Dalam transaksi jual beli, perlu ada kwitansi pembayaran yang bisa dijadikan bukti jika transaksi telah dilakukan. Nah, kwitansi ini berbeda ya dari nota. Mulai dari fungsi hingga template dan kertas yang digunakan.
Dalam cara membuat kwitansi pembayaran yang benar, perlu diperhatikan beberapa komponen seperti ada tanda tangan penjual dan pembeli, nomor kwitansi, waktu terjadinya transaksi, nominal, hingga deskripsi tentang transaksi tersebut.
Bila nota hanya berisi rincian, maka kwitansi harus lebih detail lagi. Bahkan, harus ada materai lantaran nominal transaksi yang dilakukan cukup besar. Nah, dalam ulasan ini, kamu akan belajar cara untuk membuat kwitansi pembayaran yang tepat.
Cara Membuat Kwitansi Pembayaran yang Tepat
Tata cara dalam pembuatan kwitansi yang sederhana, dapat dilihat sebagai berikut:
-
Nomor Urut Kwitansi
Pastikan kamu menuliskan nomor transaksi dengan jelas dan urut. Kamu bisa membuat pembukuan terpisah yang berfungsi untuk mencatat nomor urut transaksi tiap bulannya. Jadi, tidak akan ada kekeliruan.
Contoh dari nomor kwitansi adalah 011/11/22. Artinya, transaksi dilakukan di bulan November 2022 dan berada di urutan ke-11. Bisa juga menggunakan format lain yang terdiri dari nomor urut, tanggal, bulan, dan tahun. Pastinya, format ini akan lebih panjang.
-
Nama Lengkap Pembeli
Pastikan kamu juga menuliskan Nama Lengkap Pembeli atau pemberi uang di bagian kolom Telah Diterima Dari. Hati-hati dalam menuliskan nama. Cek kembali dan sesuaikan dengan kartu identitas pembeli agar tidak ada kesalahan di kemudian hari.
-
Nominal Uang yang Diterima
Tuliskan dengan jelas nominal yang diterima oleh penjual. Di bagian kolom Uang Sejumlah, tuliskan nominal dalam format angka. Kemudian, lengkapi dengan format huruf pada bagian Terbilang, yang perlu ditulis tanpa ada kesalahan sedikitpun agar lebih mudah terbaca nantinya.
Pastikan kamu juga menuliskan nominal angka dalam format rupiah yang sudah disempurnakan. Seperti: Rp1000.000,- atau Rp1000.000,00.
-
Deskripsi Tujuan
Dalam kwitansi pembayaran, kamu juga harus menuliskan deskripsi tujuan dari uang tersebut. Tujuan ini dituliskan di kolom Untuk pembayaran. Nah, isi deskripsi bebas sesuai dengan tujuan transaksi. Misal, untuk pembelian tas branded merk A sebanyak 4 buah, untuk DP pre order tas branded merk B.
-
Waktu Transaksi
Terakhir, dalam cara membuat kwitansi pembayaran, kamu harus menyertakan waktu transaksi dilakukan. Sertakan tempat dan tanggal transaksi dan letakkan di bagian kanan paling bawah. Jangan lupa juga untuk menambahkan nama terang penjual atau penerima uang serta tanda tangannya sebagai bukti.
Bila nominalnya terlalu besar, kamu juga harus menambahkan materai 10.000 sebagai bukti sah transaksi tersebut.
Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Membuat Kwitansi
Ketika membuat kwitansi pembayaran, kamu juga perlu memperhatikan beberapa hal, di antaranya:
- Kamu harus memastikan nama penerima uang tertulis dengan lengkap dan sesuai dengan identitas.
- Jangan menandatangani kwitansi kosong yang tidak ada deskripsi kegunaan, nominal, maupun waktu transaksi.
- Pastikan untuk kamu selalu membubuhkan tanda titik (.) di akhir kalimat.
- Tuliskan tempat dan tanggal terjadinya transaksi atau sewaktu kwitansi dibuat dengan format yang tepat dan dalam jarak yang pas.
- Jika kwitansi menggunakan materai, maka tanda tangan penerima uang harus dimulai dari atas materai.
- Kwitansi dan nota berbeda, jadi kamu wajib mengetahuinya. Sebab, kertas yang digunakan pun berbeda.
Nah, itulah cara membuat kwitansi pembayaran yang tepat dan benar. Jangan khawatir, saat ini kamu juga membuat kwitansi pembayaran secara digital seperti yang banyak tersebar di internet. Namun jangan lupa untuk tetap hati-hati memiliki jasa pembuatan kwitansi digital agar data perusahaan tetap aman.
Kwitansi pembelian memang cukup penting apalagi jika produk yang anda jual adalah barang elektronik yang bergaransi. Karena dengan kwitansi, user dapat mengklaim garansinya suatu hari jika diperlukan dengan tanda bukti kwitansi pembelian barang. Namun, anda tidak perlu bingung untuk membuat kwitansi, cukup gunakan aplikasi Smartseller yang dapat mempermudah anda dalam menyiapkan bukti pembayaran semacam invoice atau biasa dikenal dengan nama kwitansi pembayaran.