Mengumpulkan database pelanggan adalah hal yang harus dipahami oleh para pebisnis, khususnya yang menggeluti bisnis skala besar. Pasalnya, kumpulan data-data pelanggan ini nantinya bisa digunakan untuk menentukan strategi yang krusial bagi perkembangan bisnis ke depannya. Yang menjadi masalah utama, saat ini belum banyak pengusaha yang aware akan pentingnya database pelanggan dan tidak mengetahui cara yang tepat untuk memperolehnya. Untuk itu, artikel berikut akan membahas bagaimana cara mendapatkan database pelanggan yang tepat.
Sekilas tentang Database Pelanggan
Sebelum mencari tahu bagaimana cara mendapatkan database pelanggan, ada baiknya kamu mengetahui definisinya terlebih dahulu. Database pelanggan dapat diartikan sebagai kumpulan informasi terkait data pribadi pelanggan yang disimpan di suatu ruang penyimpanan atau sistem tertentu agar dapat diolah dengan mudah. Data-data ini biasanya meliputi nama, nomor telepon, alamat lengkap, email dan lain sebagainya. Jika data-data milik pelanggan yang ditampung akurat dan lengkap, maka akan bisa digunakan untuk mendukung keberlangsungan suatu bisnis. Data-data ini memungkinkan pebisnis menjalankan strategi pemasaran yang lebih tepat dan menyasar pelanggan dengan cara yang lebih efisien.
Baca juga: Tujuan Pengelolaan Database Pelanggan untuk Bisnis
Cara Tepat Mendapatkan Database Pelanggan
Untuk dapat mengelola database pelanggan, maka pertama-tama kamu harus mendapatkan data-datanya dulu. Cara mendapatkan database pelanggan dapat dilakukan secara manual maupun secara digital. Berikut beberapa langkah yang tepat untuk mendapatkan data-data pelanggan dengan akurat.
1. Riwayat Transaksi Penjualan
Salah satu cara termudah untuk mendapatkan database pelanggan adalah melalui riwayat transaksi penjualan. Ketika melakukan transaksi jual beli barang dan jasa, kamu secara tidak langsung akan mendapatkan data dan informasi pribadi pelanggan. Kamu bisa memanfaatkan riwayat transaksi ini untuk mengumpulkan data-data mereka.
2. Survei Offline maupun Online
Cara kedua adalah dengan melakukan survei secara offline maupun online. Bagi pebisnis, melakukan survei merupakan hal yang lumrah untuk keberlangsungan usaha mereka. Survei offline bisa dilakukan secara langsung dengan mendatangi sejumlah lokasi yang telah ditentukan. Setelah itu kamu bisa menanyakan kepada konsumen beberapa pertanyaan terkait barang maupun jasa beserta informasi lainnya yang dibutuhkan. Sementara survei secara online dapat dilakukan dengan menyebarkan kuesioner yang dilengkapi formulir data diri melalui link.
3. Pengadaan Seminar maupun Webinar
Kesempatan lainnya adalah dengan menggelar seminar atau webinar secara gratis maupun berbayar. Umumnya, ketika ingin menghadiri seminar atau webinar, peserta akan diminta untuk melakukan registrasi dengan mencantumkan identitas dan data diri. Dalam proses ini, kamu bisa mengumpulkan data-data mereka untuk kebutuhan bisnis.
4. Pemanfaatan Media Sosial
Di era digital ini, tentunya pemanfaatan media sosial akan sangat berguna untuk mengumpulkan informasi terkait database pelanggan. Caranya, kamu harus aktif berselancar di sosial media dan berinteraksi dengan mereka. Agar interaksi terjalin dengan baik, maka kamu harus bijak dalam menyesuaikan platform media sosial dengan target audiensnya. Misal ingin menyasar kaum millennial, maka gunakan platform seperti Twitter, Instagram, Tiktok, Facebook. Namun, jika ingin menyasar profesional maka gunakan Linkedin.
5. Permintaan Pengisian Data Diri Secara Langsung
Cara manual lainnya adalah dengan meminta secara langsung kepada konsumen atau calon konsumen mengenai data diri mereka. Hal ini umum dilakukan seorang sales kepada konsumen dalam proses transaksi jual beli. Biasanya sales akan langsung menanyakan data diri atau meminta mereka mengisi formulir.
6. Pengiriman Email Marketing
Menggunakan email sebagai salah satu cara untuk mendapatkan database pelanggan masih sering digunakan hingga saat ini. Kamu dapat mengirimkan newsletter mengenai informasi berbagai produk terbaru atau penawaran promosi spesial. Tidak lupa sertakan pula tautan berisi formulir agar mereka dapat melengkapi data diri.
