Apa itu dispatch? Dispatch mungkin bukan merupakan istilah yang lazim didengar oleh orang kebanyakan. Namun, dispatch adalah sebuah pekerjaan penting dalam sebuah perusahaan terutama dalam proses perencanaan dan pekerjaan. Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai apa itu dispatch serta penjelasan mengenai hal tersebut.
Saat ini semakin banyak orang yang mencoba untuk berbisnis. Hal tersebut tak lepas dari kemajuan teknologi. Saat ini belanja online sudah menjadi pemandangan familiar sehari-hari. Kurir motor yang mengantar paket sudah biasa berlalu lalang di jalan raya membawa paket untuk diantarkan ke para pembeli.
Apalagi semenjak pandemi beberapa tahun belakangan, kegiatan belanja online semakin sering dilakukan. Mobilitas yang terbatas membuat masyarakat harus mencari cara alternatif untuk membeli barang tanpa interaksi fisik yang terlalu sering. Karena itu, belanja online menjadi pilihan utama.
Belanja online juga mudah untuk dilakukan. Calon pelanggan cukup menggunakan perangkat yang ia gunakan dan mengakses media sosial, e-commerce ataupun marketplace. Mereka bahkan tidak perlu bergerak dari tempatnya. Mereka juga dapat melakukan pembayaran digital maupun ketika barang sampai di tempat.
Karena itu pula, berjualan online juga semakin sering dilakukan. Seorang pelaku usaha tidak perlu toko fisik untuk memulai usahanya tersebut. Ia bisa melakukannya melalui media sosial maupun marketplace. Selain modal yang lebih hemat, waktu dan tenaga juga bisa digunakan untuk kegiatan usaha lain. Bahkan, promosi pun lebih sering dilakukan melalui media sosial yang dianggap lebih praktis.
Namun berjualan online tetap melewati proses yang tidak jauh berbeda dengan berbisnis mempunyai toko fisik. Persiapan seperti melakukan riset, mengumpulkan modal, hingga mencari pemasok. Jadi meski banyak yang dihemat, tetap saja membuka usaha bukanlah urusan yang mudah.
Baca Juga: 6 Aplikasi Stok barang yang Pemilik Bisnis Wajib Pakai
Jangan heran jika semakin banyak orang yang mempunyai usaha online, bahkan anak muda sekalipun. Akses yang luas membuat semuanya mungkin dilakukan. Mulai dari proses pemesanan barang hingga pengiriman bisa dilakukan secara online. Hal-hal dasar tentang bisnis juga dapat dipelajari melalui internet, termasuk mengenai dispatch.
Apa itu Dispatch?
Pada suatu sistem produksi, ada manajemen yang membuat semuanya berjalan dengan lancar. Mulai dari pelepasan pesanan hingga rencana waktu dan operasi produksi yang dilakukan. Rencana ini yang kemudian diikuti oleh karyawan yang bersangkutan. Dispatch bisa juga disebut sebagai penyerahan pesanan manufaktur secara fisik ke pekerja dengan rencana aktivitas yang sudah dibuat sebelumnya. Rencana tersebut biasanya dimuat dalam route sheets ataupun jadwal untuk memuat.
Jenis-jenis Dispatch
Berikut ini adalah beberapa jenis dispatch yang perlu kamu ketahui.
Dispatch Terpusat
Seperti namanya, dispatch terpusat adalah keadaan ketika proses produksi mendapatkan pemesanan langsung dari kantor pusat. Pada dispatch terpusat, informasi mengenai pemesanan tercatat lengkap mengenai kapasitas setiap pekerja dan mesin yang digunakan. Banyak keuntungan yang bisa didapatkan dari menggunakan dispatch terpusat. Selain jauh lebih fleksibel, tenaga kerja dan mesin dapat dimanfaatkan secara efektif. Perubahan jadwal juga bisa lebih mudah disesuaikan dan tidak mengganggu sistem yang ada serta kendali keseluruhan secara besar dapat dicapai.
Dispatch Terdesentralisasi
Pada dispatch terdesentralisasi, pesanan yang masuk diberikan kepada supervisor atau petugas yang relevan. Ia kemudian akan bertanggung jawab menentukan urutan pesanan yang ada saat proses berjalan. Proses pengiriman harus diselesaikan di departemen yang bersangkutan sebelum rencana yang sudah ditentukan. Pada dispatch terdesentralisasi, alur birokrasi yang ada menjadi lebih sederhana dan tidak berbelit-belit. Selain itu, laporan yang rumit serta postingan ganda juga dapat diminimalisir.
