Bagi kamu yang sedang menjalankan sebuah bisnis, membuat data penjualan bisa dibilang menambah daftar panjang pekerjaan rumah yang harus dilakukan. Namun bagaimana cara membuat data penjualan yang baik dan rapi?

Tidak hanya soal menaruh data di atas kertas, membuat laporan data penjualan harus dilakukan secara rapi, dapat dipahami oleh semua orang, dan tentunya ringkas atau tidak redundant.

Lewat artikel ini, kamu akan sedikit banyak mengetahui apa saja komponen data penjualan dan bagaimana cara membuat data penjualan agar lebih rapi dan tentunya mudah dipahami.

Apa itu Data Penjualan?

Data penjualan adalah sekumpulan data yang disajikan dalam sebuah laporan mengenai kondisi aktivitas transaksi penjualan yang terjadi pada waktu atau periode tertentu baik harian, bulanan, tahunan, dan kuartal.

Baca juga: Apa itu Open PO dalam Penjualan?

Kenapa Kamu Wajib Merangkum Data Penjualan?

Setiap langkah bisnis tentunya butuh keputusan. Baik itu keputusan strategis maupun keputusan-keputusan kecil yang sifatnya preventif atau memperbaiki kesalahan. Nah, untuk menentukan keputusan bisnis, kamu memerlukan pertimbangan-pertimbangan salah satunya lewat data penjualan.

Tanpa adanya data penjualan, kamu akan kesulitan menentukan langkah strategis bisnis. Bahkan bukan tidak mungkin, apabila kamu tidak memiliki data penjualan, bisnis yan gkamu jalankan tidak memiliki arah yang mungkin bisa membuat bisnismu merugi.

Selain itu, data penjualan juga berfungsi sebagai alat peramalan atau forecasting tools untuk memprediksi beban penjualan, potensi adanya penurunan penjualan, volume penjualan, dan jumlah keuntungan yang didapat di masa mendatang.

Komponen Data Penjualan

Sebelum memahami cara membuat data penjualan yang rapi dan mudah dimengerti, kamu harus memahami apa saja komponen yang harus ditulis ke dalam data penjualan. Namun sebenarnya, dalam membuat data penjualan tidak ada teori yang pasti komponen apa yang harus dimasukkan ke dalam data penjualan. Semua tergantung dengan bisnis yang sedang kamu jalani.

Misalnya, bisnis jasa dan bisnis ritel keduanya mungkin memiliki komponen data penjualan yang berbeda. Kemudian bisnis yang sifatnya musiman juga pasti memiliki komponen dan penyajian yang berbeda dengan bisnis yang berjalan sepanjang tahun.

Tapi, setidaknya beberapa komponen berikut ini wajib kamu tulis ke dalam data penjualan.

  1. Volume Penjualan

Komponen pertama adalah volume penjualan atau sales volume yaitu seberapa banyak unit atau produk yang berhasil dijual dalam satu periode tertentu secara spesifik. Misalnya, volume penjualan harian, mingguan, bulanan, atau bahkan per-tiga bulan.

Selain waktu, apabila kamu memiliki lebih dari satu jenis produk, maka kedua datanya bisa disajikan secara terpisah. Selain itu apabila bisnis kamu lebih kompleks, misalnya memiliki cabang, memiliki lebih dari satu kanal penjualan, atau memiliki lebih dari satu departemen penjualan, maka masing-masing dari itu harus kamu sajikan datanya.

Ditambah, dalam komponen sales volume kamu juga wajib menyertakan perhitungan sales volume variance agar kamu bisa mendapatkan data penjualan sebenarnya. Sales volume variance sendiri adalah selisih antara keuntungan yang didapat dengan jumlah produk yang dijual dalam satu periode waktu.

  1. Transaksi Keuangan

Tidak lengkap rasanya apabila tidak memasukkan transaksi keuangan dalam data penjualan. Hal ini karena setiap transaksi yang ada pasti berhubungan dengan uang. Laporan keuangan bisa kamu buat baik harian, bulanan, maupun tahunan dan masing-masing waktu memiliki cara penyajian yang berbeda.

Untuk transaksi harian kamu cukup membuat jurnal transaksi yang berisi perhitungan jumlah transaksi yang terjadi dalam satu hari atau jika perusahaan kamu memiliki shift, maka transaksi yang dicatat adalah per shift. 

Transaksinya pun bisa bersifat langsung maupun tidak langsung. Transaksi langsung misalnya transaksi penjualan baik yang sifatnya cash, non-cash, maupun transaksi piutang. Sedangkan transaksi tidak langsung adalah transaksi selain karena penjualan. Misalnya, pembelian stok barang tiba-tiba,

Untuk periode bulanan atau tahunan, kamu bisa membuat laporan keuangan yang lebih spesifik. Misalnya arus kas, laporan laba-rugi, laporan neraca saldo, dan jurnal keuangan

  1. Aktivitas Stok Barang

Cara membuat data penjualan juga tidak terlepas dari catatan aktivitas stok barang yang berisi jumlah dan arus keluar-masuk stok barang pada periode waktu tertentu. Adapun fungsinya adalah untuk mengetahui mana stok yang memiliki arus keluar-masuk tinggi, bahan apa saja yang habis digunakan untuk produksi, kapan waktu rata-rata stok habis dan berfungsi mencocokan data penjualan secara riil.

