Kamu mungkin sudah mengetahui bahwa purchase order adalah salah satu dokumen yang wajib diketahui oleh setiap pemilik usaha. Hanya saja, beberapa usaha yang baru mulai sering sekali membuat kesalahan terhadap pembuatan dari purchase order. Padahal purchase order merupakan dokumen penting yang resmi digunakan sebagai salah satu bentuk bukti transaksi oleh perusahaan.
Tanpa adanya purchase order, perusahaan akan mengalami kesulitan saat mencatat transaksi perusahaan. Maka dari itu penting sekali memahami arti dari purchase order yang tepat dan bagaimana cara membuatnya. Artikel berikut ini akan menjelaskan secara tepat apa pengertian dari purchase order dan juga bagaimana cara membuatnya.
Pengertian dari Purchase Order
Purchase order adalah suatu dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual maupun supplier untuk menyetujui pembelian yang dilakukan. Di setiap isi dari purchase order adalah detail tentang jenis barang dan jumlah barang yang akan dibeli oleh para pembeli. Dokumen ini biasanya digunakan untuk proses transaksi B2B atau Business to Business. Bisa juga dilakukan oleh perusahaan kecil yang membeli dari vendor atau supplier dalam jumlah yang besar.
Fungsi utama dari purchase order adalah untuk pencatatan transaksi oleh kedua pihak yang terlibat. Pencatatan tersebut digunakan sebagai bukti adanya permintaan pembelian dan juga sebagai catatan bahwa terdapat barang pesanan dari pembeli yang perlu diproses oleh penjual. Selanjutnya catatan purchase order akan digunakan sebagai bukti untuk proses transaksi pembayaran dan juga pengiriman barang.
Contoh penggunaan purchase order adalah ketika pembeli memesan beberapa jenis barang dalam jumlah besar. Misalnya penjual sepatu yang memesan dari pabrik sepatu beberapa item dengan jumlah banyak. Maka isi dari purchase order adalah daftar nama item sepatu yang akan dibeli dan juga berapa banyak jumlahnya. Selanjutnya penjual atau pabrik sepatu akan memproses seluruh barang berdasarkan data informasi dari purchase order tersebut lalu memberikan rincian harga yang perlu dibayarkan kepada pembeli.
Baca Juga: 20 Cara Meningkatkan Omset Penjualan yang Efektif
Cara Kerja Purchase Order
Setelah mengetahui apa pengertian dari purchase order dan gambaran besar penggunaan dari purchase order, berikut ini adalah cara kerja dari purchase order:
1. Pembeli Memilih Jenis Item yang Dibeli
Proses pembelian dengan menggunakan purchase order dimulai dari pembeli yang membuat daftar item yang perlu dibeli. Pembeli perlu memberikan detail tentang barang yang akan dibeli. Jika barang yang akan dibeli berupa custom order maka pembeli bisa melampirkan detail jenis item yang akan dibeli. Contohnya untuk pembelian sepatu yang spesifik. Pembeli bisa menuliskan item Sepatu A dengan tali biru, item Sepatu B dengan sol tinggi 2 cm, dan seterusnya.
Jika sebelumnya pembeli dan penjual sudah memiliki kesepakatan desain, desain yang telah disetujui tersebut bisa dilampirkan dalam purchase order yang dikirimkan. Penjual atau vendor bisa menyesuaikan dengan pesanan yang telah disetujui. Selain itu, jika terjadi kesalahan dari pihak vendor untuk bagian item atau detail lainnya maka pihak pembeli bisa memberikan bukti lampiran desain dan purchase order tersebut.
2. Purchase Order Dikirimkan ke Penjual atau Vendor
Setelah informasi dalam purchase order sudah tepat, selanjutnya pembeli bisa mengirimkan dokumen tersebut kepada penjual atau vendor disertai dengan lampiran yang dibutuhkan. Biasanya lama pemrosesan dari purchase order adalah 3 hari kerja untuk persetujuan, tapi bisa juga lebih lama tergantung dari kondisi perusahaan tersebut. Jika perusahaan sedang libur panjang maka pembeli mungkin perlu menunggu lebih lama. Beberapa perusahaan juga memiliki proses purchase order yang cukup cepat. Proses ini adalah untuk persetujuan purchase order saja, belum termasuk untuk pemrosesan item pesanan dan juga pengiriman.
