Dalam membangun dan mengembangkan usaha, terdapat dua pilihan yang bisa dilakukan untuk mendapatkan modal, yaitu mengundang investor atau melakukan utang usaha. Tidak jarang, perusahaan memilih untuk melakukan utang usaha agar tidak berbagi keuntungan dengan investor. Utang usaha dikenal juga dengan utang dagang atau account payable merupakan kewajiban suatu perusahaan yang harus dilunasi akibat dari adanya transaksi pembelian barang atau jasa secara kredit dalam jangka waktu yang singkat.
Biasanya, utang ini berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan, seperti pembelian bahan baku produksi, mesin produksi, dan lain sebagainya. Dalam bisnis, melakukan utang usaha tidak dipandang sebagai beban atau kondisi keuangan perusahaan yang tidak sehat. Melainkan utang ini dilakukan agar kegiatan operasional perusahaan tetap dapat berjalan dengan lancar.
Fungsi Utang Usaha
Selain untuk keperluan operasional perusahaan, jenis utang ini memiliki beberapa fungsi lainnya untuk perusahaan, yaitu sebagai berikut.
-
Biaya Perjalanan Bisnis
Untuk perusahaan skala besar, pastinya akan ada kegiatan operasional yang lebih kompleks untuk kemajuan bisnisnya. Jadi, kegiatan operasional bisnis yang dilakukan lebih beragam, seperti melakukan pengembangan inovasi produk dan layanan, penentuan strategi pemasaran, hingga untuk membangun kerja sama bisnis. Dalam melakukan kegiatan operasional ini, utang ini akan digunakan untuk pembiayaan selama perjalanan bisnis, seperti pemesanan tiket pesawat, akomodasi hotel, hingga sewa mobil.
-
Pembayaran Internal
Utang ini juga dapat digunakan untuk pembayaran kebutuhan internal perusahaan, seperti konsumsi untuk rapat internal perusahaan, biaya parkit, biaya kebutuhan dapur, ataupun bahan bakar. Semua pembayaran untuk internal perusahaan ini harus disertai dengan tanda terima.
-
Pembayaran Vendor atau Kreditur
Perusahaan membutuhkan pasokan barang-barang dari vendor untuk menjalankan kegiatan operasional bisnis. Dalam membeli barang-barang ini, perusahaan tidak selalu membeli secara tunai melainkan dengan angsuran dalam jangka waktu tertentu. Utang ini akan digunakan untuk membayar pembayaran ke vendor atau kreditur sebelum jatuh tempo.
Proses Utang Usaha
Memiliki utang usaha tidak hanya sekadar mencatat di laporan keuangan, melainkan ada serangkaian proses yang harus dilakukan. Proses ini harus dilakukan dengan teliti dan detail agar dapat meminimalisir kesalahan.
-
Perusahaan Mengeluarkan Purchase Order
Purchase Order atau PO merupakan sebuah dokumen yang memuat informasi, berupa detail barang yang dipesan, jumlah barang, harga tiap barang, dan total akhir keseluruhan.
Baca juga: Arti Purchase Order yang Perlu Diketahui Oleh Pemula
-
Penerimaan Invoice
Setelah barang atau jasa yang dipesan oleh perusahaan sudah dikirim, perusahaan akan menerima invoice dari vendor. Invoice ini akan memuat sejumlah informasi, berupa detail barang yang dipesan, jumlah barang, harga tiap barang, total akhir keseluruhan, hingga waktu jatuh tempo untuk pembayaran.
-
Peninjauan Detail Invoice
Invoice yang diberikan wajib ditinjau kembali oleh perusahaan apakah barang yang dipesan sesuai dengan purchase order atau tidak. Hal ini dilakukan supaya tidak adanya kesalahan dalam mencatat laporan keuangan. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam invoice tersebut adalah pastikan ada tercantum nama vendor, otoritas, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan persyaratan lainnya. Di tahap ini, terdapat tiga dokumen yang harus ditinjau dengan detail, yaitu dokumen purchase order yang berisi apa saja yang dipesan oleh perusahaan, invoice yang berisi apa saja yang ditagih oleh vendor, dan bukti penerimaan barang yang berisi apa saja barang yang diterima oleh perusahaan.
-
Pencatatan Bukti Transaksi
Apabila jumlah barang yang dipesan sudah sesuai dengan purchase order, invoice, dan bukti penerimaan barang, maka perusahaan harus melakukan pencatatan bukti transaksi. Dalam beberapa perusahaan, pencatatan bukti transaksi ini perlu adanya persetujuan dari tim manajerial.
