Jangan Bingung! Ini Cara Membuat Buku Besar yang Lengkap

Sebelum loncat ke penjelasan ragam jenis buku besar dan cara membuat buku besar, kamu harus benar-benar memahami apa yang dimaksud dengan buku besar. Hal ini dilakukan supaya kamu tidak salah kaprah yang bisa berdampak dengan bagian finance di perusahaan kamu.

Ketika terdapat pengeluaran atau pemasukan di perusahaan kamu, bagian finance kamu tentunya akan mencatatnya. Catatan keseluruhan transaksi tersebut dimasukkan ke dalam jurnal umum maupun khusus. Pengelompokkan ini bisa membuat proses identifikasi bagi operasional usaha jadi lebih mudah. Itulah yang dimaksud dengan buku besar.

Baca Juga: 6 Langkah Awal Memulai Usaha Agar Lancar untuk Pemula

Berbagai Jenis Buku Besar

• Buku Besar Umum

Buku besar umum berisi transaksi yang berkaitan dengan piutang usaha, kas, persediaan utang, dan modal usaha. Catatan yang dituliskan adalah perkiraan transaksi dalam satu periode. Ini harus menggambarkan efek bagi modal usaha, perubahan aktiva, dan kewajiban perusahaan. Selain itu, pencatatan juga mengacu kepada rangkuman jurnal khusus yang ada di akhir bulan. Dengan demikian, kamu juga harus submit buku besar umum di akhir bulan.

• Buku Besar Pembantu

Seperti namanya, buku besar ini berguna sebagai tambahan atau pelengkap saja. Buku besar tambahan berisi kumpulan rekening khusus utang usaha dan piutang, serta dilampirkan rincian informasi yang lengkap.

Ada dua jenis klasifikasi buku besar pembantu, yaitu:

1. Buku Besar Pembantu untuk piutang usaha digunakan untuk merinci catatan pembeli yang sering bertransaksi dengan menggunakan kartu kredit dan jumlah kreditnya. Catatan tagihan masing-masing pembeli dipisahkan. Namun, keseluruhan perubahan piutang ditulis dalam perkiraan piutang yang terdapat di buku besar umum.
2. Buku Besar Pembantu untuk hutang usaha digunakan untuk mengetahui siapa saja pemasok yang memberikan kamu pinjaman ataupun aktiva dalam bentuk lainnya. Peribahan hutang untuk masing-masing pemasok ditulis dalam perkiraan masing-masing yang terdapat di buku besar pembantu utang ini.

Simak cara memanfaatkan era digital untuk mengembangkan bisnis di sini

Beragam Bentuk Buku Besar

Tidak hanya jenis buku besar, bentuk buku besar juga berbeda-beda. Bentuk-bentuknya adalah sebagai berikut. 

• Bentuk T

Sama seperti namanya, bentuk buku besar ini seperti huruf “T”. Ini merupakan bentuk buku besar yang paling simple. Kolom “nama akun” terletak di bagian kiri atas, “kode” terdapat di bagian kanan atas, “kredit” di bagian kanan, dan “debit” di kiri.

• Skontro

Buku besar ini memiliki bentuk yang kolomnya dibagi menjadi dua. Kolom tersebut berfungsi untuk diisi dengan debet dan kredit.

• Staffle

Jika kamu melihat buku besar yang memiliki kolom saldo tunggal dan kerap kali dipakai untuk transaksi yang mempunyai banyak catatan atau penjelasan, maka bentuk buku besar tersebut adalah Staffle Kolom Saldo Tunggal.

Namun, apabila yang kamu lihat adalah buku besar dengan kolom di bagian saldo terbagi menjadi dua untuk debet dan kredit, maka bentuk buku besar itu bernama Staffle Kolom Rangkap.

Cara Membuat Buku Besar yang Mudah

Banyak yang mengira membuat buku besar merupakan hal yang sulit dimengerti dan diikuti. Padahal ada cara membuat buku besar yang sederhana sehingga mudah dipahami. Yang kamu perlukan hanyalah mengikuti dan memahami setiap langkahnya. Selain itu, jangan lupa untuk persiapkan Microsoft Excel dan pastikan kamu tau pengetahuan dasar perihal Microsoft Excel.

• Cara Membuat Buku Besar secara Umum

• Tahap Persiapan

Tahap pertama dalam tata cara membuat buku besar adalah mempersiapkan bahan-bahan yang harus dikelola, yaitu transaksi pada buku jurnal secara keseluruhan. Hal ini termasuk transaksi pembelian, transaksi penjualan, transaksi pengeluaran, dan transaksi penerimaan kas. Kemudian, kamu bisa mulai dengan menciptakan form buku besar yang terdapat kolom untuk waktu, pos, debit, kredit, dan saldo (debit serta kredit). Kamu bisa memanfaatkan fitur dan formula yang dimiliki oleh Microsoft Excel untuk menghitung dan memindahkan saldo dari buku jurnal.

