Management warehouse, atau dalam Bahasa Indonesia disebut dengan manajemen gudang, adalah salah satu metode pengaturan operasional inventaris yang wajib dilakukan oleh setiap usaha. Tanpa adanya proses tersebut, pengelolaan operasional bisnis akan sulit dilakukan dan menjadi tidak lancar. Management warehouse yang dilakukan dengan baik tentunya akan membantu pemilik usaha mengatur keluar masuknya barang sehingga operasional bisnis akan lancar dan tidak terganggu.
Sebagai seorang pemilik bisnis, ada baiknya kamu memahami betul tentang proses dari manajemen gudang tersebut. Management warehouse akan sangat membantumu selama usaha berjalan. Dalam artikel berikut akan dijelaskan dengan lebih lengkap seputar manajemen gudang untuk para pemilik bisnis.
Pengertian Management Warehouse
Management warehouse adalah proses operasional dalam gudang. Setiap perusahaan yang memiliki gudang pastinya akan memerlukan hal tersebut. Di Indonesia, istilah yang sering didengar adalah manajemen gudang atau manajemen pergudangan. Pengertiannya juga tetap sama. Secara singkat management warehouse mengelola dan mengatur setiap aktivitas yang terjadi dalam gudang. Mulai dari pencatatan barang masuk dan keluar hingga perhitungan stok barang.
Perusahaan yang mengelola gudangnya sering kali membangun sistem sendiri agar proses pengelolaan gudang menjadi lebih akurat dan terotomasi. Tidak jarang juga perusahaan tersebut menggunakan aplikasi lain yang digunakan untuk mengelola gudang. Di era digital saat ini, kemudahaan menemukan aplikasi untuk management warehouse sangat besar. Sudah tersedia berbagai macam aplikasi yang bisa digunakan untuk membantu pengelolaan gudang. Tidak hanya perusahaan besar, UMKM sekalipun bisa memanfaatkan aplikasi tersebut untuk pengelolaan gudang.
Proses Warehouse Management yang Penting untuk Diketahui
Proses manajemen gudang ada berbagai macam. Proses tersebut tentunya bervariasi tergantung pada jenis perusahaan yang berjalan dan kebutuhan perawatan barang di gudang. Paling tidak, terdapat 5 proses management warehouse yang perlu kamu ketahui agar kondisi pengelolaan gudang menjadi lebih lancar:
-
Pelacakan Inventaris
Inventaris perusahaan tergolong memiliki jumlah yang cukup banyak. Proses pertama yang wajib diketahui dan diterapkan adalah pelacakan inventaris tersebut. Setiap inventaris yang ada dalam perusahaan adalah aset penting untuk usaha. Jika terjadi kehilangan, maka perusahaan bisa sangat dirugikan.
Pelacakan inventaris juga sangat bermanfaat untuk proses lainnya seperti perhitungan aset, menghitung stok barang dan bahan, hingga menghitung berapa kebutuhan bahan untuk stok di masa mendatang. Semuanya bisa dijalankan dengan mudah ketika ada sistem pelacakan inventaris yang akurat.
-
Pengemasan Barang
Proses pengemasan juga sangat berpengaruh dalam suatu management warehouse. Barang yang dikemas tidak bisa sembarangan. Baik itu adalah barang yang dikemas untuk pelanggan maupun barang yang dikemas untuk disimpan, semuanya pasti memiliki prosedur tersendiri. Misalnya, pengemasan produk untuk obat-obatan tidak bisa disamakan dengan cara pengemasan produk garmen atau pakaian. Pengemasan obat-obatan perlu sangat hati-hati dan tidak terkena sinar matahari langsung untuk menjaga kandungan obat di dalamnya. Sebaliknya, pengemasan pakaian akan tetap aman saat terkena matahari.
Karena proses pengemasan barang cukup penting dalam suatu gudang, setiap perusahaan biasanya memiliki SOP atau Standard Operational Procedure yang merupakan tata cara pengemasan yang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku. Ini untuk menjaga kondisi barang agar tetap dalam kualitas yang baik dan mampu bertahan lama. Proses pengemasan untuk barang yang dikirimkan ke pelanggan juga perlu memperhatikan label pengiriman. Label pengiriman perlu ditempel dan diletakkan di area yang terlihat dengan jelas agar kurir bisa mengirimkan barang di lokasi yang tepat.
