Selama ini, warehouse management system menjadi salah satu solusi untuk setiap perusahaan yang membutuhkan sistem pengelolaan gudang untuk setiap barang dan inventaris mereka. Setiap perusahaan yang menggunakan warehouse system yang sesuai juga terbukti memiliki kinerja yang lebih efektif dibandingkan dengan yang tidak. Ini karena sistem tersebut merupakan salah satu sistem solutif yang sangat pas untuk digunakan.
Pentingnya Warehouse Management System
Warehouse Management System adalah aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola berbagai aktivitas gudang perusahaan. Penggunaannya tidak hanya sebatas mengatur barang saja, sistem tersebut juga digunakan untuk membuat data barang yang masuk dan keluar hingga mengatur stok barang yang diperlukan.
Pada dasarnya, warehouse management system sangat diperlukan oleh perusahaan baik untuk usaha kecil maupun besar. Terutama untuk jenis usaha yang bergerak dalam bidang produksi. Meskipun dalam pengaplikasiannya, sistem ini bisa digunakan untuk berbagai jenis usaha. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa penting sekali untuk menggunakan warehouse management system:
1. Hemat Biaya Pengeluaran
Dalam hal mengelola gudang, diperlukan biaya yang lebih untuk mengelola gudang tersebut. Bisa untuk biaya sewa dan bisa juga untuk pemeliharaan stok barang. Menggunakan sistem untuk warehouse akan menghemat biaya yang diperlukan untuk proses tersebut. Misalnya untuk mengatur jumlah stok. Sistem warehouse akan memberikan data jelas tentang berapa banyak stok yang diperlukan sehingga perusahaan tidak mengalami kelebihan stok yang justru bisa menambah pengeluaran untuk usaha.
Baca Juga: Tujuan Pengelolaan Database Pelanggan untuk Bisnis
2. Mengelola Stok dengan Akurat
Warehouse management system akan membantu proses pengelolaan stok dengan lebih akurat. Dibandingkan dengan menggunakan tenaga manusia, menggunakan aplikasi sistem warehouse akan lebih akurat. Human error bisa terhindar dan perhitungan stok barang juga menjadi jauh lebih akurat. Hal ini membuat sistem kerja menjadi lebih efektif dan berjalan dengan lebih lancar.
3. Mengurangi Masalah Barang Hilang
Stok barang yang hilang memang cukup sering terjadi pada gudang perusahaan. Hal ini bisa dihindari jika terdapat sistem pengelolaan gudang yang akurat. Penggunaan sistem untuk warehouse adalah solusi untuk permasalahan ini. Pencatatan barang dan pelacakan lokasi barang juga menjadi lebih terorganisir dengan menggunakan sistem warehouse yang tepat. Kamu tidak perlu khawatir dengan masalah hilangnya stok barang yang mungkin terjadi di gudang karena setiap barang yang masuk atau keluar gudang bisa dicatat dengan baik.
4. Meningkatkan Pelayanan Pelanggan
Pelayanan pelanggan adalah salah satu manfaat tidak langsung yang bisa dirasakan dari penggunaan sistem warehouse yang tepat. Warehouse management system membantu pengelolaan stok barang agar tetap tersedia untuk proses penjualan. Kehabisan barang tentunya akan membuat pelanggan yang akan membeli merasa kecewa. Dengan penggunaan sistem warehouse tersebut, kamu bisa memiliki stok barang yang tetap tersedia dan pastinya pelanggan tidak akan kecewa karena kehabisan barang.
5. Kinerja Perusahaan Lebih Efektif
Dengan menggunakan warehouse management system, proses pengelolaan gudang menjadi lebih sederhana dan mudah. Kemudahan tersebut bisa membuatmu lebih fokus pada kinerja lainnya. Waktu dan tenaga tidak akan terbuang untuk mengelola gudang saja dan kamu bisa fokus pada kebutuhan usaha lain misalnya seperti pemasaran, produksi, dan juga penjualan. Kinerja usaha yang lebih efektif juga membuat perusahaan bisa mencapai sukses dengan mudah karena pekerjaan yang dilakukan lebih fokus dan mudah.
