Macam-macam bukti transaksi di dalam jalannya suatu bisnis dibuat berdasarkan kegunaan dan fungsinya. Karena transaksi tidak hanya sebatas aktivitas jual beli antara pihak pembeli dan pihak penjual, dibutuhkan pencatatan yang mampu merekam setiap transaksi tersebut.
Pasalnya, pencatatan setiap transaksi yang berbagai macam tersebut penting agar sebagai pemilik bisnis kita bisa memahami transaksi apa saja yang terjadi di dalam bisnis, baik itu penjualan, pembelian, pembayaran gaji, atau pun seperti transaksi yang terkait utang-piutang bisnis.
Semua jenis transaksi tersebut tentu tidak mampu dimuat dalam satu bukti transaksi yang sama. Oleh karena itu, terdapat macam-macam bukti transaksi sesuai dengan kebutuhannya.
Sudah tahu apa saja macam-macam bukti transaksi yang ada? Yuk, kenali macam-macam bukti transaksi dalam artikel ini, bersama dengan penjelasan dari bukti transaki dan fungsinya!
Apa itu Bukti Transaksi?
Meskipun adanya macam-macam bukti transaksi, mari kita pahami pengertian umum mengenai bukti transaksi itu sendiri.
Bukti transaksi merupakan dokumen tertulis yang berisi pencatatan atau perekapan setiap kegiatan transaksi yang berlangsung pada suatu bisnis. Bukti transaksi dapat dipergunakan sebagai instrumen bukti ketika diperlukan untuk keperluan kepatuhan hukum.
Transaksi apa saja yang umumnya dicatat dalam bukti transaksi? Pada hakikatnya, macam-macam bukti transaksi dapat dikategorikan sesuai dengan dalam lingkup mana terjadinya transaksi tersebut, yaitu transaksi internal dan transaksi eksternal.
Transaksi internal merupakan segala jenis transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Sedangkan transaksi eksternal meliputi transaksi-transaksi yang dilakukan dengan pihak di luar perusahaan. Baik transaksi internal maupun transaksi eksternal, keduanya sama-sama mampu mengubah jumlah harta, kewajiban finansial dan modal perusahaan, sehingga itulah mengapa setiap transaksi perlu untuk dicatat ke dalam bukti transaksi.
Hadirnya bukti transaksi atas setiap transaksi memiliki peran penting untuk mencegah terjadinya permasalahan yang dapat muncul sewaktu-waktu di masa depan.
Fungsi dari Bukti Transaksi
Selain fungsi dari adanya macam-macam bukti transaksi yang mencatat berbagai tipe transaksi guna mencegah terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, berikut adalah fungsi lainnya.
1. Sebagai bukti pihak mana saja yang terlibat
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, transaksi dalam suatu bisnis tidak hanya melibatkan satu atau dua pihak saja, melainkan beberapa pihak lain sesuai dengan jenis transaksinya. Adanya bukti transaksi memungkinkan pemilik bisnis dapat dengan mudah mengidentifikasi pihak mana saja yang terlibat dalam transaksi tersebut.
Macam-macam bukti transaksi juga memudahkan divisi keuangan dalam bisnismu untuk melakukan konfirmasi atau pengecekan ulang mengenai transaksi tertentu.
2. Mencegah kesalahan saji informasi terkait keuangan bisnis
Jika setiap transaksi dicatat ke dalam bukti transaksi, tentu informasi terkait transaksi tersebut mampu dicek kembali dan diakses dengan mudah. Namun, sebaliknya jika ada transaksi yang terlewat pencatatannya, tentu akan sulit untuk mengidentifikasi mengenai transaksi apa, kapan, dan tujuannya, sehingga dapat berujung pada minimnya informasi yang dapat disajikan.
Di samping itu, macam-macam bukti transaksi mampu mencegah pencatatan double data keuangan sehingga dapat menghemat effort dalam perusahaan.
3. Mengurangi risiko salah hitung dan kehilangan uang
Karena setiap transaksi yang berjalan di dalam bisnis dicatat ke dalam macam-macam bukti transaksi, risiko terjadinya salah perhitungan tentang transaksi tertentu bisa berkurang. Bukti transaksi dapat berguna sebagai instrumen pembuktian jika suatu saat terdapat perkara hukum yang melibatkan perusahaanmu.
