Pengertian, Kegunaan, dan Contoh Purchase Order dalam Bisnis

Bagi kamu yang sedang menjalankan bisnis, penting untuk mengetahui Purchase Order (PO) dan contoh purchase order. Pasalnya, purchase order punya peran yang sangat penting agar kegiatan bisnis dapat berjalan lancar. Purchase order digunakan sebagai bukti transaksi pembelian yang dilakukan oleh pembeli. Untuk itu, kamu perlu memahami betul apa itu purchase order, fungsi dari purchase order, beserta contoh purchase order.

Apa itu Purchase Order?

Purchase Order atau yang sering disebut dengan PO adalah sebuah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli kepada penjual. Purchase order berisi deretan produk yang akan dibeli oleh pembeli, mulai dari jenis produk, kuantitas produk, serta harga produk. Purchase order juga digunakan sebagai tanda kesepakatan dari kedua belah pihak penjual dan konsumen mengenai produk yang dipesan. Biasanya, purchase order berisi identitas, informasi, dan detail pesanan.

Dapat dikatakan purchase order memiliki kesamaan dengan invoice. Namun, kamu perlu tahu bahwa purchase order dan invoice merupakan dua hal yang berbeda. Dokumen purchase order dikeluarkan oleh konsumen pada saat konsumen ingin memesan produk yang dibutuhkan. Sedangkan, invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual pada saat dilakukan penagihan ke konsumen. Invoice berisi informasi yang ada dari purchase order yang sudah disepakati oleh konsumen.

 

Kegunaan dari Purchase Order

Purchase order dibuat bukan berarti tidak ada kegunaannya. Justru, purchase order memiliki peran yang sangat penting dalam kegiatan bisnis. Di bawah ini terdapat beberapa kegunaan dari purchase order yang perlu kamu ketahui.

• Purchase order dibuat untuk meminimalisir kesalahan dan kekeliruan dalam transaksi jual beli, misalnya kekeliruan dalam mengirim pesanan, jumlah pesanan yang tidak sesuai, ataupun jenis produk yang salah.

• Purchase order digunakan sebagai bukti transaksi pemesanan produk yang dibuat oleh konsumen sebagai pembeli yang diserahkan ke penjual sebagai penerima pemesanan.

• Purchase order dapat digunakan sebagai pengingat untuk penjual agar menyiapkan semua pesanan oleh konsumen dan mengirimkan produk tersebut dengan tepat waktu sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.

• Purchase order digunakan agar terhindar dari kesalahan harga ketika penagihan.

Baca juga: Arti Purchase Order yang Perlu Diketahui Oleh Pemula

Komponen yang Harus Ada di Contoh Purchase Order

Sebenarnya, komponen yang ada di contoh purchase order hampir mirip dengan invoice. Selain itu, komponen yang ada di contoh purchase order dapat disesuaikan kembali kepada penjual dan konsumen. Semakin spesifik dan banyak orderan tersebut, maka akan semakin banyak juga rincian yang harus dimasukkan ke dalam purchase order. Namun, ada beberapa komponen yang harus ada di setiap dokumen purchase order. Hal ini dilakukan supaya meminimalkan kekeliruan yang dapat menimbulkan kerugian bagi penjual dan konsumen. Untuk itu, di bawah ini ada beberapa komponen yang harus ada di dalam dokumen contoh purchase order!

1. Identitas Konsumen

Komponen paling pertama yang harus ada di contoh purchase order adalah identitas konsumen. Umumnya, identitas konsumen di contoh purchase order berisi nama pemesan, nama perusahaan, nomor telepon pemesan, nomor telepon perusahaan, serta alamat email.

2. Rincian Produk

Pada contoh purchase order, perlu dimasukkan rincian produk yang akan dipesan, seperti nama produk, jenis produk, merek produk, kualitas produk, kuantitas produk, harga produk per produk, dan total harga secara keseluruhan. Setiap rincian produk harus dirincikan secara jelas dan spesifik agar tidak terjadi kesalahan pengiriman produk.

3. Identitas Penjual

Tidak hanya identitas konsumen, identitas penjual atau supplier juga harus dicantumkan secara jelas.

4. Rincian Pesanan

Komponen yang harus ada di contoh purchase order selanjutnya adalah rincian pesanan. Rincian pesanan ini meliputi tanggal pengiriman produk, alamat pengiriman produk, tanggal penagihan, dan alamat penagihan. Rincian pesanan ini dapat membantu meminimalisir kesalahan atau kekeliruan pada saat proses pengiriman produk.

Tonton juga: #SellerStory Wallts : Strategi Jualan Produk Dompet Di Era Pandemi

5. Metode Pengiriman

Konsumen dapat pilih metode pengiriman yang diinginkan sesuai dengan kenyamanan konsumen. Metode pengiriman bisa ditentukan apabila sudah ada kesepakatan antara konsumen dan penjual. Metode pengiriman produk bisa melalui kargo atau jasa pengiriman.

6. Metode Pembayaran

Tentunya, di dalam contoh purchase order harus dicantumkan metode pembayaran yang diinginkan oleh konsumen dan sudah disepakati oleh keduanya. Metode pembayaran harus dicantumkan agar proses transaksi jual beli dapat berjalan dengan lancar.

7. Nomor Purchase Order

Setiap pembuatan purchase order, wajib hukumnya untuk mencantumkan nomor purchase order. Nomor purchase order ini berfungsi untuk memudahkan dalam proses pelacakan terhadap produk yang dipesan oleh konsumen. Selain itu, nomor purchase order juga bisa digunakan sebagai nomor arsip oleh penjual. Nomor purchase order bisa dicantumkan berdasarkan urutan waktu pembuatan.

8. Syarat dan Ketentuan

Mencantumkan syarat dan ketentuan di contoh purchase order juga tidak kalah penting. Syarat dan ketentuan diperlukan agar kedua belah pihak memahami dan sepakat akan transaksi yang berlangsung. Syarat dan ketentuan yang dicantumkan dapat terdiri dari kompensasi keterlambatan pengiriman, kompensasi keterlambatan pembayaran, terkait angsuran, kesalahan pengiriman, dan lainnya.

Dalam membuat purchase order, kamu bisa membuatnya menggunakan Microsoft Word atau Excel. Selain itu, kamu juga bisa menggunakan bantuan software atau tools online dalam membuat purchase order. Soalnya, sekarang ini sudah ada banyak tools online atau website yang dapat digunakan untuk membuat purchase order dengan mudah dan gratis. Jadinya, kamu tidak perlu ribet-ribet membuatnya secara manual.

Baca juga: Cara Membuat Invoice Penjualan yang Mudah untuk Bisnis

Nah, itu dia pengertian dari purchase order, kegunaan purchase order, dan contoh purchase order. Dengan mengetahui hal ini, kamu bisa membuat surat purchase order dengan baik dan benar. Selain menggunakan purchase order, sekarang ini sudah ada, lho, aplikasi yang dapat diguankan untuk mengelola orderan dengan praktis dan lengkap, salah satunya adalah aplikasi SmartSeller.

Aplikasi ini terdapat fitur Order Management yang bisa membantu kamu mengelola orderan dan merekap orderan dengan efisien. Di fitur ini, kamu juga bisa menghitung ongkos kirim secara otomatis dan dan bisa cek konfirmasi pembayaran lebih mudah. Tidak cuma itu, SmartSeller juga memiliki fitur Inventory Management yang bisa mengatur stok produk dan memberi tahu produk mana saja yang stoknya sudah habis. Dengan ini, kamu bisa tahu produk mana yang harus di re-stock. Menarik banget, kan? Yuk, pakai SmartSeller sekarang juga!