Membuat pembukuan keuangan seringkali dianggap sebagai hal yang rumit dan butuh proses yang panjang, sehingga banyak pemilik bisnis yang cenderung untuk mengabaikan pencatatan setiap transaksi yang terjadi dalam bisnisnya ke dalam pembukuan keuangan.

Padahal, baik itu untuk bisnis skala besar, menengah, hingga kecil, maupun untuk ukuran bisnis online kecil-kecilan, pembukuan keuangan wajib untuk dimiliki karena memiliki fungsi lebih dari sekadar digunakan untuk mencatat penjualan saja lho. Adanya pembukuan keuangan dapat membantu untuk hal-hal akuntansi dan keuangan bisnismu. 

Oleh karena itu, yuk, simak artikel ini sampai habis untuk mengetahui cara membuat pembukuan keuangan dengan simpel, lengkap dengan pengertian dan fungsinya!

Mengenal Arti dari Pembukuan Keuangan

Sudah tahu belum, kalau pengertian dari pembukuan itu ternyata diatur dalam undang-undang negara Republik Indonesia lho, tepatnya pada UU No. 28 Tahun 2007. 

Pada pasal 28 UU tersebut, disebutkan bahwa pembukuan merupakan suatu aktivitas mengumpulkan informasi-informasi dan data keuangan yang berupa harta, kewajiban finansial, modal usaha, biaya, harga penjualan dan pembelian barang atau jasa. Lalu, di dalamnya pula harus diikuti oleh laporan keuangan yang isinya neraca serta laporan laba dan rugi untuk periode tertentu.

Di UU saja, pembukuan keuangan didefinisikan dengan sedemikian rupa. Ini berarti, pemerintah juga mengharuskan keberadaan adanya aktivitas pembukuan dalam setiap bisnis. 

Hal ini bukan tanpa sebab atau dasar yang berarti lho. Pembukuan dapat digunakan untuk mempertanggungjawabkan data-data terkait keuangan di dalam bisnis, misalnya biaya akrual, transaksi jual beli hingga informasi finansial lainnya, ketika suatu saat data tersebut diperlukan untuk memenuhi kepatuhan hukum.

Fungsi Pembukuan Keuangan Dalam Bisnis

Selain dianjurkan oleh UU, pembukuan keuangan memiliki fungsi lain yang bisa jadi tolak ukur mengapa kamu harus membuatnya di dalam bisnismu. Berikut adalah fungsi dari pembukuan keuangan!

  1. Mengurangi risiko adanya kesalahan data

Dalam jalannya sebuah bisnis, transaksi bukan hanya terjadi di antara penjual dan pembeli, melainkan dengan pihak lainnya seperti supplier, distributor, atau pun dengan pemilik modal. 

Setiap transaksi yang ada patut untuk dicatat, agar jika diperlukan sewaktu-waktu, perusahaan bisa dengan mudah menyajikan informasi dan data yang akurat. Hal ini agar kamu juga terhindar dari masalah lain yang bisa timbul dari kesalahan data. 

  1. Menghindari kehilangan aset, produk, dan uang perusahaan

Dalam pengertiannya, pembukuan memuat segala informasi terkait keuangan, bahkan aset perusahaan. Bisnismu juga pasti memiliki beberapa aset dan produk atau jasa yang kamu tawarkan. Mungkin pada awalnya, aset pada bisnismu belum begitu banyak. Namun, seiring dengan berkembangnya bisnis, aset tersebut akan bertambah.

Oleh karena itu, agar bisnismu dapat selalu mencatat jejak atau histori dari aset, produk dan uang perusahaan, diperlukan pembukuan keuangan dan jika terjadi salah hitung, kamu bisa menggunakannya sebagai pertanggungjawaban.

  1. Mengetahui pajak usaha

Membangun usaha di dalam suatu wilayah, tentu harus mematuhi pula dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk aturan tentang pajak. Pembukuan keuangan dalam suatu usaha mampu membantumu dalam mengetahui seberapa besar nominal yang perlu dibayar sesuai dengan perhitungan dalam hukum yang berlaku.

Membayar pajak usaha yang sesuai adalah salah satu upaya kepatuhan hukum lho. Yuk, bayar pajak usahamu agar usaha yang kamu dirikan terhindar dari masalah hukum.

  1. Mengidentifikasi laba dan rugi perusahaan pada periode tertentu

Pemilik usaha pasti perlu mengetahui kinerja penjualan produk atau jasa pada usahanya untuk setiap periode, baik itu mingguan, bulanan, atau tahunan. Dengan melakukan tracking penjualan dalam pembukuan keuangan, kamu dapat mengetahui performa dari masing-masing periode., sehingga jika terdapat penjualan pada periode tertentu yang memiliki kerugian ataupun memberikan keuntungan, kamu bisa mengukur dan mengetahui tindakan seperti apa yang harus diambil oleh bisnismu.

