Apakah kamu pemilik bisnis dan ingin tahu cara membuat invoice penjualan untuk produk-produkmu? Ya, cara membuat invoice penjualan yang tepat adalah hal yang perlu diperhatikan dalam suatu bisnis. Dalam menjalankan bisnis, salah satu dokumen yang penting adalah invoice. Invoice ini sering digunakan sebagai bukti adanya transaksi yang dilakukan antara penjual dengan pembeli.
Jadi, mengetahui cara membuat invoice penjualan tentu penting agar kamu sebagai pemilik bisnis atau penjual, agar transaksi bisnis yang dilakukan jadi lebih aman untuk kedua belah pihak. Bagi pemilik bisnis, cara membuat invoice penjualan bisa digunakan sebagai bentuk alat penagihan pembayaran terhadap konsumen dalam bisnisnya.
Kenapa? Karena dalam cara membuat invoice penjualan, terdapat bukti tagihan yang menunjukkan jumlah yang harus dibayarkan oleh konsumen dan kapan waktu maksimal untuk melunasinya.
Bagi konsumen sebagai pembeli, invoice ini akan jadi bukti pembelian produk yang bisa dimasukkan ke dalam catatan keuangan mereka. Dalam mempraktikkan cara membuat invoice penjualan pun pemilik bisnis tidak melakukannya secara sembarangan, karena isi di dalamnya biasanya sudah ditentukan sesuai dengan kesepakatan pemilik bisnis atau penjual dengan konsumen.
Nah, jadi bagi kamu para pemilik bisnis, ada baiknya kamu ketahui dulu cara membuat invoice penjualan yang tepat itu seperti apa, agar bisnismu berjalan lebih lancar dan tidak menemukan kendala. Yuk, simak pembahasannya di dalam artikel ini!
Pengertian dan Kegunaan dari Invoice
Sebelum mengetahui tahapan cara membuat invoice penjualan, tentu baiknya kita pahami dulu tentang pemahaman dasar dari invoice itu tersendiri.
Invoice adalah sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh pemilik bisnis atau penjual sebagai bukti adanya suatu transaksi pembelian produk yang bisa berupa barang atau jasa. Biasanya, sebuah invoice di dalamnya berisikan pembayaran yang harus dilunasi oleh pembelinya.
Biasanya, penjual membuat invoice dengan cara rangkap tiga. Jadi, ketiga rangkapan tersebut akan dibagikan kepada pembeli, sebagai simpanan dokumen bagi penjual, dan yang terakhir untuk arsip perusahaan.
Walau awal mulanya invoice diberikan untuk transaksi dalam bentuk kredit, tapi sekarang invoice sudah sering digunakan untuk berbagai jenis transaksi. Sebagai pemilik bisnis, tentu kamu wajib mengetahui cara membuat invoice penjualan dan mengeluarkannya saat adanya transaksi penjualan dalam bisnismu. Kenapa? Karena ke depannya invoice ini dapat kamu gunakan sebagai dokumen untuk penagihan pembayaran atau utang.
Baca juga: Ini Dia, 9 Tips Rahasia dalam Meraih Kesuksesan Bisnis Online!
Cara Membuat Invoice Penjualan Secara Manual
Pembuatan invoice biasanya dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel, Google Spreadsheet, atau aplikasi lainnya yang sejenis. Penggunaan Microsoft Excel jadi salah satu hal yang biasa diterapkan, karena di dalamnya terdapat perhitungan harga yang akurat.
Nah, berikut adalah langkah-langkah cara membuat invoice penjualan menggunakan Microsoft Excel:
-
Buka Microsoft Excel
Cara membuat invoice penjualan pertama yang kamu lakukan adalah membuka aplikasi Microsoft Excel dalam komputer maupun laptop kamu. Lalu, buka ‘File’ dan pilih ‘New’ lalu klik template invoice sesuai dengan keinginanmu.
Kalau kamu ingin menggunakan template sederhana dan paling sering digunakan, kamu bisa pilih ‘Invoice that calculate total’ lalu klik di bagian kanannya atau double klik untuk mengunduhnya.
-
Ubah Informasi dalam Template yang Ada
Setelah menemukan template yang akan kamu gunakan, cara membuat invoice penjualan selanjutnya adalah mengubah beberapa informasi pada bagian-bagian yang sudah ada pada template tersebut. Adapun beberapa informasi yang perlu kamu ubah di antaranya adalah sebagai berikut:
- Your Company Name, yaitu bagian yang bisa diisi dengan informasi tentang nama perusahaan, toko, ataupun namamu sebagai pihak yang mengeluarkan invoice.
