoice Konsuler
Jenis invoice yang terakhir yaitu invoice konsuler, di mana invoice jenis ini biasa digunakan dalam transaksi export-import. Invoice konsuler ini akan dianggap sah ketika sudah mendapat persetujuan dari perwakilan negara yang melakukan import. Biasanya, pihak yang menyetujuinya yaitu kedutaan besar negara yang mengimpor, kantor konsuler, dan atase perdagangan.
Bagaimana Cara Membuat Invoice Pembayaran dan Formatnya?
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, invoice pembayaran merupakan salah satu dokumen penting untuk kelancaran sebuah bisnis. Oleh karena itu, apa kamu sudah mengetahui bagaimana cara membuat invoice yang benar?
Terdapat beberapa cara untuk membuat invoice pembayaran. Pertama, kamu bisa membuatnya sendiri sesuai dengan format bisnis. Kedua, kamu bisa menggunakan beberapa template invoice yang telah tersedia di internet, dan yang terakhir yaitu bisa dengan menggunakan aplikasi invoice maker.
Baca juga: Cara Membuat Resi Sendiri untuk Kamu Pebisnis Online
Jadi, kamu dapat memilih salah satu cara yang sudah dijelaskan di atas. Hal yang perlu diingat ketika membuat invoice, pastikan invoice yang kamu buat mencakup beberapa format yang telah ditentukan agar sesuai dengan standar bisnis. Bagaimana formatnya?
- Nomor invoice
- Nama invoice
- Informasi detail tentang pelanggan, seperti nama, nomor telepon, email, dan nama bisnis
- Informasi detail tentang penjual yang isinya sama dengan informasi pelanggan. Namun dalam informasi tentang penjual, jangan lupa untuk memberikan identitas bisnis seperti logo bisnis
- Beberapa detail transaksi, seperti tanggal invoice itu dibuat, batas waktu pembayaran, berapa potongan pajaknya, berapa denda yang dibayar jika telat, potongan harga, dan lain sebagainya sesuai dengan kebijakan bisnis
- Deskripsi produk yang dipesan beserta kuantitasnya
- Jumlah total pembayaran yang harus dibayar oleh penerima invoice
- Nomor rekening jika transaksi pembayaran melalui transfer bank
- Kolom tanda tangan pembuat invoice.
Nah, itu tadi penjelasan mengenai invoice pembayaran merupakan salah satu hal yang penting dalam bisnis. Jadi, invoice adalah salah satu metode pengelolaan dalam bisnis yang harus diterapkan dan disimpan dengan baik. Invoice akan memudahkan kamu untuk melakukan evaluasi bisnis, membuat laporan keuangan, melihat stok barang apa saja yang sudah terjual, dan mengetahui perkiraan omset yang didapatkan dalam bisnis. Selain itu, jangan lupa untuk melakukan arsip invoice dengan rapi dan teliti agar gampang untuk ditemukan jika membutuhkan data-data yang lama.
Selain itu, kamu juga bisa menggunakan SmartSeller untuk pengelolaan bisnis agar jadi lebih efisien. Terdapat fitur order management yang dapat membantu untuk mencetak invoice dan label pengiriman, lho! Yuk, cobain SmartSeller sekarang juga untuk pengelolaan bisnis yang lebih praktis!