Dalam menjalankan sebuah bisnis, terutama bisnis dengan stok barang yang banyak, tentunya tidak akan mudah dalam mengelolanya. Kamu memerlukan bantuan staff lain agar pengelolaan tidak salah, terutama dalam pencatatannya. Oleh karena itu, kartu persediaan barang adalah salah satu sarana yang dapat membantu untuk mengelola barang dalam bisnis.
Saat mengelola bisnis, kamu harus menerapkan inventory management yang baik agar pengelolaan stok barang berjalan dengan lancar. Dengan bantuan kartu persediaan barang, kamu dapat memantau saldo awal, penerimaan stok, hingga persediaan akhir dari stok barang. Maka dari itu, staff gudang harus membuat laporan stok barang yang masuk hingga keluar di kartu persediaan barang.
Sudah punya gambaran tentang apa itu kartu persediaan barang? Kalau masih butuh penjelasan, kamu ada di artikel yang tepat! Yuk, scroll sampai bawah agar kamu paham tentang kartu persediaan barang dan dapat menerapkannya dalam bisnismu!
Kartu Persediaan Barang adalah Apa?
Kartu persediaan barang, atau yang biasa disebut dengan stock card, merupakan laporan yang dibuat oleh staff gudang atau pengelola stok barang dalam bisnis, yang berisi tentang jumlah barang yang masuk dan keluar, serta semua pergerakan barang yang ada di dalam gudang.
Dalam pengertian lain, kartu persediaan barang adalah laporan yang dibuat berdasarkan kwitansi dan pengeluaran stok barang yang dibuat oleh staff gudang. Jadi, jumlah stok yang ada secara fisik dan jumlah stok yang dilaporkan harus sama. Maka dari itu, staff gudang harus membuat laporan tersebut dengan teliti agar tidak menjadi permasalahan di kemudian hari.
Baca juga: Apa Saja yang Diperlukan untuk Management Warehouse?
Dengan kartu persediaan barang, inventory management dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efektif. Selain itu, kartu persediaan barang juga memudahkan untuk memperkirakan budget yang akan dikeluarkan untuk kulakan stok barang. Jadi, kulakan barang akan lebih terkontrol dan dapat disesuaikan dengan yang dibutuhkan.
Fungsi dari Kartu Persediaan Barang
Fungsi utama dari kartu persediaan barang atau stock card yaitu sebagai alat untuk memonitor stok barang, di mana kartu ini dapat digunakan pada berbagai format. Stock card akan melakukan pencatatan setiap stok barang yang ada di dalam gudang dan dapat memudahkan staff gudang untuk melakukan stock opname.
Pada stock card, terdapat keterangan berapa jumlah minimal dan maksimal persediaan tiap stok barang. Dengan begitu, staff gudang dapat memonitor persediaan barang dan dapat memenuhi stok barang kembali ketika barang sudah mulai menipis.
Tonton juga: #SellerStory Haromain Dates : Dari Guru Ngaji Hingga Omset Ratusan Juta Per Hari
Selain itu, stock card juga berfungsi sebagai bukti pertanggungjawaban jika suatu saat terdapat inspeksi dadakan dari staff audit internal yang hendak membandingkan jumlah stok barang riil dengan kartu persediaan barang. Oleh sebab itu, staff gudang harus bekerja dengan teliti saat melakukan pencatatan dan pelaporan.
Kelebihan dari Penerapan Kartu Persediaan Barang
Terdapat beberapa kelebihan dari penggunaan stock card sebagai alat untuk melakukan proses inventory management. Berikut penjelasannya.
-
Tingkat Persediaan Barang jadi Lebih Terkontrol
Kelebihan pertama dari penggunaan stock card yaitu untuk mengontrol tingkat persediaan barang. Dengan stock card, kamu dapat mengawasi setiap barang yang akan masuk maupun keluar. Stock card juga dapat memudahkan kamu jika ingin repurchase barang yang persediaannya sudah menipis. Kok bisa? Karena di stock card, terdapat jumlah minimum dan maximum pada stok barang.
-
Mengurangi Potensi Kehilangan Faktur
Kelebihan selanjutnya dari penggunaan stock card yaitu dapat meminimalisir kehilangan pada faktur. Faktur merupakan hal yang sangat penting untuk disimpan karena merupakan tanda bukti penerimaan barang. Selain itu, faktur adalah salah satu dokumen resmi yang dapat mempengaruhi pembuatan laporan yang ada hubungannya dengan ketersediaan stok barang. Jadi, stock card dapat membantu agar faktur tidak mudah hilang.
-
Memudahkan Proses Stock Opname
Kelebihan terakhir dari penggunaan stock card yaitu agar kegiatan stock opname jadi lebih mudah. Setiap melakukan kegiatan stock opname, kamu pasti akan membutuhkan catatan persediaan barang untuk mengecek apakah sudah sesuai dengan pembukuannya. Dengan stock card, akan lebih mudah untuk menandai list stok barang dengan kondisi riil yang ada.
