Mungkin istilah admin gudang adalah hal yang masih terdengar asing bagi sebagian orang, terutama masyarakat awam. Admin gudang adalah salah satu istilah pekerjaan yang sering didengar dalam dunia bisnis.
Admin gudang adalah seseorang yang memiliki peran penting dalam tiap bisnis atau perusahaan dagang dan manufaktur. Tugas utama admin gudang adalah untuk memastikan setiap persediaan barang selalu siap serta mencatat barang yang masuk dan keluar dari gudang.
Karena posisi admin gudang adalah posisi yang cukup penting bagi perusahaan, maka penting juga bagi kamu sebagai pemilik bisnis untuk memahami tentang profesi yang satu ini. Dalam artikel di bawah ini, akan dibahas seputar admin gudang secara lengkap. Yuk, simak langsung!
Admin Gudang adalah Hal Penting untuk Usahamu
Admin gudang adalah salah satu profesi yang cukup populer di zaman sekarang ini. Admin gudang adalah posisi yang memiliki tanggung jawab atas pencatatan dan pendokumentasian barang produksi yang ada di gudang. Dalam tiap perusahaan, terutama perusahaan dagang dan manufaktur, admin gudang ini memiliki peran yang penting.
Tugas utama admin gudang adalah melakukan pencatatan barang yang keluar gudang dan masuk ke gudang, mengklasifikasikan barang-barang tersebut, dan memastikan persediaan barang selalu siap.
Untuk tugas admin gudang secara lebih detailnya, bisa kamu simak dalam pembahasan berikutnya.
Baca juga: Manajemen Persediaan adalah: Tips Efektif untuk Bisnis
Tugas Seorang Admin Gudang
Seperti yang sudah disebutkan di atas, secara garis besar tugas admin gudang adalah bertanggung jawab atas masuk dan keluarnya barang dalam gudang. Mulai dari pendataan barang hingga membantu dari sisi administratif divisi atau departemen gudang.
Nah, untuk penjelasan lebih lengkap mengenai tugas admin gudang, kamu bisa lihat di bawah ini:
-
Melakukan Pencatatan Distribusi Gudang
Gudang adalah tempat untuk menampung barang produksi atau pembelian dari produsen lain yang kemudian akan didistribusikan. Nah, tugas admin gudang adalah membuat pencatatan mengenai keluar dan masuknya barang produksi ke dalam gudang tersebut.
Beberapa unsur dalam pencatatan tersebut mencakup keluar masuknya barang produksi yang didistribusikan, jumlah stok barang yang tersedia di dalam gudang, pemesanan barang, dan klaim pembayaran atas pembelian barang. Tujuannya adalah untuk mempermudah pihak manajemen saat menganalisa penjualan.
-
Memasukkan Data Inventaris
Tugas selanjutnya dari admin gudang adalah memasukkan data inventaris ke program. Admin gudang bertugas sebagai pengawas dari semua kegiatan barang produksi, pembuatan laporan barang secara berkala, hinga input ke dalam data inventaris. Tujuannya perhitungan yang berkaitan dengan barang dan uang produksi dapat dilakukan dengan mudah.
-
Melakukan Packing Produk Sebelum Dikirimkan
Admin gudang juga bertugas dalam menyiapkan barang sebelum dilakukan pengiriman ke konsumen. Misalnya dengan menyesuaikan ukuran, mengecek kualitas, mengecek apakah barangnya sesuai dengan pesanan, hingga proses packing barang.
-
Memeriksa dan Memberikan Laporan Stok Barang
Tugas lainnya dari seorang admin gudang adalah untuk melakukan pengecekan stok barang, mulai dari barang masuk ke gudang, pembongkaran barang, hingga distribusi barang. Karena banyaknya aktivitas di gudang, maka mengharuskan admin gudang untuk bisa terus memastikan keluar masuknya barang sudah sesuai dengan transaksi.
-
Mengecek Masa Kadaluarsa Barang
Tugas selanjutnya dari admin gudang adalah mengecek tanggal kadaluarsa barang. Kadang ada beberapa jenis barang yang harus rutin diperbarui, apalagi kalau jenisnya makanan atau minuman. Nah, admin gudang harus melakukan pencatatan terkait data barang yang sudah mencapai masa kadaluarsanya tersebut.
-
Membuat Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen penting yang harus dibawa driver atau kurir saat melakukan distribusi barang. Konsumen wajib menerima surat jalan sebagai bukti barang telah sampai ke tangan mereka. Nah, yang membuat surat jalan ini adalah admin gudang.