Tips Agar Warehouse Management System Bisa Berjalan dengan Efektif
Karena sistem untuk warehouse adalah sebuah aplikasi, berfungsi atau tidaknya aplikasi tersebut tetap tergantung kepada siapa yang mengoperasikan aplikasi tersebut. Diperlukan cara dan tips khusus agar penggunaan aplikasi untuk sistem warehouse bisa lebih efektif. Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa kamu lakukan agar sistem warehouse yang kamu gunakan menjadi lebih efektif.
1. Mengelola Ekspektasi
Saat memilih untuk menggunakan aplikasi warehouse, kamu perlu mengelola ekspektasi terlebih dahulu. Mulai dari apa tujuan menggunakan aplikasi tersebut dan juga hasil seperti apa yang kamu perlukan. Dengan mengelola ekspektasi akan memudahkan proses operasional dari aplikasi tersebut. Kamu juga bisa lebih fokus pada kebutuhan apa yang harus dilakukan terlebih dahulu dengan menggunakan aplikasi sistem warehouse tersebut.
2. Siapkan Jadwal
Beberapa aplikasi untuk warehouse dilengkapi dengan sistem penjadwalan yang akan membantu pengguna untuk menjadwalkan beberapa hal penting. Misalnya seperti jadwal restock barang dan kapan jadwal barang perlu dikirimkan. Jadwal ini memang sepele tapi kamu akan lebih mudah melacak waktu pengiriman dan juga waktu barang datang ke gudang. Fitur jadwal juga akan mengurangi masalah yang terjadi karena lupa dan kasus human error lain yang mungkin terjadi.
3. Tim yang Solid
Meskipun warehouse management system adalah aplikasi, penggunanya adalah manusia yang juga merupakan bagian dari tip perusahaan. Membangun tim yang solid adalah hal yang bisa membantu keefektifan aplikasi tersebut. Kamu bisa mengatur tim gudang yang solid dalam mengerjakan pekerjaan mereka. Tim yang solid dan memiliki komunikasi yang bagus akan lebih memudahkan kinerja aplikasi warehouse yang kamu gunakan. Penggunaan aplikasi akan lebih efektif dengan tim solid yang bisa mengerjakan pekerjaan dengan tepat.
4. Data dan Testing
Aplikasi tidak akan berjalan begitu saja tanpa adanya data dan testing yang tepat. Di awal pemakaian tentunya kamu harus melakukan pekerjaan yang lebih karena harus memasukkan data-data barang di aplikasi dan mengelola kategori barang tersebut. Pekerjaan ini akan menjadi ringan setelah kamu selesai memasukkan seluruh data yang diperlukan. Langkah ini sangat diperlukan agar aplikasi bisa mengenali apa saja jenis barang yang ada dalam gudang. Selanjutnya kamu bisa melakukan testing apakah aplikasi bekerja dengan baik. Data dan testing adalah dua hal yang memang diperlukan untuk set up aplikasi di awal pemakaian. Selanjutnya kamu bisa langsung menggunakan aplikasi dengan mudah.
Tonton Dulu: #SellerStory Batik BAyong yang Sukses Bisnis Hijab Fashion Designer
5. Pelatihan Tim
Pelatihan tim adalah salah satu poin yang juga tidak bisa dilewatkan. Selain tim yang solid, tim yang handal dalam mengoperasikan aplikasi warehouse system juga sangat diperlukan. Kamu bisa mulai pelatihan tim yang akan membuat seluruh tim gudang memahami bagaimana cara kerja aplikasi tersebut. Tim yang terlatih bisa mengoperasikan aplikasi dengan mudah tanpa adanya kendala sehingga proses pengelolaan gudang juga menjadi lebih mudah.
Pentingnya warehouse management system untuk perusahaan memang tidak diragukan lagi. Menggunakan aplikasi untuk pengelolaan warehouse juga terbukti memberikan keuntungan yang lebih untuk perusahaan. Jangan lupa untuk mengimplementasikan tips di atas agar penggunaan aplikasi warehouse system menjadi lebih lancar dan perusahaan bisa memiliki kinerja lebih efektif.
Jika kamu masih belum tahu aplikasi mana yang cocok untuk digunakan mengelola warehouse, kamu bisa memilih SmartSeller yang cocok untuk perusahaanmu. Dengan adanya fitur inventory management, kamu bisa mengelola warehouse dan stok barang di gudang dengan lebih akurat. Pastinya SmartSeller juga sangat mudah digunakan oleh setiap perusahaan. Jadi tunggu apa lagi? Yuk, coba SmartSeller sekarang!