Kekurangan dari Penerapan Kartu Persediaan Barang
Selain memiliki kelebihan dalam penggunaannya, stock card juga memiliki beberapa kekurangan. Berikut penjelasannya.
-
Butuh Waktu yang Extra
Kekurangan pertama dari penggunaan stock card yaitu memerlukan waktu yang cukup lama untuk memperbaruinya. Misalnya, semua barang yang masuk dan keluar dari gudang sudah dicatat di stock card. Namun, terdapat tambahan barang lagi yang masuk, sehingga laporan yang sudah dicatat di stock card harus diubah. Nah, hal tersebut membutuhkan waktu tambahan untuk memperbaruinya.
Baca juga: Yuk, Kenali Contoh Bukti Transaksi Sebelum Jalani Bisnis
-
Terciptanya Double Job
Kekurangan selanjutnya dari penggunaan stock card yaitu adanya pekerjaan yang harus dilakukan dua kali. Maksudnya bagaimana? Dalam inventory management, staff gudang harus memastikan laporan stok barang yang ada di stock card dan laporan keuangan harus sama. Jadi, akan membuat staff gudang untuk bekerja dua kali, yaitu membuat laporan stok barang di stock card dan di laporan keuangan. Namun, hal ini juga dapat membuat laporan jadi lebih aman karena salah satu dari laporan yang telah dibuat dapat dijadikan cadangan jika dibutuhkan ketika ada hal mendesak.
-
Membutuhkan Lebih Banyak Ruang
Kekurangan terakhir dari penggunaan stock card yaitu akan butuh lebih banyak ruang dalam penyimpanannya. Meskipun hanya kartu yang notabene merupakan benda yang kecil, tapi jika persediaan barang melimpah, maka kartu yang dibutuhkan juga akan banyak. Hal ini menyebabkan stock card membutuhkan space untuk penyimpanannya.
Contoh Format Kartu Persediaan Barang
Untuk membuat stock card yang digunakan sebagai inventory management gudang, kamu tidak perlu ribet. Yang penting, stock card tersebut berfungsi untuk membantu memudahkan dalam pengecekan proses keluar masuk barang dan proses lainnya untuk pembuatan laporan.
Contoh format stock card yang dapat kamu buat harus terdiri dari beberapa hal, seperti:
- Tertera nama bisnis atau perusahaan
- Di bagian atas, terdapat keterangan nama barang, nomor kartu, kode barang, dan satuan
- Untuk tabelnya, bisa terdiri dari tangga, nomor bukti, barang yang masuk (nama barang, harga, dan jumlah), barang yang keluar (nama barang, harga, dan jumlah), serta saldo dari setiap barang (nama barang, harga, dan jumlah).
Contoh sederhana untuk format stock card di atas bisa kamu buat melalui microsoft excel jika ingin simpel. Namun, tidak masalah jika kamu ingin mencari template stock card di internet atau membelinya lewat marketplace.
Langkah-Langkah Membuat Kartu Persediaan Barang
Terdapat beberapa langkah untuk membuat stock card. Langkah-langkah tersebut meliputi:
- Mendesain stok kartu, di mana kamu bebas untuk menentukan desain kartu dari stock card sesuai dengan kebijakan bisnis atau perusahaan. Agar lebih simpel, kamu bisa menggunakan template stock card yang ada di internet
- Mencetak stok kartu, jika sudah menetapkan desain stock card dan membuatnya, kamu bisa langsung mencetaknya dengan jumlah yang sesuai
- Letakkan kartu dengan rapi, di mana kamu dapat meletakkan stock card di dalam folder. Selain itu, kamu bisa mengklasifikasikan stock card agar lebih mudah, seperti berdasarkan form penjualan, pemesanan, dan lain sebagainya
- Mengisi stock card dengan setiap barang, di mana kamu bisa menggolongkan nama barang sesuai dengan abjad. Hal tersebut akan memudahkan dalam pengambilan barang sekaligus stock card
Nah, itu tadi penjelasan mengenai pengertian dari kartu persediaan barang, fungsi, kelebihan serta kekurangan, contoh, dan cara membuatnya. Kamu bisa menerapkan stock card ini untuk inventory management dari bisnis yang sedang dijalankan agar mudah dalam pengaturan stok barang.
Selain mengelola stok barang dengan menggunakan stock card, kamu juga bisa menggunakan SmartSeller lho untuk pengelolaannya! Terdapat fitur inventory management yang dapat membantu bisnismu agar tidak perlu khawatir lagi jika stok barang habis. Di SmartSeller, terdapat fitur lainnya juga yang dapat membantu pengelolaan bisnismu jadi lebih baik.
Jika kamu ingin mencoba untuk menjalankan bisnis lain dengan menjadi reseller, SmartSeller adalah platform yang tepat untuk kamu gunakan! Di SmartSeller menyediakan seller berkualitas yang dapat kamu pilih sesuai dengan yang diinginkan. Yuk, cobain pakai SmartSeller sekarang juga!