Baca Juga: Pengertian Pengemasan serta Fungsi dan Tipsnya
-
Penerimaan dan Penyimpanan Barang
Pengelolaan gudang juga berhubungan erat dengan penerimaan barang serta penyimpanannya. Setiap barang yang masuk ke gudang perlu dicatat dan dikelola oleh sistem manajemen gudang. Pencatatan tersebut diperlukan untuk proses pengelolaan gudang agar data yang diterima akurat, apalagi jika perusahaan memiliki lebih dari satu lokasi gudang. Pencatatan barang yang masuk perlu dilakukan untuk melihat mana jenis barang yang bisa disimpan jangka pendek atau jangka panjang.
Sistem penerimaan juga berhubungan dengan penyimpanan barang. Barang yang perlu dihabiskan dengan cepat memiliki label tersendiri dan berbeda dengan barang yang memiliki masa simpan lebih lama. Ini untuk menghindari terjadinya penumpukan barang yang bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Sebagian besar operasional gudang memiliki alat scanner yang bisa digunakan untuk memindai label yang ada pada barang. Label tersebut menjelaskan kondisi barang, sehingga tetap bisa dilacak apakah barang tersebut perlu disimpan atau langsung dikirimkan. Proses pelabelan tersebut juga merupakan salah satu proses penting dalam management warehouse.
-
Pengiriman
Pengiriman barang juga merupakan bagian dari operasional dalam pengelolaan gudang. Operasional gudang mengelola setiap barang yang perlu dikirimkan serta pencatatan dan penjadwalan proses kirim. Pihak gudang tersebut akan berhubungan langsung dengan jasa pengiriman untuk memudahkan proses pengiriman barang. Dengan demikian, barang bisa tetap dikirimkan dengan tepat waktu tanpa terjadi kesalahan.
Untuk UMKM, proses pengiriman juga dilakukan dengan cara yang sama. Hanya saja mungkin proses pengiriman UMKM masih dalam skala yang kecil. Pemilik bisnis yang menggunakan aplikasi untuk pengelolaan gudang bisa memilih sistem aplikasi yang juga memiliki pilihan jasa pengiriman agar proses kirim paket menjadi lebih mudah. Sistem aplikasi yang dilengkapi dengan layanan kurir bisa memudahkan kinerja operasional usaha menjadi lebih baik.
-
Pelaporan
Operasional pengelolaan gudang juga perlu melakukan pelaporan. Proses pelaporan ini sangatlah penting untuk dilakukan secara rutin dan berkala. Tanpa adanya pelaporan yang akurat, pihak perusahaan akan kesulitan melacak inventaris perusahaan dan juga barang yang masuk ataupun keluar. Pelaporan tersebut juga perlu dilakukan karena dapat membantu proses laporan keuangan usaha.
Laporan keuangan usaha akan memerlukan data aset usaha, barang keluar, barang masuk, serta stok barang yang semuanya dikelola oleh operasional gudang. Jadi, setiap laporan dari operasional manajemen gudang, akan sangat bermanfaat untuk laporan keuangan usaha secara rutin.
Tonton Juga: #SellerStory Batik Bayong Sukses Bisnis Hijab Fashion Designer
Dengan adanya management warehouse yang dikelola dengan baik, logistik suatu usaha akan lebih teratur dan terstruktur. Permasalahan seperti kehabisan stok barang atau barang pelanggan yang belum terkirim bisa dihindari. Secara tidak langsung, pengelolaan gudang tersebut juga membantu untuk menjaga keberlangsungan proses usaha. Perusahaan bisa menjadi lebih fokus pada meningkatkan nilai usaha, pemasaran, dan penjualan karena inventaris usaha dalam keadaan aman sehingga usaha bisa semakin berkembang lebih pesat.
UMKM juga perlu menerapkan sistem operasional untuk pengelolaan gudang tersebut. Pengelolaan gudang secara sederhana tetap diperlukan oleh usaha kecil agar bisa berkembang dengan baik. Karena UMKM tidak memiliki modal yang cukup besar untuk menyewa sistem operasional gudang yang canggih, mereka bisa memanfaatkan aplikasi management warehouse yang memudahkan proses operasional gudang seperti SmartSeller.
Aplikasi seperti SmartSeller dapat diunduh gratis dan digunakan dengan harga yang sangat terjangkau. Terdapat fitur Inventory Management yang akan membantu setiap usaha mengelola inventaris dalam perusahaan. Sistemnya yang otomatis tentunya lebih mudah digunakan dibandingkan dengan cara manual. Kamu tidak perlu khawatir kehabisan stok barang dengan pakai SmartSeller. Langsung saja yuk coba pakai SmartSeller!