Tanpa adanya pengelolaan keuangan yang tepat, suatu bisnis akan mudah mengalami kerugian. Inilah mengapa cost control adalah salah satu keahlian penting yang harus dikuasai oleh setiap pemilik usaha. Terutama oleh pemilik usaha yang masih kecil seperti UMKM. Sebagian besar UMKM mengalami kerugian karena mereka tidak bisa mengelola keuangan dengan baik. Padahal cost control adalah bagian penting dalam usaha yang bisa mengatasi berbagai macam masalah keuangan yang muncul.
Saat mengelola usaha, bagian keuangan adalah bagian yang membutuhkan perencanaan paling detail. Selama usaha berjalan, bagian keuangan merupakan bagian yang harus dengan rutin dipantau dan dikelola. Jika tidak ada pengelolaan keuangan, tentunya usaha tidak dapat berjalan. Inilah mengapa cost control adalah hal yang sangat penting untuk usaha.
Cost Control adalah…
Langkah pertama saat memulai usaha adalah membuat perencanaan yang jelas. Termasuk di dalamnya adalah membuat perencanaan untuk keuangan usaha. Mulai dari bagaimana mendapatkan modal hingga mengelola omset yang masuk ke dalam usaha.
Cost control adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk memperkirakan, mengenali, dan mengurangi pengeluaran dengan cara mengaplikasikan anggaran yang fleksibel sehingga bisa disesuaikan dengan berbagai kondisi keuangan bisnis. Tujuan utama dari cost control adalah untuk meningkatkan pendapatan dan penghasilan dari usahamu.
Penggunaan cost control dalam suatu usaha dapat mempengaruhi kinerja usaha dengan sangat baik. Ini karena cost control adalah metode yang sangat penting untuk selalu diterapkan dalam pengelolaan keuangan usaha. Dengan adanya cost control, suatu usaha dapat lebih mudah mengelola kondisi keuangan dan menyesuaikan dengan kondisi keuangan yang ada. Jadi ketika terjadi masalah, usaha tetap bisa bertahan dan tidak dirugikan dengan jumlah yang besar.
Baca Juga: Cara Membuat Invoice Penjualan yang Mudah untuk Bisnis
Cost Control dan Expense Control
Expense control dan cost control adalah 2 hal yang saling berkaitan. Sebagian besar orang mengira bahwa keduanya adalah hal yang sama, padahal keduanya memiliki perbedaan fungsi serta tujuan yang berbeda. Jika cost control adalah serangkaian aktivitas untuk mengelola biaya yang dibutuhkan usaha, expense control adalah penyesuaian biaya pengeluaran yang digunakan usaha. Keputusan expense control juga dibuat berdasarkan analisis dari cost control yang telah dilakukan.
Expense control sangat bergantung pada kondisi cost control. Proses cost control mempengaruhi berbagai macam aspek bisnis. Mulai dari merencanakan keuangan untuk bulan kedepan, perencanaan modal, hingga prioritas kebutuhan. Selanjutnya akan dilakukan expense control agar pengeluaran perusahaan tidak terlalu besar dan membengkak. Tentunya berdasarkan data keuangan yang telah di analisis dari cost control. Jadi, expense control dan cost control adalah dua hal yang cukup jelas perbedaan penjelasan dan fungsinya.
Teknik untuk Cost Control dalam Suatu Usaha
Saat menerapkan cost control, terdapat beberapa teknik yang perlu diketahui. Teknik cost control tersebut bisa diterapkan untuk berbagai macam kondisi keuangan yang mungkin akan dihadapi oleh usaha. Teknik untuk cost control biasanya dibagi dalam 5 langkah yang bisa kamu ikuti dengan mudah. 5 langkah dari cost control adalah sebagai berikut:
-
Merencanakan Budget
Merencanakan budget adalah langkah pertama yang perlu dilakukan dalam teknik cost control. Kamu perlu membuat perencanaan yang jelas tentang apa saja kebutuhan keuangan usahamu dan merencanakan seefektif mungkin budget usaha.
-
Mengatur Pengeluaran
Setelah merencanakan budget, teknik selanjutnya untuk cost control adalah mengatur pengeluaran. Kamu perlu mengatur sebisa mungkin agar pengeluaran tidak membengkak dan bisa merugikan usahamu.
-
Memprediksi Adanya Perubahan
Perubahan kondisi keuangan dapat terjadi sewaktu-waktu. Untuk itu kamu perlu membuat prediksi akan adanya perubahan yang mungkin terjadi dan membuat langkah antisipasi agar masalah tidak semakin membesar.
