Meski terbilang mudah untuk membuatnya, nomor invoice adalah bagian dari keterangan dalam sebuah faktur atau tagihan yang memiliki fungsinya tersendiri, sehingga wajib untuk dicantumkan untuk pencatatan setiap  transaksi yang terjadi. 

Pasalnya, invoice atau faktur dalam bisnis berfungsi sebagai pengidentifikasi dan pelacak untuk setiap transaksi jual beli baik itu dengan pelanggan, pemasok bahan baku, maupun distributor, sekaligus sebagai bukti transaksi yang sah dalam pembukuan.

Menuliskan nomor invoice adalah langkah yang tidak boleh dilewatkan oleh pelaku bisnis, apalagi untuk kamu pemilik bisnis online. Mengapa nomor invoice adalah hal yang esensial dalam sebuah faktur? Yuk, ketahui alasan, fungsi beserta format dari penulisan nomor invoice pada artikel kali ini!

Peran Invoice dalam Bisnis

Invoice merupakan suatu dokumen yang dibuat oleh penjual kepada pembeli yang menjadi bukti transaksi tersebut. Di dalamnya, memuat informasi penting mengenai barang yang diperjualbelikan, seperti nama barang dan harga yang harus dibayarkan oleh pihak pembeli. 

Invoice juga disimpan oleh pihak penjual untuk kebutuhan pencatatan penjualan, sehingga pada umumnya invoice dibuat dalam rangkap tiga, yaitu untuk pembeli, penjual, dan arsip penjualan. Bayangkan saja kalau kamu memiliki bisnis online, tetapi tidak memiliki bukti transaksi pada setiap penjualan. Kamu akan kesusahan dalam melakukan rekap transaksi dan tidak bisa mengukur penjualan pada setiap bulannya.

Oleh karena itulah, invoice adalah dokumen wajib yang harus dibuat pada setiap transaksi yang dilakukan dengan pihak mana pun. 

Selain itu, invoice berguna sebagai dokumen yang digunakan untuk menagih pembayaran dari pihak pembeli. Pembeli akan membayarkan sejumlah nominal yang ditagihkan kepada mereka atas pembelian barang di bisnis kamu.

Informasi yang dimuat dalam invoice tidak hanya sekadar nama barang dan harga saja, melainkan ada informasi penting lainnya yang harus dicantumkan. Nomor invoice adalah salah satunya. Lantas, informasi apa lagi yang seharusnya ada di dalamnya?

Informasi yang Harus Dimuat di Dalam Invoice

Dalam kebanyakan invoice yang dibuat oleh perusahaan, nomor invoice adalah satu dari informasi penting yang harus dimuat. Nah, di samping fakta bahwa informasi nomor invoice adalah yang harus dimasukkan, informasi lainnya adalah, antara lain:

  • Informasi terkait pihak penagih, misalnya nama dari bisnismu berserta rincian kontak seperti nomor telepon dan email;
  • Tanggal invoice;
  • Kepada siapa invoice ditujukan;
  • Nama barang atau jasa yang dibeli;
  • Kuantitas atau jumlah;
  • Harga satuan;
  • Harga total yang ditagih;
  • Potongan harga atau diskon;
  • Catatan penjual;
  • Syarat dan ketentuan, seperti metode pembayaran dan tanggal jatuh temponya.

Nomor invoice adalah bagian penting untuk dicantumkan. Mengapa demikian? 

Pengertian dari Nomor Invoice Adalah Sebagai Berikut

Sebelum mengetahui alasan mengapa nomor invoice adalah aspek yang harus dicantumkan dalam invoice, ada baiknya jika kita tahu pengertiannya terlebih dahulu.

Sederhananya, nomor invoice adalah kode untuk menandai masing-masing invoice yang berurutan sesuai dengan urutan penjualan. Kode dalam nomor invoice adalah angka atau nomor, tetapi bisa juga berupa gabungan dari angka dengan huruf abjad sesuai dengan kebutuhan pemilik usaha. 

Sifat dari nomor invoice adalah unik, dalam artian bahwa setiap invoice akan memiliki nomor invoice yang berbeda-beda karena tujuannya untuk mencatat masing-masing transaksi yang terjadi. Pemberian nomor invoice adalah berurutan, maksudnya nomor invoice diberikan dari urutan awal untuk transaksi yang berjalan terlebih dahulu. Misalnya, untuk transaksi pertama, urutan yang diberikan pada nomor invoice adalah “1A”. Kemudian untuk transaksi kedua, nomor invoice adalah “2A”, dan begitu pula untuk seterusnya.