• Tahap Pembuatan di Microsoft Excel

Tulis nama akun atau rekening di bagian paling atas. Selain itu, kamu juga bisa memilih langsung dari list yang sudah tersedia sebelumnya. Cara membuatnya adalah dengan memanfaatkan menu data. Begini tahapannya:

1. Klik menu “Data”
2. Pilih “Data Validation”
3. Pastikan kamu berada di menu “Setting”
4. Pada bagian “Allow” di “Validation Criteria”, klik dropdown dan pilih “List”.
5. Setelah itu, masukkan data dari daftar rekening pada bagian “Source”. Daftar rekening ini dapat kamu buat di dalam satu lembar yang sama ataupun berbeda dengan buku besar.

Daftar bisa diciptakan menurut nama rekening (akun) ataupun kode rekening. Setelah itu, akumulasi transaksi rekening di bagian debit dan kredit. Hitung saldo rekening tersebut dengan formula =SUMIF. Alhasil saldo akan didapatkan dengan cara menyisihkan saldo pada debit dengan kredit. Mudah dimengerti, bukan?

Baca Juga: Definisi, Keuntungan, dan Kerugian dari Utang Usaha

• Cara Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang

Pada dasarnya, cara membuat buku besar perusahaan dagang sama dengan cara membuat buku besar secara umum. Perbedaannya terletak pada data akun yang ditarik dan yang digunakan untuk diposting ke dalam buku besar.

Berikut ini cara membuat buku besar perusahaan dagang:

1. Pastikan lembar buku besar yang akan digunakan sudah siap
2. Tuliskan waktu transaksi di kolom waktu sesuai dengan kapan transaksi yang tertulis di jurnal.
3. Isi saldo awal akun di baris awal kolom buku besar
4. Uraikan keterangan atau transaksi di kolom catatan
5. Tuliskan nomor referensi di kolomnya berdasarkan dengan jenis jurnal dan nomor halaman jurnal yang diposting.
6. Tuliskan nominal transaksi berdasarkan dengan kolom debit dan kredit pada jurnal terkait
7. Catatkan jumlah saldo berdasarkan dengan hasil penambahan atau pengurangan dari masing-masing transaksi yang terdapat di akun terkait.

Meskipun ada perbedaan, cara membuat buku besar perusahaan dagang juga tidak sulit untuk dilakukan kok!

• Cara Membuat Buku Besar Perusahaan Jasa

Hampir sama dengan cara membuat buku perusahaan dagang, cara membuat buku perusahaan jasa juga mudah dimengerti, nih!

Perhatikan cara membuat buku besar perusahaan jasa ini, ya!

1. Seperti biasa, kamu harus menyiapkan lembar buku besar yang akan digunakan
2. Kemudian, catat waktu transaksi yang ada di jurnal pada kolom waktu
3. Tuliskan saldo awal akun apabila buku besar telah siap
4. Kamu bisa mencatat setiap keterangan atau penjelasan transaksi di kolom “uraian”
5. Letakkan nomor referensi di kolom “nomor referensi” berdasarkan dengan jenis jurnal dan nomor halaman jurnal yang diposting.
6. Nominal transaksi ditulis berdasarkan kolom debit atau kredit pada jurnal yang bersangkutan
7. Pisahkan saldo debit dengan saldo kredit pada bagian kolom saldo apabila kamu menggunakan bentuk buku besar saldo rangkap

Kamu harus mengetahui definisi, jenis, bentuk, dan cara membuat buku besar untuk merasakan manfaat buku besar yang begitu banyak. Manfaatnya adalah untuk menyeimbangkan seluruh jenis laporan keuangan, menjadi pusat informasi atas catatan utama dari laporan keuangan, membantu mengetahui adanya transaksi yang aneh, dan menjadi salah satu tolak ukur keberhasilan bisnis kamu. 

Setelah membaca tulisan di atas, kini kamu sudah paham cara membuat buku besar, kan? Nah, untuk mempermudah kamu membuat buku besar yang akurat, kamu perlu sebuah aplikasi yang terdapat order management yang bisa mencatat seluruh pemesanan kamu. Aplikasi tersebut adalah Smartseller. Tidak hanya itu, Smartseller juga mempunyai fitur bermanfaat lainnya, seperti inventory management dan marketplace integration. Yuk, daftar sekarang untuk rasakan manfaatnya!