Pengelolaan database pelanggan terkadang kurang begitu diperhatikan oleh pelaku usaha, yang hanya berfokus pada penjualan dan promosi produk. Padahal nyatanya database pelanggan sangat berkontribusi pada kemajuan bisnis. Pengelolaan database pelanggan yang baik dan benar akan membuat bisnis terus berkembang ke arah yang lebih baik karena dapat membantu dalam strategi pemasaran serta menilai sejauh mana performa bisnis tersebut. Dengan begitu, proses evaluasi secara keseluruhan pun lebih terarah.
Artikel berikut akan membahas bagaimana cara melakukan pengelolaan database pelanggan yang baik dan benar serta cara menjaga keamanannya
Database Pelanggan dan Cara Mendapatkannya
Sebelum membahas bagaimana cara melakukan pengelolaan database pelanggan yang tepat, pahami terlebih dahulu makna dari database pelanggan. Secara umum database pelanggan dapat didefinisikan sebagai himpunan data dan informasi terkait pelanggan yang disimpan secara sistematis, yang jika diolah dengan cara yang tepat akan sangat bermanfaat bagi pelaku usaha dalam mengembangkan bisnisnya. Data-data pelanggan tersebut meliputi data demografis, geologis, maupun psikografi.
Database pelanggan ini bukan hanya sekadar data biasa. Melalui database pelanggan, kamu dapat menganalisis performa bisnismu, menentukan strategi pemasaran yang tepat, mengetahui potensi pasar sehingga bisnismu dapat berkembang secara bertahap dan tidak stagnan. Selain itu, database pelanggan juga bisa menjadi sarana komunikasi antara pelaku usaha dengan pelanggan. Kamu bisa mengontak mereka untuk memberi tahu soal peluncuran atau pembaruan produk serta promo-promo khusus. Mempertahankan hubungan baik dengan pelanggan merupakan aset berharga bagi bisnis, yang secara tidak langsung membantu keberlangsungan suatu usaha untuk jangka panjang.
Untuk dapat melakukan pengelolaan database pelanggan, tentunya kamu perlu mengumpulkan data-datanya terlebih dahulu. Pengumpulan data ini bisa dilakukan dengan cara yang legal dan resmi, baik secara manual maupun digital.
Pertama, kamu bisa mendapatkan data-data pelanggan dengan melakukan survei pelanggan di beberapa lokasi. Survei ini bisa dilakukan secara tatap muka dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terkait produk atau bisnis langsung kepada pelanggan, atau bisa juga secara online dengan membagikan kuesioner berupa form lewat link. Dengan survei, selain memberi kesempatan bagi pelanggan untuk memberikan penilaian mereka, kamu juga bisa mengumpulkan data-data mereka karena biasanya pelanggan akan selalu diminta untuk mengisi identitas diri.
Disamping survei, kamu bisa memanfaatkan riwayat transaksi penjualan pelanggan yang tersimpan. Pelanggan yang membeli produk dari perusahaanmu biasanya meninggalkan “jejak” berupa identitas diri, entah itu nama, nomor telepon, atau email. Kamu dapat melacak data dari masing-masing pelanggan yang melakukan pembelian untuk mengumpulkan data mereka.
Tak hanya itu, pengadaan acara-acara promosi atau webinar/seminar juga dapat membantumu mendapatkan database pelanggan. Hal ini dikarenakan biasanya saat mengikuti event-event seperti itu para peserta akan diminta melakukan registrasi data diri. Dengan demikian, pelaku usaha selaku penyelenggara acara bisa memiliki data-data pribadi peserta.
Database pelanggan juga bisa didapatkan lewat berbagai platform media sosial seperti Linkedin, Instagram, Twitter, atau Facebook. Kuncinya kamu harus rajin berinteraksi dengan calon pelanggan, dengan sering membagikan informasi penting terkait bisnis atau melakukan melakukan polling kecil-kecilan soal produk.
Selain cara-cara di atas, pelaku usaha bisa memperoleh database pelanggan lewat email marketing, content marketing, form dan live chat widget pada website bisnis, dan riset. Hindari untuk membeli database pelanggan dari pihak ketiga, karena itu tidak resmi dan tanpa izin.
Baca juga: Optimalkan Bisnismu dengan Metode Pemasaran Efektif
Cara Melakukan Pengelolaan Database yang Tepat
Agar data-data pelanggan yang sudah diperoleh dapat dimanfaatkan dengan efektif, maka dibutuhkan pengelolaan database pelanggan yang tepat. Berikut langkah pengelolaan database pelanggan yang bisa kamu lakukan untuk membantu perkembangan bisnis.
1. Memfokuskan Tujuan
Langkah pertama dalam pengelolaan database pelanggan adalah memfokuskan tujuan atau goals yang ingin kamu capai dengan itu. Setiap hal yang dilakukan tentu memiliki tujuan, seperti halnya dengan pengelolaan database pelanggan ini. Pada dasarnya, database pelanggan bisa kamu gunakan untuk banyak tujuan. Agar tidak melenceng, maka kamu harus tahu untuk keperluan apakah database pelanggan ini dikelola. Misalnya, untuk meningkatkan penjualan kah, atau untuk menemukan strategi pemasaran yang efektif.