Jika Nomor Invoice adalah Bagian Penting, Bagaimana Cara Membuat Penomorannya?

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, penomoran nomor invoice adalah unik. Kamu bisa mengkombinasikan angka dan huruf untuk menomori invoice untuk transaksi yang terjadi di dalam bisnismu.

Meski terdengar mudah, kamu tidak bisa memberikan penomoran yang asal pada invoice karena esensi dari dibuatnya nomor invoice adalah agar kamu dapat mengidentifikasi dan melacak pembayaran di kemudian hari. Nah, untuk itu, kamu mungkin bisa mencontoh dari penomoran invoice berikut ini. 

Nomor invoice biasanya menggunakan kombinasi urutan transaksi, bulan dan tahun invoice itu dibuat dengan juga inisial huruf untuk menandai invoice. 

Misalnya, kamu ingin memakai inisial “TGH” dan kombinasi angka tahun serta urutan transaksi dengan detail sebagai berikut.

  • “2022” -> untuk tahun
  • “001” -> untuk urutan transaksi
  • “TGH” -> untuk menandai inisial invoice

Maka, contoh kombinasi yang bisa kamu buat dari nomor invoice adalah sebagai berikut.

  • 2022/TGH/001
  • TGH/2022/001
  • TGH/001/2022

Mengapa Nomor Invoice Adalah Bagian yang Penting dari Invoice?

Nomor invoice terkadang dianggap sepele dan oleh karena itulah tidak dimuat dalam tagihan. Padahal, dengan adanya nomor invoice dalam tagihan akan memberikan keuntungan untuk jalannya bisnis kita lho. 

Nah, untuk menghindari kesalahan ini, berikut adalah fungsi dan alasan mengapa nomor invoice harus dicantumkan.

1. Mempermudah perhitungan banyaknya transaksi

Mengetahui banyaknya transaksi yang terjadi pada setiap bulannya merupakan hal yang umum dilakukan oleh pemilik bisnis guna mengukur performa penjualan, mengetahui banyaknya pengeluaran yang dilakukan pada periode tertentu, menghitung jumlah pendapatan, serta mengetahui jumlah pelanggan dari waktu ke waktu. 

Dengan melakukan penomoran invoice, pekerjaan ini akan terasa mudah karena terdapat “dokumentasi” yang disediakan oleh nomor invoice itu sendiri.

2. Mempercepat pencarian informasi transaksi tertentu

Ada kalanya kamu memerlukan informasi transaksi tertentu pada suatu waktu untuk kepentingan bisnis. Misalnya, ada tagihan jatuh tempo yang belum dibayarkan oleh pelanggan untuk transaksi yang sudah terjadi di beberapa waktu yang lalu. 

Nomor invoice akan mempercepat proses pencarian informasi transaksi tersebut karena sudah ada nomor yang mengurutkan invoice-nya. Berbeda halnya ketika mengandalkan informasi lain seperti nama pelanggan atau data lainnya. Bisa saja terdapat nama pelanggan yang sama sehingga membutuhkan penelusuran lebih lanjut yang memakan waktu.

3. Menambah profesionalisme terhadap bisnismu

Memiliki invoice yang mencantumkan informasi lengkap, seperti yang sudah diuraikan di atas akan membuat bisnis yang kamu jalankan lebih profesional. Hal ini tentu akan berpengaruh terhadap hubungan dengan pelanggan. Pelanggan akan mendapatkan kesan bahwa bisnismu mengeluarkan effort untuk membuat invoice yang layak.

Hal ini tentu mendatangkan keuntungan, yaitu menumbuhkan rasa percaya pelanggan terhadap bisnismu lho! 

Itulah penjelasan singkat mengapa nomor invoice wajib untuk dituliskan. Jadi, dapat disimpulkan bahwa nomor invoice harus dicantumkan dalam setiap tagihan karena memiliki peran tersendiri yang dapat membantu jalannya fungsi akuntansi dalam bisnismu, seperti mempermudah perhitungan transaksi, pelacakan informasi transaksi, dan meningkatkan profesionalisme bisnis.

Selain penomoran tagihan, ada cara lain yang bisa kamu lakukan agar bisnismu berjalan lancar, terutama untuk mengelola order-an yang masuk, yaitu dengan memanfaatkan platform manajemen pesanan online seperti SmartSeller! SmartSeller memiliki fitur order management yang bisa kamu gunakan untuk memproses pesanan yang masuk dengan praktis dan efisien lho! Baca info lengkapnya di sini.