-
Pengelolaan Waktu
Pengelolaan waktu juga merupakan bagian dari cost control. Waktu kerja yang efektif akan membantu proses kerja menjadi lebih produktif. Pengelolaan waktu yang tepat akan membuat proses kerja efektif sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat selesai.
-
Melacak Pendapatan
Teknik terakhir adalah melacak setiap pendapatan usaha. Bagian ini sangat penting karena proses usaha bergantung dari berapa pendapatan yang didapatkan oleh usaha. Pelacakan pendapatan juga akan membantu melihat bagaimana performa usaha dari waktu ke waktu.
Tonton Dulu: Strategi Jualan Dompet di Era Pandemi
Tips Meningkatkan Cost Control dalam Suatu Usaha
Setelah memahami apa yang dimaksud cost control, kamu bisa belajar seputar tips untuk meningkatkan cost control dalam usaha. Berikut ini adalah tips meningkatkan cost control:
-
Membuat Budget yang Efektif
Untuk UMKM yang memiliki budget terbatas, membuat budget yang efektif akan sangat membantu untuk mengatasi biaya usaha. Budget yang efektif juga akan membuat usaha berjalan lebih lancar. Dengan mengaplikasikan budget efektif dalam usaha, kamu bisa memaksimalkan budget untuk keperluan usaha yang lebih penting.
-
Memantau Pengeluaran dengan Cermat
Setiap pengeluaran yang terjadi perlu dicatat. Sekecil apapun pengeluaran tersebut akan berdampak pada kondisi keuangan usaha. Mencatat pengeluaran akan membantu masalah sepele yang membuat pengeluaran membengkak dan merugikan usaha.
-
Buat KPI
KPI atau Key Performance Indicator akan membantumu melihat standar kerja dan keuangan yang penting. Jadi, kamu bisa membuat penyesuaian kerja yang diperlukan agar proses kerja menjadi semakin efektif. Kinerja usaha yang efektif akan meningkatkan pendapatan dan tentunya kamu tidak akan membuang biaya untuk pekerjaan yang tidak selesai-selesai.
-
Buat Rencana Darurat
Situasi darurat tidak bisa diprediksi sama sekali, sehingga kamu perlu membuat rencana darurat untuk perusahaanmu agar bisa tetap bertahan selama kondisi darurat tersebut. Beberapa contoh rencana darurat adalah membuat dana darurat atau mungkin membuat asuransi untuk aset usaha yang penting. Jika terjadi masalah, kamu sudah siap dengan resiko yang akan ditanggung.
Contoh untuk situasi darurat dalam usaha adalah terjadinya kecelakaan seperti kebakaran atau bencana alam yang membuat usaha berantakan. Contoh lain yang bisa dilihat adalah selama pandemi. Contoh lainnya adalah inflasi ekonomi dalam suatu negara yang mempengaruhi proses usaha.
-
Catat Setiap Perubahan
Mencatat setiap perubahan yang terjadi juga bisa menjadi tips efektif untuk cost control. Setiap perubahan dan solusi yang terjadi dan dicatat bisa menjadi data untuk dipelajari jika situasi serupa terjadi di masa depan. Jadi usaha bisa lebih siap menjalani perubahan tersebut dan tidak mengalami kerugian besar.
-
Gunakan Proses yang Efisien
Proses kerja yang efisien akan membantu kinerja lebih cepat dan mudah. Proses kerja menjadi lebih produktif dan tentunya kamu bisa menyelesaikan deadline lebih cepat. Proses kerja yang efisien juga akan memberikan ruang produktivitas yang lebih untuk para pekerja.
-
Komunikasi yang Jelas
Penting sekali untuk membuat komunikasi yang jelas dalam suatu lingkungan kerja. Komunikasi yang jelas akan membantu sesama pekerja memahami dan mencapai tujuan usaha dengan lebih mudah. Komunikasi jelas juga akan mengurangi kesalahpahaman yang mungkin bisa terjadi.
-
Otomasi
Mengotomasi sistem cost control dan sistem usaha lainnya bisa memudahkan proses kerja usahamu. Kamu bisa menyelesaikan pekerjaan lebih mudah dan cepat dengan sistem yang sudah terotomasi.
Untuk otomasi dalam usahamu, kamu bisa menggunakan aplikasi terpercaya seperti SmartSeller. Dengan adanya fitur Business Analytic, kamu akan mendapatkan insight mendalam seputar usahamu. Jadi, kamu bisa mempersingkat waktu kerja dan fokus pada prioritas kerja yang paling penting. Yuk, langsung saja coba SmartSeller untuk usahamu!