- Street Address, yaitu alamat perusahaan atau pembuat invoice yang perlu dituliskan secara lengkap.
- Phone, yaitu bagian yang harus diisi dengan nomor telepon atau handphone aktif yang digunakan pembuat invoice.
- Email, yaitu bagian yang tidak kalah pentingnya dengan nomor telepon, yang harus diisi dengan alamat email aktif yang digunakan pembuat invoice.
- Bill to, yaitu bagian yang harus diisi dengan identitas lengkap penerima invoice, mulai dari nama, alamat lengkap, nomor telepon, atau alamat email.
Setelah poin-poin di atas sudah terisi dengan lengkap, langkah selanjutnya yaitu mengisi bagian tabel invoice. Dalam hal ini ada dua poin penting, yaitu ‘Description’ yang merupakan bagian yang berisi nama barang yang akan ditagih, dan ‘Amount’ yang merupakan bagian yang menjelaskan jumlah atau nilai uang yang harus dibayarkan.
Begitu tabel sudah terisi, jangan lupa untuk mengatur ‘Currency’ atau mata uang dengan cara membuat bold pada bagian ‘Amount’ lalu klik ‘Format Cells’, > ‘Currency’, dan ‘OK’. Kemudian simpanlah perubahan tersebut.
-
Buat Worksheet
Setelah semua informasi tabel sudah dibuat, maka cara membuat invoice penjualan manual selanjutnya adalah menyiapkan 3 lembar worksheet.
Lembar pertama berisikan form invoice yang akan dicetak, dalam hal ini lembar invoice nantinya bisa dibuat sesuai dengan kebutuhan. Adapun data-data yang harus diisi dalam lembar pertama adalah nama pembuat invoice, nomor, dan tanggal pembuatan invoice.
Setelah itu, berlanjut ke data konsumen di cell C10, yang diawali dengan nama konsumen, dilanjutkan dengan alamat, nama kota, dan nomor telepon pada cell berikutnya.
Baca juga: Simak Cara Membuat Kwitansi Pembayaran yang Benar
Lalu, lembar kedua berupa data perusahaan yang dituju, dan lembar ketiga adalah lembar yang berisi data barang yang dijual pada konsumen. Setelah menerapkan beberapa cara tersebut, maka langkah selanjutnya yaitu kamu tinggal memasukkan rumus-rumus Excel ke dalam setiap kolom sesuai kebutuhan.
Salah memasukkan satu rumus yang akan berakibat pada munculnya kesalahan pada hasil rumus lainnya itu mungkin saja terjadi. Karena itu, pastikan rumus yang dimasukkan sudah benar, karena setiap kolom dalam lembar Microsoft Excel ini akan sangat berkaitan.
Cara Membuat Invoice Penjualan Secara Otomatis
Selain cara manual, ada juga cara membuat invoice penjualan secara otomatis yang bisa kamu lakukan dengan bantuan aplikasi. Pembuatan invoice dengan aplikasi invoice ini tentunya akan sangat memudahkan, apalagi kalau kamu butuh membuat invoice dalam jumlah banyak.
Selain caranya yang mudah dengan sistem otomatis, data yang dihasilkan juga lebih mudah terlacak dibandingkan invoice yang dibuat secara manual. Berbagai aplikasi pembuat invoice sekarang bisa kamu gunakan dengan mudah dan efisien, di dalamnya pun tersedia template yang bisa melakukan perintah secara terjadwal otomatis.
Selain itu, banyak sistem dalam aplikasi-aplikasi ini yang juga sudah dilengkapi fitur pelacakan. Fungsinya adalah untuk melacak apakah invoice sudah dibayarkan atau belum, sehingga kamu sebagai pembuat invoice tidak perlu repot melakukan pengecekan secara berkala. Dengan fitur ini nantinya kamu akan mendapatkan notifikasi apabila invoice telah dibayarkan dalam periode waktu yang sudah ditentukan sebelumnya.
Nah, itulah tadi cara membuat invoice penjualan yang perlu kamu ketahui agar proses transaksi jual beli dalam bisnismu bisa berjalan lancar. Untuk lebih membantu prosesnya lagi, kamu juga bisa gunakan platform SmartSeller juga, lho. Bukan cuma membantu proses invoicing, tapi kamu juga bisa mendapatkan berbagai promo untuk pengiriman barang ke konsumen! Lumayan, kan? Yuk, langsung gunakan SmartSeller sekarang!