Kartu stok barang adalah salah satu barang yang dapat menunjang bisnismu terutama dalam aktivitas akuntansi dan inventaris bisnis agar mampu terhindar dari kerugian yang disebabkan oleh pengelolaan dan pengaturan bisnis yang kurang teliti. Lantas, seperti apa itu kartu stok barang?
Tidak dapat dipungkiri, dalam setiap bisnis pasti terjadi aktivitas akuntansi yang berjumlah banyak dan tidak jarang juga cukup sulit untuk dilakukan. Dalam hal tersebut, bisa terjadi kemungkinan kesalahan, baik itu dalam pencatatan yang terlewat, salah catat, atau bisa saja tercatat dua kali. Semua ketidaktelitian tersebut dapat menimbulkan kerugian tersendiri pada bisnismu.
Tentu saja, kamu ingin menghindarinya bukan? Nah, salah satu alternatif cara untuk dapat membantu aktivitas akuntansi bisnismu, seperti melacak berbagai transaksi, pembelian, penjualan, refund, atau yang lain, adalah dengan memiliki kartu stok barang.
Tenang, di bawah ini, kamu akan mendapatkan pembahasan singkat mengenai apa itu kartu stok barang, mulai dari pengertian, fungsi, manfaat, dan bagaimana cara membuat kartu stok barang. Yuk, simak!
Pengertian Kartu Stok Barang
Dalam bisnis, kartu stok barang atau dikenal juga dengan stock card atau bind card punya peranan sebagai kartu pembukuan, bisa dalam bentuk kertas maupun digital, yang digunakan untuk mencatat rincian seluruh aktivitas yang terjadi dalam bisnismu.
Transaksi tersebut dapat mencakup dari pembelian, penjualan, refund, pemesanan, ataupun jenis transaksi yang mungkin ada.
Pada dasarnya, kamu bisa melihat masuk dan keluarnya stok barang dan saldo keuangan pada bisnismu melalui kartu stok barang ini. Lantas, seperti apa bentuk dari kartu ini?
Biasanya setiap perusahaan punya templatenya masing-masing karena informasi yang dimasukkan tergantung dari kebutuhan. Nah, sebagai gambaran sederhana, banyak perusahaan yang mencantumkan informasi seperti nama, kode barang, dan kapasitas stok barang di dalam kartu stok barang.
Tonton juga: #SellerStory Haromain Dates : Dari Guru Ngaji Hingga Omset Ratusan Juta Per Hari
Fungsi Kartu Stok Barang
Kapan kamu memerlukan adanya kartu ini? Ketika bisnismu punya mobilitas dan arus perputaran stok barang yang cepat dan tinggi, hendaknya kamu menggunakan kartu ini untuk membantu pengecekan inventaris.
Adapun fungsi lain dari kartu stok barang adalah sebagai berikut.
-
Membantu Pengelompokan Stok Barang
Terlepas dari besar atau kecilnya suatu bisnis, stok barang jadi hal yang perlu diperhatikan. Kadang-kadang, ada waktu di mana stok barang membludak hingga memenuhi seluruh area gudang penyimpanan. Nah, kamu bisa lebih mengatur pengelompokan dan penempatan stok barang yang kamu punya melalui kartu ini.
Kartu ini sangat berguna dan wajib ada di area penyimpanan stok barangmu. Stok barang yang masuk bisa dicatat dan dituliskan kategorinya terlebih dahulu. Lalu, kamu juga bisa mencatat di bagian area gudang mana barang ini disimpan. Selain stok barang bisa dijaga kuantitasnya, keluar masuknya stok barang juga lebih efektif.
-
Mengendalikan Kuantitas Stok Barang
Fungsi dari kartu stok barang yang tidak kalah pentingnya adalah kamu dapat lebih mudah mengetahui stok barang mana yang harus dipenuhi kembali. Dalam kartu ini, umumnya dicantumkan informasi minimum level atau jumlah minimum stok barang yang harusnya ada di gudang penyimpanan.
Ketika jumlah minimum itu tercapai, kamu bisa memesan kembali stok barang tersebut. Selain minimum level, ada juga maximum level yang berarti jumlah maksimal barang yang perlu ada di gudang penyimpanan. Kedua indikator tersebut dapat digunakan untuk mengendalikan jumlah stok barang agar tidak berlebih dan tidak kurang juga.
-
Menunjang Kegiatan Audit Internal
Audit internal wajib untuk dilakukan secara berkala oleh suatu bisnis. Pasalnya, salah satu yang diperiksa dalam audit adalah pengeluaran biaya yang perlu dalam batas yang wajar. Lantas, bagaimana kartu stok barang membantu proses audit internal dalam mengetahui pengeluaran yang dilakukan oleh bisnis?