Adanya bukti transaksi juga mampu meminimalisir terjadinya kehilangan uang dan potensi kriminal penggelapan uang yang bisa dilakukan oleh oknum-oknum tertentu.
Macam-macam Bukti Transaksi dalam Bisnis
Setelah uraian singkat tentang fungsi dari bukti transaksi, yuk ketahui macam-macam bukti transaksi yang umumnya terdapat di dalam suatu bisnis!
1. Kuitansi
Sebagai contoh pertama dalam macam-macam bukti transaksi yang ada, kwitansi mungkin adalah bukti transaksi yang paling sering ditemui. Kuitansi merupakan bukti transaksi pembayaran tunai atau secara kontan. Biasanya, kwitansi diberikan oleh penjual dalam rangkap tiga, yaitu untuk penjual, pembeli, dan pembukuan keuangan.
Di dalam kuitansi biasanya memuat informasi penting, yang meliputi nama dan tujuan transaksi, nama penerima dan pemberi uang, jumlah nominal, tanggal transaksi, dan yang paling penting adalah tanda tangan dari kedua pihak.
Kuitansi pada umumnya diketahui dalam bentuk kertas, tapi seiring dengan berkembangnya teknologi, ada juga kwitansi online yang berbentuk soft file.
2. Nota Debit
Macam-macam bukti transaksi selanjutnya adalah nota debit, yang mana merupakan bukti transaksi atas terjadinya transaksi yang bertujuan untuk mengurangi utang yang dimiliki usaha dengan adanya pembelian barang oleh pembeli.
Selain itu, nota debit adalah bukti transaksi untuk permintaan pengurangan harga yang ditujukan untuk penjual atau bisa juga berisikan informasi yang menyatakan retur barang.
3. Nota Kredit
Ada nota debit, berarti ada juga nota kredit. Nota kredit termasuk ke dalam macam-macam bukti transaksi yang merupakan bukti persetujuan atas permintaan pengurangan harga dari nota debet.
Nota kredit berkaitan erat dengang perhitungan utang yang terdapat pada laporan keuangan. Bukti transaksi ini juga umumnya digunakan untuk instrumen double check untuk administrasi di lapangan.
4. Faktur atau invoice
Masuk ke dalam daftar macam-macam bukti transaksi, faktur adalah bukti transaksi digunakan untuk pencatatan transaksi jual beli. Di dalam sebuah faktur, informasi yang dimuat umumnya adalah informasi pembeli (nama dan alamat), tanggal transaksi, nomor faktur, syarat dan ketentuan pembayaran (metode pembayaran dan tanggal jatuh tempo), informasi barang/jasa yang dijual, dan juga harga.
5. Rekening koran
Termasuk ke daftar macam-macam bukti transaksi selanjutnya adalah rekening koran, yang merupakan dokumen yang berisi bukti mutasi pada rekening yang dibuat oleh bank kepada nasabahnya dan digunakan sebagai alat untuk menyesuaikan pencatatan saldo kas antara yang dimiliki oleh perusahaan dan saldo kas dari bank.
6. Cek
Cek adalah bukti transaksi yang merupakan perintah tanpa syarat yang diserahkan nasabah kepada bank untuk membayar sejumlah nominal kepada pihak yang diberikan cek tersebut. Cek, sebagai macam-macam bukti transaksi, terdiri dari dua jenis, yaitu cek atas nama dan cek atas pembawa.
Cek atas nama adalah cek yang memuat nama penerima dana di mana Bank hanya bisa mencairkan dana kepada nama yang tertera di cek tersebut. Sedangkan cek atas pembawa adalah cek yang tidak memuat nama penerima dana. Cek atas pembawa dapat dicairkan oleh siapa saja pihak yang memberikan cek tersebut.
Itulah beberapa macam-macam bukti transaksi yang umumnya ada di dalam sebuah bisnis! Macam-macam bukti transaksi di atas dibuat berdasarkan kegunaannya dan juga kebutuhan dari bisnismu. Dengan mengetahui macam bukti transaksi yang tepat, tentu akan membantu alur keuangan bisnismu lebih lancar dan efektif.
Selain pembuatan bukti transaksi, tentunya ada hal lain yang dapat membantu pengelolaan aktivitas penjualan toko online-mu. Salah satunya dengan menggunakan platform online SmartSeller dengan fitur order management-nya! Kelola toko online-mu dengan lebih mudah dan praktis dalam satu aplikasi SmartSeller!