Tonton Juga: #SellerStory Uno Shop : Memanfaatkan era digital untuk mengembangkan bisnis.
Prosedur Dispatch
- Store Issue Order: Merupakan pemberian izin atau otorisasi untuk toko perihal pengiriman material yang dibutuhkan oleh toko tersebut.
- Tool Order: Memberikan izin untuk melepaskan alat-alat yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
- Perintah Kerja: Pemberian instruksi untuk pada para pekerja bahwa operasi bisa dilanjutkan.
- Time Ticket: Mengukur dasar pembayaran kerja melalui pencatatan waktu mulai hingga berakhirnya operasi.
- Inspection Order: Memberikan izin dan tugas pada inspektur untuk melaporkan kualitas komponen dengan melakukan inspeksi.
- Move Order: Memberikan otorisasi perpindahan dan pergerakan bahan serta komponen dari sebuah fasilitas ke fasilitas lainnya untuk operasi selanjutnya
Tugas Dispatcher
Dispatcher merupakan seseorang yang melakukan pekerjaan dispatch. Berikut adalah tugas-tugas dari seorang dispatch.
Cek Stok Barang
Setelah menerima pesanan, dispatcher harus memeriksa kondisi dan jumlah barang yang ada. Hal tersebut untuk memastikan jika pesanan yang diterima bisa dipenuhi oleh perusahaan. Kalaupun sudah ada dan lengkap, kondisi dan kualitas barang juga harus dipastikan agar tidak mengecewakan konsumen.
Tugas yang satu ini membutuhkan ketelitian dari petugas agar kesalahan bisa dihindari serta agar jadwal bisa dipenuhi. Jangan sampai jadwal yang ada bisa keluar rencana karena stok barang yang ada tidak cukup atau tidak mempunyai kualitas yang baik untuk dikirimkan.
Memberikan Surat Jalan
Setiap pengiriman tentu membutuhkan surat jalan. Itulah salah satu tugas dispatcher. Sebelum mengeluarkan surat jalan, ia harus kondisi barang yang ada sesuai dengan isi surat tersebut, jangan sampai berbeda. Hal tersebut tentu untuk menghindari kesalahan yang bisa terjadi. Surat jalan tersebut nantinya membutuhkan otorisasi dari petinggi yang berkepentingan, berupa tanda tangan.
Memeriksa Transportasi
Setelah awalnya melakukan pemeriksaan terhadap kondisi barang, kondisi transportasi yang akan digunakan juga tidak kalah pentingnya. Seperti yang kita tahu, transportasi yang tidak memadai tidak hanya merugikan perusahaan, namun juga konsumen dan para pengguna jalan lainnya.
Tugas yang satu ini mungkin terlihat sederhana, namun ini merupakan tugas yang juga tak kalah penting. Selain bahaya di jalan seperti yang disebutkan sebelumnya, transportasi yang tidak layak juga tidak baik bagi barang yang mesti dipindahkan oleh perusahaan. Selain itu, jika terjadi sesuatu jadwal yang ada tentu makin berantakan.
Baca Juga: Cara Menghitung Biaya Produksi Agar Terhindar dari Kerugian
Menjaga Kondisi Barang
Hingga sampai di tangan konsumen, sudah sewajarnya untuk menjaga kondisi barang sebaik mungkin. Semua konsumen tentunya ingin saat barang sampai di mereka, kondisi barang masih seperti yang diharapkan saat membelinya. Jangan sampai barang hanya dipindahkan tanpa dipedulikan kondisinya seperti apa di jalan. Apalagi banyak halangan yang bisa dihadapi di jalan, mulai dari masalah teknis hingga non teknis. Oleh karena itu, sudah menjadi kewajiban untuk menjaga kondisi barang yang diantar.
Demikian adalah penjelasan singkat mengenai apa itu dispatch serta prosedur kerja dan tugas yang biasanya dilakukan. Hal-hal ini perlu dipelajari apalagi jika kamu terjun langsung ke dalam bisnis yang membutuhkan jasa dispatch ataupun jika pekerjaan kamu berputar di sekitar dunia tersebut.
Jika kamu baru memulai usaha dan berpikir untuk mengembangkan usaha, banyak hal yang bisa kamu lakukan. Apalagi jika kamu kewalahan dan membutuhkan bantuan. Kamu bisa menggunakan SmartSeller untuk membantu kamu. Dengan SmartSeller, kamu bisa mendapatkan satu dashboard untuk kendali penuh jualan di manapun. Fitur-fitur seperti manajemen pengiriman dan marketplace integration untuk membantu bisnis kamu berkembang. Tunggu apalagi, langsung aja pakai SmartSeller.