  1. Melacak biaya operasional perusahaan

Pembukuan keuangan mampu membantu pemilik usaha untuk mengetahui seberapa besarnya pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan untuk biaya operasional bisnisnya. Pasalnya, di dalam biaya operasional terdapat biaya yang dapat berubah-ubah tergantung dengan kondisi atau disebut juga dengan biaya variabel.

Mengetahui biaya operasional perusahaan dapat membantu pemilik bisnis untuk memahami biaya-biaya operasional mana yang bisa dioptimalkan dan dikurangi seseuai dengan kebutuhan dan tujuannya.

Cara Membuat Pembukuan Keuangan yang Sederhana

Nah, dari fungsi dengan adanya pembukuan keuangan di dalam bisnis ini, diketahui fakta mengapa pembukuan tidak boleh untuk dilewatkan oleh setiap pemilik usaha. Oleh karena itu, yuk, simak cara membuat pembukuan di bawah ini!

  1. Memisahkan laporan pemasukan dan pengeluaran

Agar pembukuan yang dibuat tidak terkesan penuh dan banyak, hendaknya kamu memisahkan biaya mana yang merupakan pemasukan dan mana yang merupakan pengeluaran. Hal ini untuk mengurangi risiko pencatatan transaksi yang terlewat, penulisan ganda, hingga salah hitung.

Apa saja sih biaya yang termasuk ke dalam masing-masing kategori? Biaya yang dicatat dalam laporan pemasukan mencakup transaksi penjualan per hari, utang yang dibayarkan kepada kita, dan lainnya. Sedangkan laporan pengeluaran biasanya mencakup transaksi pembelian bahan baku atau stok barang, bayar tagihan listrik dan air, iuran bangunan, gaji karyawan, dan lainnya.

Selain memisahkan kedua laporan ini, pencatatan ini sebaiknya dilakukan pada setiap harinya untuk menghindari tidak tertulisnya suatu transaksi dan untuk memudahkanmu ketika ingin melakukan double check.

  1. Mencatat cash flow utama

Untuk membuat cash flow atau arus kas utama, data yang diperlukan adalah laporan debit, kredit dan saldo, di mana laporan debit adalah pemasukan arus kas pada setiap transaksi, laporan kredit adalah pengeluaran arus kas, dan saldo adalah nominal dari kas yang dimiliki. Agar lebih jelas, kamu bisa melihat contoh tabel di bawah ini:

Tanggal Keterangan Transasksi Debit Kredit Saldo
Saldo bulan Juni 2022 Rp25.000.000 Rp25.000.000
07/07/2022 Penjualan pada minggu pertama Rp2.500.000 Rp27.500.000
14/07/2022 Bayar listrik dan air Rp300.000 Rp27.300.000
15/07.2022 Bayar sewa gedung Rp2.500.000 Rp24.800.000
  1. Mencatat stok barang dan inventaris 

Agar memiliki pembukuan keuangan yang menyeluruh guna memudahkan kita sebagai pemilik bisnis untuk melacak setiap pengeluaran yang dibuat, perlu juga dibuat daftar stok barang dan inventaris yang digunakan oleh kantor. 

Pasalnya, kedua hal tersebut cenderung untuk terlewat karena nominalnya yang umumnya lebih kecil jika dibanding dengan jenis biaya yang lainnya. Jika pencatatan kedua hal ini terlewat, perusahaan akan kesusahan untuk melacak jumlah stok barang dan inventaris yang habis dan butuh untuk diganti.

  1. Menghitung laba dan rugi

Perhitungan laba rugi idealnya dihitung pada akhir bulan, tapi tidak menutup kemungkinan juga untuk dihitung harian atau mingguan, tergantung dengan kebutuhan setiap bisnis. 

Menghitung laba dan rugi dapat memberikan insight seberapa banyak uang yang didapat dari penjualan, beserta apakah dari penjualan dalam periode tersebut menghasilkan keuntungan atau kerugian. Dari situ, pemilik bisnis bisa menentukan langkah terbaik yang harus diambil sebagai respon atas kondisi yang ditemukan.

Itulah ulasan tentang pembukuan keuangan secara singkat, mulai dari pengertian, fungsi, dan cara sederhana untuk membuatnya!

Ada cara selain membuat pembukuan keuangan agar bisnismu dapat terkendali dengan efektif dan efisien lho, salah satunya dengan menggunakan platform SmartSeller yang memiliki fitur order management yang mampu memudahkanmu untuk mengelola aktivitas penjualan di bisnis online-mu!