Baca juga: Tips Manajemen Stok Barang sesuai Barang yang DIjual

  1. Kanal Penjualan

Di era digital ini, ada satu komponen data penjualan yang harus dimasukkan ke dalam data penjualan yaitu aktivitas kanal atau tempat kamu berjualan. Saat ini, tempat penjualan tidak hanya melalui satu pintu saja. Pasti di antara kamu ada yang memanfaatkan media lain seperti social media, website, dan marketplace.

Untuk memaksimalkan data penjualan, kamu wajib memasukkan traffic aktivitas dari masing-masing tempat kamu berjualan yang berfungsi untuk mengetahui dari mana konsumen kamu berasal dengan melihat kanal penjualan mana yang memiliki traffic paling banyak.

  1. Key Performance Indicator (KPI)

Di era bisnis modern, cara membuat data penjualan juga tidak lepas dari yang namanya komponen KPI yaitu alat untuk mengukur kinerja bisnis dalam mencapai tujuannya. Sejatinya, KPI sangat bersifat makro, itu artinya data yang disajikan sangat luas dan tidak hanya berfokus pada penjualan saja.

Namun, biasanya kamu tetap bisa mengerucutkan KPI ke masing-masing unit kerja salah satunya bagian penjualan. Contohnya, ketika bisnis coffee shop ingin menargetkan penjualan 1.000 cup per hari. Maka data KPI ini berguna untuk menetapkan strategi dan mengukur sejauh mana strategi yang diterapkan dapat mencapai tujuan 1.000 cup per hari.

Baca juga: Leverage, Strategi Melipatkagandakan Penjualan

Cara Membuat Data Penjualan yang Baik dan Rapi

Masuk ke dalam cara membuat data penjualan. Sama seperti komponennya, tidak ada format atau template yang pasti terkait laporan data penjualan. Tapi ada beberapa cara membuat data penjualan kamu agar jadi lebih rapi di antaranya berikut ini.

Tentukan Tujuan

Pertama, cara membuat data penjualan adalah memahami kepada siapa data penjualan tersebut dihadirkan, Kepada investor? manajemen? atau kepala unit bisnis. Berbeda audience maka penyajiannya pun juga berbeda.

Misalnya kamu ingin menyajikan data penjualan kepada investor, maka data yang disajikan bukanlah data penjualan harian, namun data penjualan selama 1 hingga 5 tahunan. Sementra apabila data disajikan kepada kepala unit bisnis, kamu bisa meyajikan data harian, mingguan, kuartal, maupun tahunan.

Tentukan Rentan Waktu laporan

Ada empat waktu periode data penjualan yaitu harian, bulanan, kuartal, dan tahunan. Masing-masing data penjualan memiliki kebutuhan data yang berbeda. Nah, untuk mendapatkan data yang spesifik terutama terkait dengan periode waktu, kamu juga harus menentukan rentan data waktunya.

Begini, misal kamu ingin membuat data penjualan harian, maka data yang dibutuhkan hanya pada saat hari itu juga, demikian juga dengan data bulanan maka data yang dibutuhkan hanya data pada bulan tersebut bukan dari awal tahun.

Kumpulkan Data-Data Penting yang Masih Relevan

Kemudian, cara membuat data penjualan yang baik adalah kamu memiliki cukup data yang relevan termasuk berdasarkan pada komponen yang dijelaskan sebelumnya di dalam artikel ini. Selain itu, kamu juga perlu melakukan konsolidasi data dari berbagai sumber. Apakah data yang disajikan akurat atau tidak, sesuai dengan kondisi sebenarnya atau tidak.

Ketelitian dalam membaca data penjualan menjadi sangat penting. Ingat, menurut studi, 91% pengusaha memiliki masalah dalam membuat data penjualan yang 12% di antaranya mengalami kerugian.

Baca juga: Apa itu Omnichannel dalam Bisnis Modern?

Visualisasikan Data Penjualan

Cara membuat data penjualan yang baik adalah dengan memvisualisasikan informasi atau data yang didapat ke dalam bentuk ilustrasi salah satunya adalah menggunakan chart. Hal ini untuk mempermudah orang-orang yang akan membaca data penjualan tersebut.

Buat Ikhtisar Laporan

Siapa bilang data penjualan tidak perlu narasi? Narasi atau ikhtisar dalam data penjualan itu penting yang berisi rangkuman seluruh data yang disajikan. Ikhtisar membantu pembaca dalam memahami data-data yang sulit dimengerti. Selain itu, di dalam ikhtisar kamu juga bisa mencantumkan istilah-istilah bisnis yang sulit dimengerti.

Gunakan Aplikasi Bisnis Online

Terakhir adalah menggunakan Aplikasi toko online Saat ini ada berbagai layanan teknologi bisnis dalam bentuk aplikasi yang mampu mempermudah kamu dalam mengoperasikan bisnis terutama dalam hal membuat laporan data penjualan. SmartSeller salah satunya.

Dengan SmartSeller kamu bisa mendapatkan data penjualan secara komprehensif yang disajikan dalam ilustrasi data yang mudah dipahami oleh siapa pun. Selain itu, data penjualan pada SmartSeller tersambung ke berbagai layanan channel penjualan. Sehingga setiap transaksi yang masuk akan terekam secara otomatis oleh sistem.

Yuk optimasi bisnsimu dengan aplikasi toko online Smartseller sekarang juga dan dapatkan berbagai macam kemudahannya.