Apakah kamu mengetahui arti Purchase Order atau PO? Biasanya istilah ini sering digunakan dalam dunia bisnis online. Kebanyakan orang hanya tau PO adalah sistem pre order yang diadakan oleh online shop untuk mengadakan barang apabila hanya dipesan saja. Walaupun sama-sama istilah dalam bisnis online dan disingkat menjadi PO, arti purchase order sangat berbeda dengan pre order.
Makanya, tidak heran kalau ada sebagian orang yang masih bingung dengan arti purchase order, terutama bagi pemula yang baru terjun di bisnis online. Apakah kamu salah satunya yang masih asing dengan arti purchase order? Purchase order dapat memberikan manfaat lebih untuk bisnis kamu apabila kamu menggunakan sistem ini. Namun, dalam menggunakan sistem ini terdapat ketentuan yang harus dilakukan oleh pihak penjual maupun pihak pembeli. Oleh karena itu, kamu perlu mengetahui lebih jauh arti purchase order.
Baca juga: E-Book: Tips Sukses Berbisnis Toko Online Tanpa Ribet
Mengenal Lebih Jauh Arti Purchase Order
Arti purchase order dalam Bahasa Indonesia adalah pesanan pembelian. Arti purchase order atau yang sering disingkat PO adalah dokumen atau surat penting yang diajukan oleh pihak pembeli dan disetujui oleh pihak penjual dalam sebuah transaksi. Dokumen ini berisi daftar pembelian barang dari pihak pembeli. Selain itu, arti purchase order lainnya adalah dokumen yang memuat rangkuman dari barang yang dibeli oleh pihak pembeli.
Bagi pihak penjual, dokumen ini dijadikan sebagai bukti kontrak atas transaksi jual-beli yang sudah mereka lakukan. Setelah PO sudah diterima oleh pihak penjual, maka barang akan langsung dikirim kepada pihak pembeli. Arti purchase order tersebut dibuat oleh penjual yang biasanya tertera dalam produk yang dilakukan secara online.
Lalu, apa bedanya purchase order dengan invoice? Sesuai dengan arti purchase order sebelumnya, purchase order dibuat oleh pembeli pada awal proses ketika pembeli mulai memesan barang-barang yang dibutuhkan. Sedangkan, invoice dibuat oleh penjual yang dikeluarkan pada akhir proses transaksi untuk menagih pembayaran yang sudah disepakati oleh pembeli.
Fungsi dari Purchase Order (PO)
Setelah mengetahui arti purchase order, mungkin kamu bertanya-tanya betapa pentingnya sih purchase order dalam bisnis? Penggunaan sistem purchase order memiliki fungsi yang sangat penting dalam bisnis online. Berikut adalah fungsi dari purchase order dalam bisnis online.
- Informasi Produk yang Lebih Rinci
Dengan adanya purchase order, pihak pembeli bisa menginformasikan lebih detail barang apa saja yang dipesan. Misalnya seperti, nama produk, merek, jumlah pembelian, harga, sampai informasi penting terkait barang yang akan dibeli. Hal ini agar meminimalisir kesalahan orderan.
- Meminimalisir Kesalahan Orderan
Purchase order digunakan untuk meminimalisir resiko adanya kesalahan order ataupun kesalahan kirim. Hal ini tentunya dapat terjadi akibat dari kelalaian penjual maupun pembeli. Dengan adanya purchase order, penjual dapat mengecek kembali barang pesanan pembeli sebelum dikirimkan. Hal ini juga berlaku untuk pihak pembeli yang harus mengecek purchase order sebelum mengirim ke penjual.
- Meminimalisir Terjadinya Double Order
Purchase order juga berfungsi sebagai mencegah terjadinya double order atau pemesanan ganda. Biasanya, sistem purchase order digunakan pada bisnis yang menjual banyak produk. Purchase order memiliki isi yang detail sehingga dapat memudahkan kamu untuk mengecek pesanan, Dengan begitu, peluang untuk satu barang dipesan ulang atau double order sangatlah kecil.