7. Pembuatan Content Marketing
Selain email marketing, kamu juga bisa membuat berbagai konten yang relevan dan informatif terkait produk tertentu. Kemudian sertakan link berisi formulir kepada para pelanggan yang mengakses konten tersebut untuk mendapatkan data-data mereka. Selain konten meraih atensi yang tinggi dan membantu meningkatkan penjualan, kamu juga bisa sekalian mengumpulkan database pelanggan.
8. Pembuatan CTA Website
Cara terakhir untuk mendapatkan database pelanggan adalah dengan memanfaatkan penggunaan website. Kamu bisa menerapkan call-to-action (CTA), seperti ajakan untuk melakukan suatu aksi. Dalam hal ini aksinya adalah mengisi formulir data diri. Oleh karena itu, jangan lupa menyisipkan tautan formulir pada section blog di website-mu.
Baca juga: Tips Mendapatkan Database Customer yang Aman dan Akurat
Beragam Cara Membuat Database Pelanggan
Setelah mengetahui beragam cara untuk mendapatkan database pelanggan, selanjutnya kamu perlu mengetahui cara untuk membuat database-nya. Sebenarnya, ada tiga cara yang bisa kamu gunakan untuk membuat database pelanggan, mulai dari yang tradisional hingga yang modern. Berikut beberapa cara membuatnya.
1. Mencatatnya di Buku
Pertama, kamu bisa membuat database pelanggan dengan menggunakan cara yang paling tradisional, yakni dengan mencatatnya buku. Caranya, kamu tinggal menyiapkan buku besar dan tinggal menuliskan informasi pelanggan satu per satu di buku tersebut. Namun semenjak memasuki era digitalisasi, banyak yang sudah mulai beralih dari cara ini. Membuat database menggunakan buku membuat pebisnis harus memiliki ruang yang lebih luas untuk menyimpan semua buku berisi data-data pelanggan. Selain itu, staf juga butuh waktu yang lebih lama untuk menuliskan data-data setiap pelanggan. Risiko lainnya, data pelanggan akan lebih mudah hilang, dan jika hilang, maka akan repot untuk mencarinya di antara banyak tumpukan buku berisi data.
2. Membuat Tabel di Microsoft Excel
Selanjutnya, kamu bisa membuat database pelanggan menggunakan Excel atau spreadsheets. Metode ini tentunya jauh lebih mudah dibanding menggunakan buku. Kamu tinggal buka Microsoft Excel di perangkat seperti laptop atau PC, lalu buat tabel dengan baris dan kolom yang sesuai, input data, dan sortir data. Mengoperasikan Excel tergolong mudah, selain itu cukup fleksibel dan hemat biaya. Meski demikian, Excel juga memiliki kelemahan. Membuat database menggunakan Excel pastinya tidak luput dari kesalahan saat mengolah data, mengingat Excel bukanlah aplikasi yang dirancang khusus untuk membuat database. Selain itu, jika bisnisnya berskala besar, maka akan sulit untuk menyatukan semua data-data pelanggan karena diinput oleh banyak karyawan dan disimpan di file dan folder yang berbeda.
3. Menggunakan Aplikasi Khusus
Cara membuat database pelanggan yang terakhir bisa kamu lakukan dengan menggunakan aplikasi atau software yang sudah dirancang khusus untuk mengelola data-data pelanggan. Aplikasi ini jauh lebih efisien dan dapat meminimalisir error ketimbang menggunakan buku atau Excel. Selain itu, aplikasi ini juga memiliki kemampuan menganalisis data yang canggih sehingga pebisnis dapat memahami perilaku pelanggan dengan lebih baik dan akurat. Untuk masalah keamanan, aplikasi ini juga memiliki sistem perlindungan data lebih baik yang disertai fitur backup data, autentikasi pengguna serta enkripsi data, sehingga kamu tidak perlu khawatir terhadap kebocoran data. Untuk dapat memanfaatkan aplikasi ini, kamu harus menyediakan budget lebih karena tidak gratis alias berbayar.
Itulah penjelasan singkat mengenai beberapa cara yang bisa kamu lakukan mendapatkan database pelanggan. Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, kamu dapat mengumpulkan banyak data pelanggan yang nantinya akan sangat berguna untuk kemajuan bisnismu, mulai dari menentukan strategi pemasaran yang tepat hingga membangun loyalitas pelanggan.
Untuk membantu mengolah database pelanggan yang sudah didapatkan, kamu bisa memanfaatkan layanan RichBuyer yang merupakan bagian dari SmartSeller. Layanan ini memungkinkan kamu menganalisis insight dan data bisnis dengan akurat tanpa mengeluarkan banyak biaya. Selain itu, SmartSeller, sebagai platform yang dapat mempermudah urusan operasional bisnis, juga memiliki fitur-fitur menarik seperti manajemen order dan kelola pengiriman yang dapat meningkatkan kinerja bisnis tanpa hambatan. Tunggu apa lagi? Kunjungi RichBuyer untuk kembangkan bisnismu!