3. Persetujuan Purchase Order
Selanjutnya purchase order diterima oleh penjual atau vendor, selanjutnya purchase order akan disetujui. Persetujuan ini bergantung dari apakah permintaan pembeli bisa dipenuhi oleh penjual atau tidak. Jika permintaan bisa dipenuhi maka purchase order dengan mudah disetujui. Sedangkan jika terdapat item yang tidak bisa dipenuhi maka purchase order akan dinegosiasikan lagi.
4. Pembayaran
Kemudian purchase order disetujui oleh penjual, tahap selanjutnya adalah pembayaran invoice dari pembeli. Pihak penjual atau vendor akan mengirimkan daftar jumlah pembayaran yang harus dibayarkan dalam bentuk invoice. Kemudian barang akan diproses setelah pembayaran dilakukan. Proses pembayaran tersebut juga tergantung pada kesepakatan kedua pihak. Misalnya pembayaran DP 15% terlebih dahulu atau pembayaran melalui cicilan. Kesepakatan proses pembayaran tersebut juga disesuaikan dengan diskusi dari kedua belah pihak.
5. Pemenuhan Pesanan
Pembayaran yang telah disetujui berarti item permintaan di purchase order akan segera dipenuhi. Lama pemenuhan pesanan ini tergantung pada jenis pesanan dan kebijakan dari penjual atau vendor. Pastikan kamu menanyakan berapa lama pemenuhan pesanan terlebih dahulu kepada penjual atau vendor sebelum melakukan kesepakatan transaksi. Jadi kamu bisa memastikan berapa lama pesanan akan dibuat.
Tonton Dulu: #SellerStory Uno Shop yang Memanfaatkan Era Digital untuk Mengembangkan Bisnis
Cara Membuat Purchase Order
Membuat purchase order adalah hal yang cukup mudah. Kamu perlu memasukkan beberapa data dan informasi berikut ini:
- Header. Berisi tentang detail perusahaan mulai dari nama perusahaan, alamat, nomor yang bisa dihubungi serta tanggal dokumen dibuat.
- Informasi vendor. Bagian ini berisi tentang informasi vendor atau penjual. Mulai dari nama perusahaan atau nama penjual serta detail informasi seputar perusahaannya.
- Alamat pengiriman. Purchase order adalah dokumen pemesanan. Kamu perlu memberikan data alamat pengiriman agar penjual bisa mengirimkan pesanan milikmu.
- Detail pemesanan. Memasukkan daftar barang yang dipesan secara rinci adalah tahap penting. Pastikan kamu menulis daftar item yang akan dibeli dan juga berapa banyak kebutuhan item tersebut. Jika terdapat desain atau detail lain yang telah disetujui kedua pihak, kamu juga bisa melampirkan hal tersebut.
- Rangkuman. Pada bagian ini, biasanya purchase order berisi detail harga pesanan, pajak total yang harus dibayar, hingga diskon jika ada. Perhitungan ini berdasarkan harga yang telah disetujui oleh kedua pihak terkait. Terutama untuk jenis pemesanan yang bersifat custom order. Jadi tidak ada kesalahan perhitungan yang terjadi antara kedua pihak terkait.
Jangan lupa juga untuk memasukkan data bank yang diperlukan untuk pembayaran. Proses pembayaran akan menjadi lebih mudah dilacak jika terdapat data bank yang akurat. Karena purchase order adalah dokumen resmi, pembuatannya biasanya dilakukan oleh pihak purchasing perusahaan dan diketahui oleh pihak keuangan perusahaan. Data pemesanan purchase order juga harus dicatat agar bisa diatur dalam laporan keuangan rutin.
Pencatatan purchase order bisa dilakukan dengan fitur Order Management milik SmartSeller. Fitur ini akan membantu setiap perusahaan mendokumentasikan setiap jenis pemesanan secara otomatis sehingga bisa diproses dengan mudah untuk laporan keuangan perusahaan. Dengan menggunakan SmartSeller, kamu juga bisa mendapatkan fitur untuk mempermudah operasional usahamu, seperti fitur Storefront, integrasi saluran penjualan, hingga atur stok barang. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk langsung cobain SmartSeller sekarang juga!