- Sebagai Bukti Transaksi
Sesuai dengan arti purchase order sebelumnya, purchase order digunakan sebagai bukti transaksi dari transaksi yang dilakukan. Purchase order dapat digunakan oleh pihak penjual untuk menagih tagihan pembeli sesuai dengan waktu yang sudah disepakati di awal. Metode pembayaran juga dicantumkan dalam purchase order, seperti bayar secara COD atau transfer.
- Membantu Pelacakan Pesanan
Purchase order dapat membantu penjual untuk melakukan pelacakan setiap pesanan yang masuk. Hal ini dikarenakan purchase order memiliki sistem pesanan pembeli yang terorganisir. Oleh karena itu, dapat memudahkan penjual untuk melakukan proses mengelola inventory manajemen barang.
- Memberikan Rasa Aman Antara Penjual dan Pembeli
Arti purchase order adalah dokumen yang berisi kontrak transaksi antara penjual dan pembeli sehingga dokumen ini memiliki kekuatan hukum yang dapat memberikan jaminan keamanan. Hal ini agar menghindari aksi penipuan yang dilakukan oleh penjual dan pembeli. Misalnya, penjual mengurangi jumlah barang yang dikirim atau harga dinaikkan secara tiba-tiba. Selain itu, untuk menghindari dari pembeli yang tidak membayar tagihan dari penjual.
- Memudahkan Penjual Memproses Pesanan
Purchase order memiliki format yang berisi cara pengiriman pesanan, waktu pengiriman, dan juga metode pembayaran yang akan dilakukan. Hal ini sangat memudahkan penjual untuk memproses pesanan dan juga bertujuan agar pembeli dapat menerima barang sesuai dengan waktu yang tercantum.
Informasi yang Tercantum Dalam Purchase Order
Setelah mengetahui arti purchase order dan fungsinya, selanjutnya hal yang perlu kamu ketahui ada informasi yang wajib tercantum dalam purchase order. Purchase order memiliki isi yang mirip dengan invoice, yaitu berisi rincian mengenai barang yang akan dibeli oleh pembeli. Di dalam purchase order di antaranya, yaitu sebagai berikut.
- Identitas Pembeli
Pembeli harus mencantumkan identitas dengan lengkap, berupa nama pembeli dan nama perusahaan yang dibutuhkan untuk pengiriman nanti.
- Alamat pengiriman
Pembeli harus mencantumkan alamat pengiriman untuk proses pengiriman barang. Biasanya, pembelian melewati sistem purchase order bisa diambil langsung ke penjual, tapi juga bisa dilakukan dengan cara pengiriman langsung ke alamat pengirim. Alamat yang dicantumkan harus lengkap.
- Nomor telepon dan email perusahaan
hal ini wajib banget untuk dicantumkan agar apabila ada kendala dalam proses transaksi, penjual dapat menginformasikan ke pembeli. Misalnya seperti, ketersediaan produk habis atau adanya kendala dalam pengiriman.
- Detail Produk
Pembeli wajib mencantumkan produk yang dibeli secara detail agar memudahkan penjual memproses pesanan. Detail yang harus dicantumkan adalah nama produk, jumlah produk, warna, ukuran, jenis, model, harga produk, dan lain-lain.
- Metode pengiriman
Penjual juga harus mencantumkan tanggal dan metode pengiriman yang diinginkan. Tanggal pengiriman digunakan untuk penjual dapat mengetahui tanggal berapa produk tersebut harus dikirim. Sedangkan, metode pengiriman untuk mengetahui produk dikirim atau diambil secara langsung.
Itu dia arti purchase order yang sering diterapkan dalam bisnis online. Sekarang kamu jadinya uda tau kan arti purchase order dan fungsinya? Kamu juga bisa menerapkan sistem purchase order di bisnis online kamu untuk memudahkan kamu memproses pesanan. Selain itu, kamu juga bisa menggunakan aplikasi Smartseller untuk memudahkan mengelola seluruh aktivitas orderan kamu secara praktis dan lengkap.