-
Mengecek Barang Retur
Dalam aktivitas perdagangan, kadang terjadi beberapa kendala yang membuat barang harus dikembalikan kepada penjual. Penyebabnya bisa bermacam-macam, bisa karena kerusakan, barang tidak lengkap, hingga kesalahan pengiriman barang. Tugas admin gudang adalah memeriksa barang yang dikembalikan tersebut sudah sesuai SOP atau Standar Operasional Prosedur perusahaan.
-
Melakukan Stok Opname
Selanjutnya, admin gudang juga memiliki tugas dalam melakukan stok opname. Istilah ini biasa digunakan untuk menyebut aktivitas perhitungan stok barang fisik yang ada di dalam gudang. Tujuan utama dari aktivitas ini adalah untuk memastikan stok barang dalam sistem sama dengan stok asli yang ada di gudang.
-
Mencatat Penggunaan Peralatan di Gudang
Admin gudang juga bertugas untuk segala penggunaan peralatan gudang. Hal ini dilakukan untuk menjaga keawetan dan keberadaan berbagai peralatan yang ada di gudang. Selain itu, admin gudang juga perlu berkomunikasi dengan karyawan di luar gudang yang berhubungan dengan gudang. Tujuannya adalah untuk memastikan aktivitas karyawan itu tidak menganggu alur keluar masuknya barang di gudang.
Tanggung Jawab Seorang Admin Gudang
Seorang admin gudang tentunya memiliki sejumlah tanggung jawab pekerjaan yang harus dijalankan dengan maksimal. Beberapa tanggung jawab seorang admin gudang adalah sebagai berikut:
- Mengawasi pelaksanaan bongkar muatan saat barang produksi sampai di gudang.
- Memiliki tanggung jawab atas ketersediaan barang dalam gudang.
- Melengkapi permintaan dan pengiriman muatan barang.
- Menandatangani surat jalan penerimaan dan muatan barang.
- Mencatat segala aktivitas masuk dan keluarnya barang produksi.
- Memonitor barang dan melakukan penarikan barang kalau sudah kadaluarsa.
- Memberikan informasi produk agar penempatannya sesuai dengan kategori.
- Membuat laporan gudang sesuai tenggat waktu yang sudah ditentukan sebelumnya.
- Menyimpan atau melaporkan surat jalan apabila dibutuhkan.
Skill Seorang Admin Gudang
Admin gudang adalah profesi yang penting bagi perusahaan terutama dalam aktivitas pergudangan. Karena itulah, seorang admin gudang harus memiliki beberapa skill atau keterampilan dasar tertentu, seperti:
- Bisa menggunakan komputer dan memiliki pengetahuan teknologi. Setidaknya, harus menguasai software dasar seperti Microsoft Word, Excel, dan Power Point.
- Harus teliti, karena pekerjaan ini membutuhkan kecepatan dan juga tuntutan di bawah tekanan.
- Memiliki kemampuan bekerja sama yang baik, karena nantinya admin gudang berhubungan dengan orang lain dalam menjalankan aktivitas pergudangan.
- Bisa berkomunikasi dengan baik, agar tidak terjadi kesalahpahaman atau miss komunikasi terkait stok barang.
- Menguasai ilmu matematika, setidaknya yang mendasar seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan juga pembagian.
- Tingkat adaptasi dengan teknologi cukup baik, karena admin gudang akan dituntut untuk bisa up to date dalam menggunakan software maupun hardware untuk menunjang kinerja gudang.
Baca juga: 6 Keuntungan Pakai Aplikasi Stok Barang SmartSeller!
Tips Merekrut Admin Gudang
Dalam merekrut admin gudang kamu harus melakukan proses seleksi yang ketat. Berikut beberapa tips merekrutnya:
- Membuat lowongan kerja melalui berbagai portal lowongan pekerjaan.
- Menggunakan jasa perusahaan outsource.
- Melakukan publikasi info lowongan kerja melalui media sosial atau forum kerja.
- Memanfaatkan software rekrutmen.
- Menggunakan sistem referral.
- Memberikan pertanyaan yang berhubungan dan sesuai dengan standar perekrutan.
Itulah tadi pembahasan seputar admin gudang. Setelah memahaminya, tentu kamu jadi tahu kalau admin gudang adalah bagian yang dinilai penting juga dalam bisnis, bukan? Untuk mempermudah pengelolaan gudang, kamu juga bisa memanfaatkan sistem yang baik, lho.
Seperti sistem manajemen inventori yang dimiliki SmartSeller. Dengan menggunakan SmartSeller, kamu jadi bisa mengatur dan memantau ketersediaan stok produk yang kamu tawarkan di mana pun dan kapan pun. Yuk, buktikan kemudahannya sekarang!