-
Pembayaran yang Tepat Waktu
Pembayaran utang harus dibayar tepat waktu, yaitu sebelum tanggal jatuh tempo yang sudah disepakati oleh perusahaan dan vendor. Untuk pembayaran ini, perlu dipersiapkan beberapa dokumen untuk dilakukan verifikasi.
Keuntungan Utang Usaha
Utang memang selalu memiliki konotasi yang negatif, tapi kalau dipelajari lebih lanjut, justru utang usaha membawa manfaat untuk perusahaan itu sendiri. Beberapa keuntungan yang bisa didapatkan, di antaranya adalah sebagai berikut.
- Leverage atau Daya Ungkit yang Lebih Besar
Utang usaha pastinya bisa memberikan daya ungkit yang lebih besar ke perusahaan. Sebagai contoh, suatu perusahaan memenangkan sebuah proyek, tapi perusahaan tersebut tidak memiliki ekuitas yang cukup. Oleh karena itu, perusahaan tersebut melakukan utang sebesar Rp2miliar untuk mengerjakan proyek. Ketika proyek yang dijalankan berhasil, diproyeksikan perusahaan tersebut akan mendapatkan Rp500juta per tahun. Hal inilah yang disebut dengan daya ungkit yang lebih besar karena dari utang tersebut, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan ekstra.
- Pengurangan Beban Pajak
Dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2016 tentang Tax Amnesty, dinyatakan bahwa utang yang berkaitan langsung dengan perolehan harta dapat mengurangi perhitungan dasar pajak yang harus dibayar oleh perusahaan. Jadinya, pajak yang dibayar oleh perusahaan adalah pajak dari penghasilan yang sudah dikurangi dengan utang yang dimiliki perusahaan. Selain memberikan keuntungan ekstra, utang ini juga membantu perusahaan dengan mengurangi beban pajak.
-
Suku Bunga yang Lebih Rendah
Utang usaha merupakan salah satu utang jangka pendek. Apabila dibandingkan dengan utang jangka panjang, utang ini memiliki suku bunga yang lebih rendah karena harus lunas dalam jatuh tempo yang singkat. Makanya, utang ini akan memberikan keuntungan ke perusahaan untuk menyelesaikan kebutuhan operasional.
Kerugian Utang Usaha
Utang usaha memang bisa memberikan keuntungan untuk perusahaan, tapi hal ini tidak terlepas dari kerugian yang bisa didapatkan. Untuk itu, perlu diketahui kerugian yang bisa didapatkan, yaitu sebagai berikut.
-
Dunia Ekonomi yang Selalu Berubah
Dunia dan pertumbuhan ekonomi akan selalu berubah dan pastinya akan mempengaruhi keberlangsungan perusahaan. Jadinya, semakin lama utang dilunasi, maka akan semakin banyak resiko perusahaan mendapatkan beban tambahan dari eksternal.
-
Utang Menimbulkan Beban Bunga
Walaupun utang bisa mengurangi beban pajak, jangan lupa kalau utang juga bisa menimbulkan beban bunga (interest). Beban bunga harus dibayar di luar dari utang pokok. Apalagi kalau utang yang diambil bersifat jangka panjang, pastinya beban bunga yang harus dibayar juga semakin besar.
-
Utang Tetap Harus Dibayar
Seperti namanya, utang adalah sebuah beban yang harus dibayar dan ditanggung oleh perusahaan sampai lunas. Jadinya, keuntungan penghasilan yang didapatkan tidak seutuhnya milik perusahaan karena terdapat utang yang harus dibayar. Dengan itu, perusahaan harus mengatur keuangan dengan baik agar bisa mengalokasi dana untuk melunasi utang dengan tepat waktu.
Baca juga: Kenapa Piutang usaha adalah Hal yang Perlu Diketahui?
Utang usaha bukan sesuatu yang harus dihindari. Apabila diperlukan, tidak ada salahnya untuk mengambil utang usaha agar operasional bisnis tetap berjalan lancar. Kuncinya adalah di laporan keuangan yang detail dan lengkap. Kamu bisa, lho, pakai aplikasi SmartSeller agar bisa mendapatkan laporan penjualan yang terperinci dengan adanya fitur Marketplace Integration. Tidak cuma itu, adanya fitur Order Management kamu juga bisa melakukan konfirmasi pembayaran lebih mudah. Sangat membantu banget, kan? Tunggu apalagi, yuk pakai aplikasi SmartSeller sekarang juga!