2. Mengklasifikasikan Data
Setelah menentukan tujuan pengelolaan database pelanggan, langkah selanjutnya adalah mengklasifikasikan data-data tersebut sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan agar lebih terorganisir dan rapi. Kamu bisa membagi database pelanggan menjadi beberapa kelompok atau segmen berdasarkan kategori demografis (jenis kelamin, usia, status pernikahan, pekerjaan), geografis (alamat, domisili, wilayah), psikografis (kebiasaan, minat, pendapat), serta kegiatan pembelian. Dengan mengklasifikan data-data pelanggan, kamu akan lebih mudah untuk menentukan target pasar dan strategi pemasaran bisnis di masa mendatang.
3. Melakukan Pelabelan
Langkah pengelolaan database pelanggan selanjutnya adalah melakukan pelabelan (labelling). Pelabelan ini penting untuk mencegah terjadinya kekeliruan antara satu database pelanggan dengan database pelanggan lainnya. Setelah masing-masing database pelanggan diberi label, maka akan lebih gampang untuk melakukan promosi pada kelompok tertentu dan komunikasi yang terjalin dengan pelanggan pun akan mengalami peningkatan menjadi lebih baik.
4. Menggunakan Aplikasi Pengelolaan Database Pelanggan
Pesatnya kemajuan teknologi membuat penggunaan aplikasi untuk pengelolaan database pelanggan bukanlah hal yang mustahil. Kini sudah ada banyak platform yang bisa membantu mengelola dan menyimpan database pelanggan secara aman. Salah satunya adalah layanan extension RichBuyer dari SmartSeller. RichBuyer memungkinkan kamu melihat insight dari marketplace serta pola pembelian konsumen dengan lebih baik. Layanan ini juga hemat biaya dan gampang diaplikasikan, sehingga bisa menjadi alternatif untuk membantu kelancaran operasional bisnismu.
5. Melakukan Nurturing
Langkah pengelolaan database pelanggan selanjutnya adalah nurturing. Nurturing bisa diartikan sebagai proses pendekatan yang dilakukan pelaku usaha kepada pelanggan untuk membina hubungan baik. Tujuannya yakni memahami masalah atau kendala yang sedang dihadapi oleh pelanggan. Cara ini efektif untuk menarik minat pelanggan agar menggunakan produk yang kamu tawarkan. Salah satu contoh nurturing adalah memberikan diskon atau promo spesial kepada pelanggan yang bergabung menjadi member bisnismu. Semakin banyak pelanggan yang mendaftar jadi member, maka semakin bertambah banyak pula database pelanggan yang kamu miliki.
6. Memantau Progress Database Pelanggan
Memantau database pelanggan menjadi langkah pengelolaan selanjutnya. Pemantauan secara berkala ini dilakukan untuk melihat sudah sampai sejauh mana progress database pelanggan yang sudah dikumpulkan, diklasifikasi dan diberi label itu. Kamu bisa melihat apakah strategi pemasaran yang dilakukan sudah efektif, menyasar target yang tepat dan membuahkan hasil yang baik bagi bisnismu.
7. Melakukan Evaluasi
Jangan hanya dipantau ya, kamu juga harus melakukan evaluasi menyeluruh sebagai langkah pengelolaan database pelanggan yang terakhir. Evaluasi menyeluruh ini bertujuan untuk menganalisis seberapa besar pengaruh database pelanggan terhadap penjualan produk dan jasa bisnis kamu. Apabila hasilnya baik dan dapat meningkatkan penjualan, maka pertahankan, tetapi jika hasilnya malah di bawah target dan menyebabkan penurunan, segeralah diskusikan dengan tim mengenai solusi yang tepat. Dengan adanya evaluasi, bisnismu akan terus berinovasi menjadi lebih baik sehingga lambat laun akan semakin bergerak menuju kesuksesan.
Baca juga: Ketahui Pengertian Supplier serta Fungsinya untuk Usaha
Demikianlah cara melakukan pengelolaan database pelanggan yang perlu diketahui oleh para pelaku usaha. Pengelolaan database pelanggan yang tepat tentunya akan berdampak positif bagi usahamu saat ini maupun di masa mendatang.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, SmartSeller menghadirkan layanan RichBuyer untuk membantumu mengelola dan menganalisis database pelanggan dengan tepat tanpa ribet. Selain itu, untuk memudahkan pengelolaan bisnis online, SmartSeller juga dilengkapi dengan fitur-fitur menarik seperti fitur manajemen order dan manajemen gudang. Di platform ini kamu juga bisa menemukan reseller tepercaya yang bisa membantu meningkatkan penjualan usahamu. Aplikasi multiguna, bukan? Tunggu apalagi, kunjungi RichBuyer sekarang juga!