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, kartu ini dapat digunakan untuk mencatat keluar masuknya stok barang. Secara tidak langsung, kamu dapat menggunakan kartu ini sebagai bukti lain adanya barang yang masuk atau keluar. Dengan kata lain, kartu ini mampu digunakan untuk mengecek kebenaran suatu transaksi terkait stok barang.
Fungsi penting dari kartu stok barang di ataslah yang membuat banyak perusahaan-perusahaan masih menggunakan kartu ini dalam urusan inventorinya. Adanya inventori yang teratur dapat membantumu lebih efektif dan tepat dalam mengeluarkan modal stok barang. Bisnis akan terhindar dari kelebihan stok barang atau pun dead stock.
Baca Juga: Apa Saja yang Diperlukan untuk Management Warehouse?
Manfaat Kartu Stok Barang
Dari fungsi yang telah dijabarkan di atas, kita tahu bahwa kartu ini dapat membantu menjaga proses manajemen level stok barang pada suatu bisnis. Kamu dapat dengan mudah menentukan stok mana yang perlu dibeli dan mana yang belum perlu. Selain itu, kartu ini juga dapat memberikan manfaat-manfaat sebagai berikut ini.
-
Mencegah Risiko Salah Hitung
Pengecekan stok barang yang masuk dan keluar memang bisa dilihat dari bukti pembayaran atau faktur, yaitu dengan mengecek apakah jumlah stok barang yang ada sama dengan bukti pembayaran tersebut. Akan tetapi, kartu ini dapat lebih mempercepat dan mempermudah proses tersebut. Pengecekan tersebut jadi lebih aman juga!
-
Sebagai Salah Satu Sumber Data Inventaris
Segala informasi yang tercatat dalam kartu stok barang dapat menjadi data untuk kebutuhan pelaporan yang mungkin diperlukan dalam audit internal tahunan. Selain itu, data tersebut dapat digunakan untuk menganalisa stok barang yang didistribusikan.
-
Penataan Gudang Penyimpanan Lebih Teratur
Ketika pengelompokan stok barang sudah diatur, secara otomatis peletakan stok barang pun juga dapat diatur dengan lebih rapi. Adanya kartu ini juga memudahkanmu untuk mengetahui letak barang lebih cepat. Hal ini juga mampu mengurangi kehilangan stok barang.
Baca Juga: Yuk, Kenali Contoh Bukti Transaksi Sebelum Jalani Bisnis
Cara Membuat Kartu Stok Barang
Kamu dapat membuat template kartu ini sendiri lho, salah satunya dengan menggunakan Excel. Berikut ini adalah cara yang bisa dilakukan.
-
Membuat Desain
Desain kartu ini tidak perlu yang sedemikian rupa. Hal yang terpenting adalah tabel kartu ini dapat dilihat dan dibaca secara jelas oleh siapa saja yang akan melihatnya. Gunakan warna yang cerah untuk pembacaan yang jelas.
-
Membuat Tabel yang Berisi Informasi yang Dibutuhkan
Kamu pun bisa memasukkan informasi sesuai kebutuhan yang sekiranya diperlukan dalam pengecekan stok barang. Adapun informasi yang biasanya dicantumkan antara lain:
- Tanggal masuk barang
- Kode stok barang
- Nama
- Informasi stok, yang berisi:
- Nama satuan barang, misalnya pcs, kg, lt, box, atau buah.
- Jumlah awal
- Jumlah barang masuk/in
- Jumlah barang keluar/out
- Jumlah akhir barang
- Level stok barang (jumlah minimum stok barang yang harus ada di gudang)
-
Mencetak Kartu
Kalau desain dan informasi dalam tabel sudah selesai, maka cetak kartu tersebut sebanyak jumlah yang diperlukan. Sebaiknya, setiap kategori stok barang punya kartu stoknya masing-masing agar memudahkan pencatatan dan pengecekan.
Itulah sedikit penjelasan tentang kartu stok barang. Adanya kartu ini dapat mempermudah urusan inventori bisnismu lho! Bisnis juga akan lebih terhindar dari risiko kehilangan barang atau salah hitung.
Ingin pengaturan stok barang dalam bentuk digital? Pakai aja SmarSeller! Lewat satu dashboard aja kamu bisa mengatur stok barang di setiap channel penjualan online dengan lebih mudah dan praktis. Yuk, download SmartSeller sekarang!